Ako používať MyAnalytics v Office 365 na lepšie spravovanie času pri práci na diaľku

Ak chcete použiť Microsoft Analytics:

Spustite MyAnalytics z Office.com.

Pozrite si svoje štatistiky v rámci zamerania, pohody, siete a spolupráce.

Práca z domu môže byť náročná, najmä keď je naokolo celá domácnosť. Efektívny manažment času je rozhodujúci, ak chcete zvládnuť deň a zároveň zachovať rozumnú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

MyAnalytics od Microsoftu je menej známym členom rodiny Office 365. MyAnalytics vám môže poskytnúť prehľad, ktorý vám pomôže pochopiť, ako trávite čas. Sleduje vašu aktivitu a zapojenie v rámci iných aplikácií Office 365 a potom analyzuje, ako môžete zlepšiť svoje zameranie, pohodu, vytváranie sietí a spoluprácu.

MyAnalytics nie je k dispozícii vo všetkých plánoch Office 365 a môže byť zakázaný správcom. Ak je k dispozícii, zobrazí sa v spúšťači aplikácií na lokalite Office.com (možno budete musieť najskôr kliknúť na položku Všetky aplikácie).

Domovská stránka MyAnalytics rozdeľuje vaše aktuálne štatistiky do štyroch hlavných sekcií aplikácie: Focus, Wellbeing, Network a Collaboration. Maximalizáciou svojej efektivity vo všetkých štyroch oblastiach môžete zvýšiť svoju šancu na produktívnu prácu a zároveň si na konci dňa stále oddýchnuť a odpočinúť si.

Zamerajte sa

Časť Zameranie hodnotí, koľko času počas dňa venujete sústredeniu. Čas sústredenia sa vzťahuje na čas bez rozptyľovania, v ktorom pracujete hlboko a pri maximálnej produktivite.

MyAnalytics identifikuje vaše časové obdobia zamerania na základe toho, koľko času ste mali v kalendári, mínus obdobia spolupráce. Spolupráca sa počíta ako akýkoľvek hovor, ktorý uskutočníte, odoslaný e-mail alebo stretnutie, na ktorom sa zúčastňujete. Udalosti vo vašom kalendári bez účastníkov sa nepovažujú za spoluprácu.

MyAnalytics zobrazuje stĺpcový graf znázorňujúci, koľko času ste venovali sústredeniu za posledný mesiac. Ak zelené pruhy nie sú dostatočne vysoké, možno trávite nadbytočný čas riešením rušivých vplyvov. MyAnalytics vám môže pomôcť tým, že automaticky naplánuje 1-2 hodinový časový úsek na váš kalendár, čím zaistí, že budete mať priestor, ktorý potrebujete na vykonanie práce.

blahobyt

Pohoda považuje váš život mimo práce. Upozornenia v reálnom čase sú jednou z charakteristických čŕt digitálneho veku, no zároveň môžu byť jednou z najväčších hrozieb pre voľný čas.

MyAnalytics ukazuje, ako často mimo otváracích hodín spadáte do nadčasov alebo odpovedáte na pracovný e-mail. Absolvovanie akejkoľvek „významnej aktivity“ po práci alebo cez víkend spôsobí, že stratíte jeden zo svojich „tichých dní“.

Pravidelná práca nadčas alebo kontrola pracovných upozornení môže byť hlavnou príčinou stresu a syndrómu vyhorenia. MyAnalytics vám môže pomôcť predstaviť si, koľko času navyše venujete, čo vám môže poskytnúť jasnejšiu predstavu o tom, ako sa darí udržiavať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

sieť

Obrazovka Sieť zobrazuje, ako komunikujete s inými ľuďmi, či už vo vašej organizácii alebo externe. Môžete vidieť svoj vzťah ku kontaktom, koľko času trávite spoluprácou s nimi a koľko ľudí je aktívnych vo vašej sieti.

To je užitočné najmä pre predajcov, kde veľkosť siete môže priamo zodpovedať úspechu predaja. V širšom zmysle vám pomáha identifikovať, s kým hovoríte, čo je obzvlášť dôležité, ak ste vedúci tímu. Ak člen tímu nebol v poslednej dobe aktívny vo vašej sieti, možno je čas poslať priateľskú správu, aby ste videli, ako napreduje.

Spolupráca

Spolupráca je posledná časť. Umožňuje vám zistiť, koľko času trávite na stretnutiach, telefonovaním alebo odpovedaním na e-maily.

MyAnalytics sleduje počet hovorov, e-mailov a správ, ktorých ste sa zúčastnili za posledný mesiac. Tieto poznatky potom môžete použiť na odhadnutie toho, koľko z vášho dňa strávite spoluprácou s ostatnými.

Dôsledky týchto štatistík budú pravdepodobne závisieť od vašej úlohy vo vašej organizácii. Predajca alebo vedúci pracovník môže tráviť veľa času spoluprácou s inými jednotlivcami, zatiaľ čo od spisovateľa, dizajnéra alebo vývojára možno očakávať, že využije viac času na sústredenie. Vždy si pamätajte, že „ideálne“ hodnoty pre jedného jednotlivca môžu pre iného vyzerať radikálne inak.

Analyzujte svoje pracovné vzorce

Ak máte problémy s prácou na diaľku, začnite premýšľaním o tom, ako trávite deň. Potom sa prihláste do služby MyAnalytics a pozrite si jej správy. Možno zistíte, že niekoľko malých zmien, ako napríklad obmedzenie času, ktorý strávite v e-mailoch, má veľký vplyv na zvýšenie množstva vykonanej práce.

Sekcie MyAnalytics sú navzájom prepojené a je dôležité nájsť medzi nimi rovnováhu. Ak chcete maximalizovať štatistiky Focusu, pravdepodobne budete potrebovať zníženie spolupráce; je však nereálne úplne zrušiť spoluprácu.

Namiesto toho skúste zvážiť – s pomocou MyAnalytics – koľko času na spoluprácu je potrebné. Jednou jednoduchou opravou môže byť vyčlenenie niekoľkých „hraničných hodín“ (napríklad pred alebo po obede) na odpovedanie na e-maily, čo vám poskytne dlhší čas na blokovanie produktivity ráno alebo popoludní.