Stvari, ki jih morate vedeti, preden najamete virtualnega pomočnika

Morda ste že slišali za virtualne pomočnike. Kljub temu, kako pogosto se uporablja naziv delovnega mesta, le malo ljudi ve, kaj je ali počne virtualni pomočnik. Morda bi morali to preučiti, če se počutite nekoliko preobremenjeni z administrativnimi vidiki vašega podjetja, če veste, da bi bila davčna sezona neskončno lažja, če bi ves dan vodili boljše evidence, le da nimate časa da ga upravljate, ali če vam e-pošta in interakcije s strankami vzamejo toliko časa, da ne morete priti do dejanskega dela, ki ga morate opraviti.

V nadaljevanju bomo raziskali nekaj stvari, ki jih morate razumeti o virtualnih pomočnikih, preden se odločite za najem enega. Seveda lahko pomočniki pomagajo pri neskončni količini stvari. V procesu zaposlovanja se prepričajte, da vprašate pomočnike ali agencije, kaj bi lahko predlagali glede na to, kaj vedo o vašem podjetju. Morda se vam bo razkrilo nekaj čudovitih idej za racionalizacijo.

Vsebina

• 1 Kaj je virtualni pomočnik?
• 2 Pojasnite svoje odgovornosti
• 3 Naj bo komunikacija prioriteta

Kaj je virtualni pomočnik?

Na kratko, virtualni pomočnik je administrativni pomočnik, ki podpira vaše podjetje na daljavo. Morda ste slišali, da jih imenujejo spletne tajnice (vendar tega izraza ne uporabljajte, razen če jih, ker se zdi nekoliko zastarel) ali spletni pomočniki. Opravljajo vse delo, kot ga opravlja tradicionalna tajnica, vendar ne potrebujejo prostora v vaši pisarni ali delavnici.

Nekatere agencije vam omogočajo, da najamete virtualnega pomočnika po potrebi, če včasih potrebujete pomoč in ne drugih. Ena največjih prednosti navideznega pomočnika je, da lahko drastično izboljša vaš odzivni čas strank – v današnjem svetu takojšnje digitalne tehnologije lahko odzivni čas naredi ali pokvari posel.

Pojasnite svoje odgovornosti

Ne glede na to, za katero delovno mesto najemate, če je oddaljeno, morate imeti jasen oris različnih odgovornosti, ki jih pričakujete. Virtualno delo ni podobno delu v pisarni; ne boste mogli videti svojega zaposlenega; lahko boste samo preverili, ali so bile stvari narejene ali ne in kako dobro.

Če imate jasne odgovornosti, se boste vi in ​​vaše bodoče osebje bolje dogovorili o stroških virtualnega pomočnika vnaprej. Prav tako bo vse ozaveščalo, katere dolžnosti so njihove in katere druge.

Naj bo komunikacija prioriteta

Podobno kot pri zgornji točki, če zaposleni dela virtualno, želite biti prepričani, da ste vzpostavili jasne linije komunikacije, tako da se nič ne izgubi v mapi »Prejeto«. Mnogi ljudje, ko prvič začnejo delati s kolegi na daljavo, poskusijo veliko preveč oblik sporočanja – imeli bodo dokument v skupni rabi, ki ga vsi posodabljajo, zanimivo aplikacijo (ali dve), e-pošto podjetja, telefonske številke, klice za povečavo ... itd.

Izberite eno ali dve metodi komunikacije in se držite teh. Ker je preveč mest za preverjanje sporočil ali posodobitev, vsi vpleteni tvegajo, da bodo zamudili nekaj pomembnega.

Zgornje točke bi vas morale pomagati usmeriti v pravo smer, ko gre za najem virtualnega pomočnika. Pomembno je omeniti, da tudi če je zaposleni na daljavo, ste še vedno zakonsko dolžni zagotoviti, da je njegovo delovno okolje varno in izpolnjuje zdravstvene standarde. Morda boste morali med drugim vključiti usposabljanje o pravilni nastavitvi domače pisarne, da se prepričate, da ste opravili potrebno skrbnost.