Ako vytvoriť skupinový kalendár v Zoho

Správa rozvrhu vášho tímu nebola nikdy dôležitejšia v rýchlo sa meniacom svete podnikania a digitalizácie. Zoho Calendar je perfektný nástroj na vytváranie skupinových kalendárov a organizovanie udalostí. Zoho umožňuje svojim používateľom prideľovať schôdzky a zdieľať skupinový kalendár s ostatnými z jedného centrálneho centra.

Tento článok vysvetlí, ako vytvoriť skupinový kalendár v Zoho a preskúmať ďalšie funkcie, ktoré máte k dispozícii.

Vytvorenie skupinového kalendára Zoho

Nastavenie skupinového kalendára v Zoho vyžaduje niekoľko krokov, ktoré sa môžu zdať trochu zastrašujúce. Kroky však slúžia na vytvorenie kalendára, ktorý dokáže vyhovieť každému tímu bez ohľadu na jeho štruktúru alebo povahu práce. Tu je to, čo musíte urobiť:

1. Prihláste sa do svojho účtu Zoho. Zoho ponúka prihlásenie cez e-mail, rôzne platformy sociálnych médií alebo pomocou QR kódu a mobilnej aplikácie.
   
2. Prejdite na „Nastavenia“, potom na „Skupiny“ a „Osobné skupiny“ a vytvorte skupinu. Skupina sa potom zobrazí tu.
   
3. Prihláste sa do kalendára Zoho.
   
4. Kliknite na znamienko + vedľa položky „Skupinové kalendáre“.
   
5. Zadajte názov, ktorý má mať skupinový kalendár.
   
6. Vyberte si peknú, priliehavú farbu kalendára a textu z palety. Môžete si tiež vybrať vlastnú farbu pomocou posúvača výberu farieb, ak sa vám predvolené farby nepáčia.
   
7. Ak chcete pridať členov do skupinového kalendára, zadajte ich mená alebo e-mailové adresy.
   
8. Do kalendára môžete tiež pridať krátky popis úpravou poľa „Popis“, aby ste lepšie vysvetlili účel kalendára.
   
9. Kliknutím na „Uložiť“ vytvoríte skupinový kalendár.
   

Každý člen sa bude musieť prihlásiť na odber skupinového kalendára samostatne. Členov tímu nemôžete automaticky prihlásiť na odber bez toho, aby práve teraz vykonali nejakú akciu.

Úprava skupinového kalendára

Keď je skupinový kalendár nastavený a pripravený, poďme preskúmať niektoré funkcie a funkcie kalendára Zoho. Upravte skupinový kalendár tak, aby presnejšie zodpovedal cieľom tímu, keď to bude potrebné, najmä ak členovia tímu zanechajú spätnú väzbu v kalendári.

Pomocou možnosti „Upraviť“ môžete na skupinovom kalendári zmeniť takmer čokoľvek. Toto nastavenie vám umožňuje upraviť názov skupiny, pridať popis alebo pridať alebo odstrániť členov skupiny.

1. Prihláste sa do kalendára Zoho.
   
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na kalendár skupiny, ktorý chcete upraviť, alebo kliknite na položku „Ďalšie možnosti“ umiestnením kurzora myši na kalendár skupiny na paneli na ľavej strane.
   
3. Vyberte „Upraviť“.
   
4. Otvorte okno „Upraviť kalendár“ a zmeňte svoj skupinový kalendár podľa potreby, napríklad zmeňte jeho názov, pripomienky a popis.
   
5. Ak chcete upraviť farbu kalendára alebo textu, kliknutím na farbu vedľa názvu kalendára otvorte paletu farieb.
   
6. Vyberte farbu. Pomocou nástroja na výber farieb môžete vybrať vlastný kalendár alebo farbu textu.
   
7. Kliknite na „Uložiť“ a budete hotoví.
   

Všetky zmeny, ktoré v kalendári vykonáte, sa okamžite automaticky uložia.

Pridanie členov do kalendára skupiny

Ako vlastník alebo moderátor skupinového kalendára môžete pridávať členov do skupinového kalendára. Tu je postup:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši alebo umiestnite kurzor myši na kalendár skupiny, do ktorého chcete pridať nových členov, na ľavej table.
   
2. Vyberte „Spravovať skupinu“.
   
3. Prípadne prejdite na „Nastavenia“, „Kalendár“, „Kalendáre“, „Skupinové kalendáre“ a potom kliknite na „Spravovať“ vedľa kalendára skupiny.
4. Nájdite možnosť „Členovia“ a zadajte meno alebo e-mailovú adresu člena, ktorý by sa mal pripojiť ku skupine.
   
5. Kliknutím na + vedľa člena v zozname ho pridáte do kalendára.

Zdieľanie skupinového kalendára

Ak ste vlastníkom alebo moderátorom skupiny, môžete tiež zdieľať kalendár skupiny s ostatnými. Najlepšie by bolo, keby ste kalendár pred zdieľaním zverejnili, aby si ostatní mohli pozrieť podrobnosti kalendára.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na kalendár skupiny, ktorý chcete upraviť, alebo kliknite na položku „Ďalšie možnosti“ umiestnením kurzora myši na kalendár skupiny a kliknutím na položku „Upraviť“ na ľavej table.
   
2. Vyberte „Zdieľať kalendár s ľubovoľnými ľuďmi“ kliknite na rozbaľovaciu ponuku.
   
3. Vyberte, či chcete zobraziť iba informácie o voľnom alebo zaneprázdnenom alebo umožniť používateľom zobraziť podrobnosti o udalostiach skupinového kalendára.
   

Adresu URL skupinového kalendára môžete zdieľať, ak kliknete na tlačidlo „Kopírovať adresu URL“ a prilepíte ju kamkoľvek chcete.

Prihlásenie na odber skupinového kalendára

Ak ste členom skupinového kalendára, musíte sa najprv prihlásiť na jeho odber, inak ho nebudete môcť zobraziť ani s ním pracovať.

1. Prihláste sa do kalendára Zoho.
   
2. Prejdite na „Nastavenia“, „Kalendár“ a kliknite na „Prihlásiť sa na odber“.
   
3. Odtiaľ prejdite na „Skupiny“.
   
4. Nájdite skupinový kalendár, na odber ktorého sa chcete prihlásiť, a kliknite naň. Kalendár sa zobrazí v predvolenej kategórii.
   
5. Kliknite na „Prihlásiť sa na odber“ a budete môcť kalendár zobraziť a pracovať s ním.
   

Spolu s prihlásením na odber skupinového kalendára si môžete prezerať kalendáre zdieľané so skupinou a prihlásené na odber. Nájdete ich v sekciách „Zdieľané so skupinou“ a „Prihlásené skupinou“. Potom sa môžete prihlásiť na odber týchto kalendárov.

Správa udalostí skupinového kalendára

Vytváranie, úprava a odstraňovanie udalostí v skupinovom kalendári je dosť podobné spravovaniu udalostí v osobnom kalendári. Pamätajte však, že viditeľnosť udalosti a povolenia na úpravy závisia od vašej roly (vlastníka, moderátora alebo člena).

1. Vyberte skupinový kalendár z rozbaľovacej ponuky „Kalendár“ v okne „Nová udalosť“.
   
2. Kliknutím na dátum alebo časový úsek v zobrazení kalendára vytvorte udalosť. Vyplňte podrobnosti o tejto udalosti (názov, dátum, čas a miesto).
   
3. Môžete tiež nastaviť pripomienky, pozvať účastníkov a pridať prílohy.
   
4. Kliknite na „Uložiť“.
   

Povolenia skupinového kalendára

Povolenia skupinového kalendára vám umožňujú ovládať, kto môže zobrazovať, vytvárať, upravovať alebo odstraňovať udalosti v kalendári. Ako vlastník alebo moderátor kalendára môžete nastaviť prístupové povolenia pre členov skupiny. Správa povolení vám tiež umožňuje pridať moderátorov na sledovanie a úpravu kalendára, keď ste preč alebo zaneprázdnení.

1. Kliknite na „ikonu nastavení“.
   
2. Prejdite na kartu „Zdieľanie a povolenia“.
   
3. Vyberte úroveň prístupu, ktorú chcete udeliť členom skupiny, z jednej z týchto dostupných možností (Iba zobraziť, Zobraziť a vytvoriť alebo Zobraziť, vytvoriť a upraviť/vymazať).
   

Každá možnosť poskytuje členom skupiny a moderátorom rôzne úrovne prístupu:

• Zobraziť len – Členovia skupiny môžu vidieť udalosti a podrobnosti bez toho, aby ich pridávali alebo upravovali. To je ideálne, ak potrebujete iba zdieľať informácie.
• Zobraziť a vytvoriť – Členovia si môžu prezerať existujúce udalosti a vytvárať nové, ale nemôžu ich upravovať ani odstraňovať.
• Zobraziť, vytvoriť a upraviť/vymazať – táto možnosť poskytuje úplný prístup. Členovia skupiny s týmto povolením môžu zobrazovať, vytvárať, upravovať a odstraňovať udalosti.

Tímová spolupráca jednoduchým spôsobom

Skupinové kalendáre spoločnosti Zoho sú výkonným nástrojom na podporu vynikajúcej spolupráce v akomkoľvek tíme. Vytvorením a správou skupinových kalendárov zaistíte, že všetci vo vašom tíme budú mať prehľad o nadchádzajúcich kritických udalostiach, termínoch a stretnutiach. Flexibilné vytváranie udalostí, zdieľanie a nastavenia povolení v kalendári Zoho navyše zbavujú starostí s plánovaním a uvoľňujú čas na dôležitejšiu prácu. Sledujte, ako tímová produktivita stúpa so skupinovými kalendármi Zoho.

Už ste niekedy vytvorili skupinový kalendár v Zoho? Považujete túto funkciu za užitočnú? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.