Ako vložiť rozbaľovacie zoznamy do Tabuliek Google

Keď veľa používateľov potrebuje zadať údaje do zdieľanej tabuľky Google, môže to často spôsobiť zmätok. Práve vtedy môžu byť rozbaľovacie zoznamy veľkou pomocou.

Ak nechcete, aby spoluhráči písali náhodné položky, robili preklepy alebo nepokazili vzorec, môžete ich položky overiť vytvorením rozbaľovacieho zoznamu, z ktorého si môžu vybrať.

Tento článok vám ukáže všetko, čo potrebujete vedieť o vytváraní rozbaľovacích zoznamov v Tabuľkách Google. Začnime!

Použitie overenia údajov na vloženie rozbaľovacích zoznamov

Po otvorení tabuľky Google, na ktorej pracujete, je vloženie rozbaľovacieho zoznamu jednoduché:

1. Ak chcete pridať rozbaľovací zoznam do jednej bunky, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši. Ak chcete vybrať viacero susediacich buniek, prejdite na krok 2.
   
2. Ak chcete pridať rozbaľovací zoznam k niekoľkým susedným bunkám (horizontálne alebo vertikálne), kliknite ľavým tlačidlom myši na jednu, pomocou kláves „Shift + šípka“ ich vyberte všetky (alebo kliknite ľavým tlačidlom myši a zvýraznite ich pomocou myši) a potom kliknite pravým tlačidlom myši na jeden.
3. Ak chcete pridať rozbaľovací zoznam do niekoľkých nesusediacich buniek, podržte kláves „Ctrl“ , vyberte bunky a kliknite na jednu pravým tlačidlom myši.
4. V ponuke po kliknutí pravým tlačidlom myši vyberte možnosť „Zobraziť ďalšie akcie buniek“ a potom vyberte možnosť „Overenie údajov -> Kritériá“.
   
5. Vyberte možnosť „Zoznam položiek“ pre položky, ktoré vytvoríte, alebo možnosť „Zoznam z rozsahu“, ak chcete vybrať bunky ako položky, podľa toho, čo vám vyhovuje.
   
6. Ak vyberiete možnosť „Zoznam položiek“, pridajte svoje položky čiarkami bez medzier, napríklad „Schválené, Zamietnuté, Zrušené“.
   
7. Ak vyberiete možnosť „Zoznam z rozsahu“, vyberte bunky, ktoré sa majú stať položkami, ktoré je možné vybrať.
   
8. Potom začiarknite políčko „Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke“, čím povolíte šípku nadol. Ak chcete, aby používatelia mohli namiesto toho písať, jednoducho zrušte začiarknutie tejto možnosti.
   
9. Ak chcete, aby ľudia zadávali údaje, ale zobrazilo sa im upozornenie, ak niečo nie je vo vašom zozname, vyberte možnosť Zobraziť upozornenie.
10. Ak chcete ľuďom zabrániť v zadávaní neplatných položiek, ktoré sa nenachádzajú vo vašom zozname, vyberte možnosť Odmietnuť vstup.
11. Kliknite na „Uložiť“.
    

Ako upraviť rozbaľovací zoznam

Ak chcete upraviť rozbaľovací zoznam, jednoducho postupujte podľa týchto krokov:

1. Kliknite na bunku alebo bunky, ktoré chcete upraviť.
2. Kliknite na „Údaje -> Overenie údajov“.
3. Vyhľadajte uvedené položky, upravte ich a kliknite na „Uložiť“.

Ako odstrániť rozbaľovací zoznam

Ak potrebujete začať odznova, presunúť rozbaľovací zoznam alebo ho odstrániť, postupujte takto:

1. Kliknite na bunku alebo bunky, ktoré chcete upraviť.
2. Kliknite na „Údaje -> Overenie údajov“.
3. Vyberte možnosť „Odstrániť overenie“.

Čo je validácia údajov?

Overenie údajov je možnosť v Tabuľkách Google, ktorá vám pomáha organizovať údaje overovaním položiek. Dostanete sa k nemu kliknutím na „Údaje“ v hlavnom menu a výberom „Overenie údajov“. Najčastejšie sa používa na vytváranie rozbaľovacích zoznamov v rôznych bunkách, ktoré overujú zadanie používateľa tak, aby zodpovedalo vopred vybraným možnostiam. Umožňuje vám tiež upravovať obsah a dizajn akéhokoľvek daného zoznamu.

Jedným zo spôsobov overenia údajov je použitie kritérií, ktoré umožňujú používateľom zadávať preddefinovaný typ údajov, ako sú čísla, dátumy alebo zoznamy položiek.

Ako používať overenie údajov pre rozbaľovacie zoznamy

1. V ponuke Overenie údajov kliknite na položku Kritériá.
2. Začiarknite príslušný typ alebo typy položiek, ktoré majú zadávať vaši spoluhráči.
3. Ak chcete, môžete do vstupného poľa pridať presné položky, ako sú čísla, vzorce, dátumy alebo slová.
4. Keď skončíte, kliknite na „Uložiť“.

Práca s rozbaľovacími zoznamami

Keď nabudúce vy alebo niekto iný kliknete na túto rozbaľovaciu bunku, namiesto možnosti niečo napísať sa zobrazí zoznam položiek, ktoré ste pridali. Ak ste zaškrtli políčko „Zobraziť text pomoci pri overovaní“, text, ktorý ste zadali, sa zobrazí vždy, keď niekto klikne na jednu z overených buniek.

Ak ste vybrali možnosť „Zobraziť upozornenie“, zadanie neplatných údajov spustí červenú značku v pravom hornom rohu bunky a zobrazí upozornenie, keď na ňu umiestnite kurzor myši.

Ak ste si vybrali možnosť „Odmietnuť vstup“, ľudia tiež dostanú kontextové upozornenie a nebudú môcť uložiť neplatné položky.

Používanie farieb na triedenie údajov v rozbaľovacom zozname

Ak si chcete uľahčiť navigáciu v hárku a pridať nejaké farby do rozbaľovacieho zoznamu, môžete použiť „Podmienené formátovanie“.

1. Vyberte bunky obsahujúce rozbaľovací zoznam, ktorý chcete mať v určitej farbe.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte „Podmienené formátovanie“ a potom vyberte „Jedna farba“ alebo „Farebná stupnica“.
3. V časti Štýl formátovania vyberte farbu alebo mierku.
4. Kliknite na „Hotovo“ (alebo „Pridať ďalšie pravidlo.“ )

Čo ešte môžete robiť s validáciou údajov?

Okrem pridávania rozbaľovacích zoznamov do hárkov môžete overenie údajov použiť aj na iné účely vrátane:

1. Sledovanie budúcich úloh. Pri overovaní údajov vyberte možnosť „dátumy“, nastavte podmienené formátovanie, ako je vysvetlené vyššie, a nastavte ho tak, aby sa všetky položky, ktoré obsahujú konkrétny dátum, automaticky zošedli.
2. Nastavenie hodnôt na začiarkavacie políčka. Keď pridáte začiarkavacie políčka do rozbaľovacieho zoznamu, môžete im priradiť hodnoty ako „áno“ alebo „nie“.
   1. V ponuke Údaje vyberte položku Overenie údajov.
   2. V časti Kritériá vyberte začiarkavacie políčko.
   3. Vyberte možnosť „Použiť vlastné hodnoty buniek“ a zadajte „áno“, „nie“ alebo čokoľvek iné.
3. Zabránenie iným ľuďom zasahovať do vašich skriptov alebo vzorcov. Pomocou možnosti „Odmietnuť vstup“ uzamknite všetky bunky, ktoré chcete ponechať nedotknuté.

Urobte rozdiel pomocou rozbaľovacích zoznamov

Vďaka možnosti vkladať rozbaľovacie zoznamy, overovať údaje a oveľa viac sú Tabuľky Google skvelou bezplatnou alternatívou k programu Microsoft Excel. Overenie údajov vám pomáha obmedziť hodnoty v bunke na rozsah alebo zoznam položiek, ktoré môžete definovať, zmeniť alebo odstrániť podľa svojich potrieb. Zatiaľ čo vaši spoluhráči môžu vkladať svoje údaje a prispievať do vášho projektu, môžete im zabrániť v tom, aby robili neporiadok v zdieľanom hárku.