Ako používať rozšírený editor zoznamov Microsoft Lists

Otvorenie rozšíreného editora zoznamov Microsoft Lists:

Otvorte zoznam v Microsoft Lists.

Kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu.

Kliknutím na „Nastavenia zoznamu“ otvorte nastavenia zoznamu v SharePointe.

Microsoft Lists je nový systém na ukladanie a organizáciu údajov, ktorý spája tabuľky, databázy a webové aplikácie. Zoznamy sú skutočne novým rozhraním nad existujúcou infraštruktúrou zoznamov SharePoint. Predtým sme si ukázali, ako vytvoriť nový zoznam v rámci samotných zoznamov ; teraz prejdeme do hĺbky konfigurácie zoznamu pomocou rozhrania SharePoint.

Lists robí dobrú prácu v tom, aby bol čo najprístupnejší. Backend SharePointu sa zobrazí iba vtedy, keď ho hľadáte. Keď si prezeráte zoznam, kliknite na ikonu Nastavenia v pravom hornom rohu a potom na položku Nastavenia zoznamu, čím otvoríte možnosti konfigurácie v SharePointe.

Obrazovka Nastavenia zoznamu SharePoint je oveľa hustejšia ako to, čo získate v aplikácii Zoznamy. Máte rozsiahle možnosti správy na prispôsobenie polí zoznamu, overenia, povolení a metadát.

Všeobecné nastavenia

Počnúc zhora, „Všeobecné nastavenia“ obsahujú globálne ovládacie prvky, ktoré sa vzťahujú na samotný zoznam alebo všetky údaje v zozname. Nebudeme tu pokrývať všetky možnosti, pretože mnohé z nich sa používajú iba v používateľskom rozhraní zoznamov SharePoint, nie v aplikácii Zoznamy.

Niektoré dôležité nastavenia nájdete v časti „Rozšírené nastavenia“. „Povolenia na úrovni položiek“ vám umožňujú ovládať, čo môžu používatelia vidieť na zdieľaných zoznamoch, ako sú napríklad všetky položky alebo iba položky, ktoré sami vytvorili.

Možnosť „Prílohy“ sa dá použiť na zakázanie možnosti pridávať prílohy k novým položkám v zoznamoch, ktorá je predvolene zapnutá. Ďalej na obrazovke sú nastavenia na ovládanie toho, či sa položky zoznamu môžu zobraziť vo výsledkoch vyhľadávania a či ich možno stiahnuť do zariadení používateľov.

Stĺpce

Späť na obrazovke nastavení hlavného zoznamu stojí za ďalšiu pozornosť sekcia „Stĺpce“. Kliknutím na názov stĺpca môžete upraviť jeho vlastnosti. Dostupné možnosti budú závisieť od typu údajov stĺpca. Niektoré príklady, ktoré môžete vidieť, zahŕňajú možnosť nastaviť maximálnu dĺžku znakov (pre textové polia), nastaviť predvolenú hodnotu pre nové položky a prepínať, či je pole povinným vstupom.

Interaktívne typy údajov, ako napríklad komponent výberu viacerých možností, budú mať viac nastavení. Tie môžu zahŕňať možnosť zmeniť typ použitého vstupu, čo vám umožní vybrať si medzi prepínačmi alebo rozbaľovacím menu. Väčšina – ale nie všetky – z týchto možností sú dostupné pri úprave stĺpcov v hlavnej aplikácii Zoznamy. Pomocou obrazovky nastavení SharePointu sa sprístupnia všetky možné nastavenia, vďaka čomu získate najväčšiu kontrolu nad ukladaním a prezentovaním údajov.

Nový stĺpec môžete vytvoriť pomocou odkazu „Vytvoriť stĺpec“ na stránke nastavení zoznamu. Budete musieť vybrať názov stĺpca, vybrať typ údajov a vyplniť polia nastavení pre daný typ údajov. Začiarkavacie políčko „Pridať do predvoleného zobrazenia“ by malo zostať začiarknuté, aby ste sa uistili, že sa pole zobrazuje predvolene v rozhraní zoznamov.

Názory

Pokiaľ ide o zobrazenia, môžete ich spravovať v časti „Zobrazenia“ v spodnej časti stránky nastavení. Môžete vytvárať nové zobrazenia a upravovať existujúce. „Zobrazenie“ definuje polia, ktoré sa majú zobraziť v používateľskom rozhraní zoznamov. V predvolenom nastavení začínate s jedným zobrazením „Všetky položky“. Keď pridáte ďalšie zobrazenia, môžete k nim pristupovať v zoznamoch kliknutím na názov aktuálneho zobrazenia v pravom hornom rohu.

Obrazovka Nastavenia zobrazenia vám umožňuje vybrať polia, ktoré sa majú zobraziť, a poradie ich zobrazenia. Môžete tiež nastaviť poradie zoradenia pre riadky údajov a nakonfigurovať predvolené filtre. V sekcii výberu stĺpcov uvidíte niekoľko predvolených polí, ktoré sú zvyčajne skryté. Zapnite ich, ak chcete do zobrazenia zoznamu pridať predvolené metadáta, ako napríklad meno autora položky („Vytvoril“) alebo čas jej úpravy („Upravené“).

Ďalej na obrazovke nastavení zobrazenia nájdete sekcie, ktoré vám umožňujú konfigurovať, či sa v spodnej časti stĺpcov zobrazujú súčty, či sa majú údaje zoskupovať a koľko údajových položiek sa má zobraziť na jednej obrazovke. Posledná sekcia „Mobil“ vám umožňuje vybrať, či chcete toto zobrazenie sprístupniť na mobilných zariadeniach. Predvolené zoznamy pre stolné počítače a mobilné zariadenia je možné nastaviť nezávisle od seba, takže je možné poskytnúť prispôsobené zobrazenie pre menšie zariadenia.

Obrazovky nastavení SharePointu sú oveľa menej dostupné ako samotné zoznamy. Možno ich však nebudete musieť používať často, pretože najbežnejšie používané funkcie sú podporované v rámci vlastných konfiguračných panelov zoznamov.

Sila zoznamov spočíva v ich všestrannosti – môžete veľmi rýchlo začať so základným zoznamom a časom k nemu pridávať pokročilejšie funkcie. Nakoniec sa môžete dostať do bodu, kedy budete potrebovať možnosť SharePointu, ktorá nie je zobrazená v používateľskom rozhraní zoznamov. Keď príde ten čas, kliknite na „Nastavenia zoznamu“, prelomte fasádu zoznamov a namiesto toho začnite využívať možnosti – a zložitosť – SharePointu.