Ako dostať upozornenie, keď je formulár odoslaný vo formulároch Google

Ak odosielate svoje kvízy alebo prieskumy z Formulárov Google bez aktivácie upozornení, budete musieť v tabuľke manuálne skontrolovať nové odpovede. Môže to byť časovo náročné a vaša práca bude neefektívna. Našťastie si môžete aktivovať upozornenia z Google Forms.

Tento článok vysvetľuje, ako povoliť upozornenia na odoslanie formulárov Google.

Nastavte upozornenia Formulárov Google na nové odpovede

Ak si chcete nastaviť Google Forms pre upozornenia, určite vás poteší, že ide o pomerne jednoduchý proces. Tu je postup:

1. Prejdite do svojich Formulárov Google a otvorte existujúci formulár alebo ho vytvorte klepnutím na ikonu „Pridať“.
   
2. Po nastavení formulára prejdite na začiatok a klepnite na kartu „Odpovede“.
   
3. Klepnite na „Tri bodky“ v pravom hornom rohu.
   
4. V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Dostávať e-mailové upozornenia na nové odpovede. Keď sú tieto nastavenia
   aktívne, dostanete e-mail, keď niekto vyplní formulár.
   

Nastavenia môžete aktivovať aj z tabuľky, kde Formuláre Google usporadúvajú všetky vaše odpovede:

1. Pri otvorenom formulári klepnite na kartu „Odpovede“.
   
2. V pravom hornom rohu vyberte možnosť „Zobraziť v hárkoch“.
   
3. Keď sa hárok načíta, prejdite na panel s nástrojmi a kliknutím na kartu „Nástroje“ zobrazte rozbaľovaciu ponuku.
   
4. Klepnite na rozbaľovaciu ponuku „Nastavenia upozornení“ a vyberte „Upraviť upozornenia“.
   
5. Otvorí sa nové okno, v ktorom môžete nastaviť pravidlá upozornení. V prvej časti vyberte, či chcete dostávať upozornenie, keď používateľ odošle formulár. V druhom vyberte, že chcete okamžite dostať e-mail. Po dokončení kliknite na „Uložiť“.
   

Vyššie uvedené nastavenia posielajú upozornenie iba vám, vlastníkovi alebo tvorcovi formulára. Čo ak chcete, aby aj respondent dostal potvrdenie, že podanie bolo úspešné?

1. Klepnite na kartu „Nastavenia“ v hornej časti formulára a prejdite na „Prezentácia“.
   
2. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku a posúvajte sa, kým sa nezobrazí „Po odoslaní“.
   
3. Klepnutím na „Upraviť“ vpravo otvoríte textové pole.
   
4. Zadajte potvrdzujúcu správu, ktorú chcete, aby respondenti dostali po odoslaní formulára, a klepnite na „Uložiť“.
   

Hoci vyššie uvedená metóda je lepšia ako manuálne sledovanie nových odoslaných príspevkov, v upozorneniach sa nezobrazuje obsah formulára. Ak chcete zobraziť podrobnosti, musíte otvoriť hárok Formulárov Google. Ak chcete získať viac funkcií, môžete použiť doplnky.

Používanie doplnkov Google Forms pre e-mailové upozornenia

Formuláre Google majú trhovisko, kde nájdete doplnky tretích strán. Tu by ste mali prejsť na inštaláciu doplnkov e-mailových upozornení do svojich Formulárov Google.

E-mailové upozornenia pre Formuláre Google

E-mailové upozornenia pre Google Forms sú jedným z najlepších doplnkov, ktoré vám umožňujú nastaviť pravidlá pre vaše upozornenia. Môžete ho tiež použiť na prijímanie upozornení do telefónu. Najlepšie na tom je, že upozornenia, ktoré dostanete, zobrazujú obsah formulára – na zobrazenie odpovedí nemusíte prejsť do Formulárov Google. Používate ho takto:

Inštalácia

1. Spustite svoje Formuláre Google a otvorte formulár, pre ktorý chcete dostávať upozornenia.
   
2. Prejdite do pravého horného rohu a klepnite na ponuku „Tri zvislé bodky“.
   
3. Zo zobrazených možností vyberte možnosť „Získať doplnky“, čím sa dostanete na trh.
   
4. Do vyhľadávacieho panela zadajte „E-mailové upozornenia pre Formuláre Google“. Keď sa zobrazí vo výsledkoch vyhľadávania, klepnite naň.
   
5. Vyberte „Inštalovať“ a postupujte podľa pokynov na obrazovke, kým sa inštalácia nedokončí. Keď sa vrátite do formulára, v hornej časti uvidíte ikonu „Doplnky“ (pripomína puzzle). Tu máte prístup k doplnku upozornení.
   

Nastavenie upozornení

1. S otvoreným formulárom Google prejdite na začiatok a klepnite na ikonu „Doplnky“. Vyberte možnosť E-mailové upozornenia pre Formuláre Google.
   
2. V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Vytvoriť e-mailové upozornenia“. Tým sa napravo otvorí miniokno, kde môžete nakonfigurovať pravidlá upozornení.
   
3. V prvej časti „Názov pravidla formulára“ zadajte, kto má dostať upozornenie. Napríklad „Upozorniť respondenta a vlastníka formulára.“
   
4. V ďalšej časti zadajte e-mailovú adresu, na ktorú sa majú dostávať upozornenia, keď respondenti
   odosielajú formuláre. Ak máte viacero e-mailov, zadajte ich všetky a oddeľte ich čiarkami.
   
5. Ďalej je šablóna e-mailového upozornenia. Štandardne zobrazuje odpovede respondentov v tabuľkovej forme. Ak si ho chcete prispôsobiť, klepnite na „Upraviť“ vedľa „Použiť vizuálny editor“. Tým sa otvorí návrhár šablóny e-mailu, kde môžete prispôsobiť riadok predmetu a text tela. Po dokončení klepnite na „Uložiť“.
   
6. Ďalšie časti zahŕňajú začiarknutie políčok pre rôzne pravidlá:
   
   • Podmienené upozornenia: Slúži na odosielanie upozornení konkrétnym osobám na základe odpovede vo formulári. Toto políčko môžete nechať nezačiarknuté (krátko si povieme, ako ho používať).
   • Upozorniť odosielateľa formulára: Začiarknite toto políčko, pretože chcete, aby respondenti dostali potvrdzujúcu správu. Z rozbaľovacej ponuky tiež vyberte pole formulára obsahujúce e-mailovú otázku.
   • Generovať súbor PDF: Ak chcete dostávať formuláre respondentov vo formáte PDF priložené k e-mailovému upozorneniu, začiarknite toto políčko.
   • Odstrániť doplnkovú značku: Toto je pre používateľov s prémiovým predplatným. Umožňuje vám nezobrazovať, že ste formulár odoslali prostredníctvom Formulárov Google.
7. Keď skončíte, klepnutím na „Uložiť“ aplikujte zmeny.
   

Alternatívy formulára Google

Ak Formuláre Google neposkytujú presne to, čo potrebujete, vždy môžete vyskúšať iné riešenia ako Zoho Forms , Microsoft Forms alebo Mighty Forms

Zostaňte v obraze

Keď sú upozornenia z Formulárov Google povolené, môžete uchovávať údaje o odoslaných formulároch v reálnom čase. So správnym know-how je jednoduché aktivovať upozornenia pomocou funkcií upozornení Formulárov Google. A ak chcete viac funkcií, môžete si vybrať doplnok E-mailové upozornenia pre Formuláre Google.

Uprednostňujete notifikačný systém alebo doplnky Google Forms? Prečo je pre vás najvhodnejší jeden alebo druhý? Povedzte nám to v sekcii komentárov nižšie.