Ako automaticky odstrániť staré e-maily v Gmaile

Správa e-mailu môže byť náročná. V pracovnom prostredí je nevyhnutné, aby ste mali organizovanú doručenú poštu, aby ste si zachovali efektivitu. Preplnená doručená pošta môže byť dosť veľkou bolesťou, najmä keď ste nútení prechádzať horami starších e-mailov, ktoré už možno nepotrebujete. Kedysi tieto staršie e-maily mohli slúžiť svojmu účelu, ale odvtedy sa zmenili na ďalšie prekážky pri hľadaní konkrétneho e-mailu. Doručená pošta plná spamu vám môže skutočne ubrať zo schopnosti spravovať e-mailovú knižnicu, a hoci existuje veľa spôsobov, ako zabrániť tomu, aby sa vaše e-maily dostali na ďalšie zoznamy spamu – odporúčame vám posielať e-maily anonymne – stále musíte vymazať staré spamové správy, ktoré sa dostali do vašej doručenej pošty.

Aby ste sa vyhli veľkej spotrebe času, neodporúčal by som pokúšať sa o manuálne vymazanie všetkých vašich starších e-mailov. Namiesto toho sa vďaka pomoci filtrov budete môcť týchto e-mailov zbaviť oveľa rýchlejšie. Vytvorením filtra môžete odstrániť staré správy na základe zadaného časového rámca. Jediný problém, ktorý vidím pri používaní filtrov, je ten, že sa vzťahujú iba na novo prijaté správy. V budúcnosti môžete použiť filtre, aby ste zaistili, že sa hromadenie už nebude opakovať, ale čo s tými e-mailami, ktoré zapĺňajú vašu doručenú poštu teraz?

Automatické odstraňovanie starých e-mailov v Gmaile

Ak sa chcete zbaviť tých starších, už nepotrebných e-mailov, ktoré trápia vašu doručenú poštu v Gmaile, musíte sa ponoriť do niekoľkých vecí. Prezradím vám, ako nastaviť filtre, použiť ich na budúce použitie a zbaviť sa všetkých súčasných starých e-mailov pomocou doplnku Gmail, Email Studio .

Nastavenie vašich filtrov

Najprv si nastavme filtre .

Začať:

1. Prihláste sa do svojho účtu Gmail s požadovanými prihlasovacími údajmi.
2. Nájdite ikonu ozubeného kolieska . Toto je ponuka Nastavenia Gmailu a nájdete ju v pravom hornom rohu okna. Kliknite na túto ikonu a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenia .
3. Kliknite na kartu Filtre a potom kliknite na Vytvoriť nový filter .
4. Do poľa Obsahuje slová zadajte nasledovné – staršie_ako:x , kde „x“ je časový rámec správ, ktoré chcete odstrániť. Bude to číslo, za ktorým bude nasledovať písmeno. Nasledujúce písmená sa budú týkať časového rámca. Budete musieť použiť „d“ pre dni, „w“ pre týždne a „m“ pre mesiace. Príkladom by bolo staršie_ako:3d, ak by ste chceli odstrániť e-maily staršie ako tri dni.
5. Ďalej kliknite na tlačidlo Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním .
6. Kliknutím na políčka označené Odstrániť a Tiež použiť filter vyplňte začiarknutím políčka.
7. Nakoniec kliknite na Vytvoriť filter, aby ste videli, ako sa všetky vaše staršie e-maily na základe dátumu, ktorý ste práve nastavili, presunuli z doručenej pošty do priečinka Kôš.

Keď sa správy z Gmailu odstránia, nezmiznú okamžite. Namiesto toho ich nájdete v priečinku Kôš. To znamená, že tieto e-maily sa budú stále započítavať do celkovej kapacity údajov. Ak ich chcete úplne odstrániť, môžete buď počkať, kým ich Gmail po 30 dňoch automaticky odstráni, alebo ich môžete odstrániť teraz sami. Ak to chcete urobiť, kliknite na priečinok Kôš a potom kliknite na odkaz Vyprázdniť kôš teraz .

Filter na budúce odstránenie (opätovná aplikácia)

Názov tohto článku sa zaoberá automatickým odstraňovaním. Bohužiaľ, filtre sa nedajú spustiť automaticky. Budete sa musieť vrátiť a znova použiť filter na vašu aktuálnu doručenú poštu.

Opätovné použitie filtra:

1. Vráťte sa späť do nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu okna Gmail a výberom položky Nastavenia z rozbaľovacej ponuky.
2. Kliknite na kartu Filtre .
3. Keďže ste už predtým vytvorili filter, teraz môžete kliknúť na položku Upraviť , ktorá sa nachádza vedľa daného filtra. Ak ste predtým vytvorili viacero filtrov, môžete jednoducho nájsť ten, ktorý chcete, pretože sa zobrazia kritériá pre každý filter.
4. Kliknite na Pokračovať v sekcii, ktorá sa zobrazí s vašimi kritériami vyhľadávania. Bude to obrazovka podobná tej, ktorá sa objavila pri nastavovaní pôvodného filtra.
5. Ešte raz začiarknite políčko vedľa položky Použiť filter aj na .
6. Tentoraz na aktiváciu filtra kliknite na Aktualizovať filter . Všetky vaše staršie e-maily nastavené na určený časový rámec sa teraz presunú do priečinka Kôš .

Email Studio

Email Studio prichádza s šikovnou funkciou, ktorá automaticky odstráni všetky vaše staršie e-maily od určitého odosielateľa alebo tie, ktoré sa nachádzajú v konkrétnom priečinku. Zabudovaná funkcia Auto-Purge vám pomôže udržať vašu poštovú schránku Gmail oveľa lepšie organizovanú, čo vedie k efektívnejšiemu pracovnému prostrediu.

Pomocou aplikácie E-mail Studio môžete archivovať a použiť možnosť „Označiť ako prečítané“ na všetky e-maily, ktoré máte momentálne vo svojej doručenej pošte a ktoré tam boli viac ako tri mesiace. Umožňuje vám tiež natrvalo odstrániť všetky e-maily z priečinkov Kôš a Spam automaticky po dvoch dňoch. Ako ďalší bonus obsahuje automatické čistenie funkciu odhlásenia e-mailu, ktorá vám môže pomôcť ľahko odstrániť vašu e-mailovú adresu z ktoréhokoľvek z týchto otravných zoznamov správ. Doplnok je tiež schopný oveľa viac, ale mám pocit, že tie už spomenuté zdôrazňujú presne to, čo potrebujeme pre tento článok.

Základný balík je zadarmo na používanie, ale aby ste z produktu vyťažili maximum, prémiová verzia je ponúkaná za ročnú cenovku 29 dolárov. Inovácia vám umožní vytvoriť viacero sád pravidiel čistenia a zahŕňa plánovač e-mailov, odosielateľa a automatickú odpoveď.

Nastavte a povoľte automatické čistenie v Gmaile

Je zrejmé, že prvá vec, ktorú musíte urobiť, je stiahnuť a nainštalovať doplnok Email Studio . Keď to dosiahnete, po otvorení ktorejkoľvek z vašich e-mailových správ v Gmaile uvidíte ikonu E-mailového štúdia vypnutú na pravom bočnom paneli.

Ak ho chcete použiť:

1. Otvorte doplnok Email Studio a prihláste sa pomocou svojho účtu Gmail.
2. Zobrazí sa zoznam možností. Z týchto možností vyberte nástroj Vyčistenie e-mailu .
3. Potom kliknite na Pridať nové pravidlo , aby ste vytvorili pravidlo (podobne ako ste to urobili s filtrami ) .
4. Nastavenie pravidla má dve časti – budete musieť zadať podmienku a potom akciu. Myslite na „príčina a následok“. Akcia sa spustí po splnení špecifikovanej podmienky.
5. Ak chcete nastaviť podmienku, budete môcť v službe Gmail použiť parametre rozšíreného vyhľadávania, ako napríklad newer_than alebo has:attachment alebo large_than . Použite ich, aby vám pomohli nájsť presnú zhodu s e-mailami Gmail, ktoré chcete archivovať , odoslať do koša alebo premiestniť do iného priečinka.
6. Po vytvorení pravidla kliknite na tlačidlo Uložiť . E-mailové štúdio bude teraz fungovať na pozadí a každú hodinu vykoná kontrolu spustenia a vykoná zadanú akciu, keď e-mail spĺňa podmienky, ktoré sú s ním spojené. Nebudete musieť robiť nič manuálne.