S tem odličnim orodjem zajemite podrobnosti svojega videosestanka

V zadnjih šestih ali sedmih mesecih je več vidikov našega življenja postalo virtualno. Od nakupovanja v celoti na spletnih mestih za e-trgovino ter izvajanja predavanj in laboratorijev na spletu do zaposlovanja zaposlenih prek videokonferenčnih intervjujev, je digitalni premik med pandemijo COVID-a v vseh pogledih resnično brez primere.

Če ste poklicni strokovnjak ali študent, bi se zavedali, kako pomembne so storitve videosestankov. Definicije komunikacije in sodelovanja so se bistveno spremenile, da bi vključili dejstvo, da so interakcije iz oči v oči stvar preteklosti.

Vendar pa je z najboljšimi orodji za videosestanke vaša izkušnja lahko čim bližja pravi konferenci. Tu so različni vidiki, ki jih morate upoštevati pri izbiri platforme za sodelovanje z videom, da zajamete vse bistvene podrobnosti virtualnih sej.

Vsebina

• 1 Funkcije, ki jih lahko pričakujete na platformah za videosestanke
  • 1.1 1. Visokokakovostni avdio in video
  • 1.2 2. Skupna raba zaslona
  • 1.3 3. Združljivost naprav
  • 1.4 4. E-pošta z videoposnetki
  • 1.5 5. Klepet in skupna raba
  • 1.6 6. Varnost
• 2 Crystal-Clear Communication Online

Funkcije, ki jih lahko pričakujete na platformah za videosestanke

1. Visokokakovostni avdio in video

Temeljna zahteva katere koli programske opreme za udejstvovanje v videu je, da sta kakovost videa in zvoka neokrnjena, kot da so ljudje, ki komunicirajo v isti sobi. Strojna in programska oprema prispevata k zagotavljanju visoke kakovosti sestankov.

Komponente strojne opreme, kot so kamera vašega prenosnika, mikrofon in zvočniki, morajo biti v dobrem stanju, da zagotovite jasen prenos sporočil. Hkrati lahko platforma pomaga tudi pri komunikaciji z vključitvijo funkcij, kot so odpravljanje hrupa, samodejno izklop zvoka za  negovoreče udeležence in ustrezne prilagoditve za uporabnike z nizko pasovno širino.

2. Skupna raba zaslona

Ne glede na to, ali gre za skupno rabo poslovnih predstavitev ali zapiskov predavanj, je  možnost skupne rabe zaslona postala enakovredna projektorju. Ker sestanki postajajo bolj sodelujoči, je ta funkcija nujna na vseh platformah za videosestanke, da lahko uporabniki prikažejo svoje delo ali vsebino ali rezultate vsem prisotnim. Možnost skupne rabe zaslona bi morala imeti tudi možnost hitrega vklopa in izklopa.

Če želite deliti vnaprej posneto vsebino, morate imeti funkcijo za snemanje dejavnosti na zaslonu. Snemalnik  zaslona  mora biti visoke kakovosti in mora imeti dodatne možnosti za poudarjanje ali osredotočanje na določene elemente, skupno rabo videoposnetkov za zajem zaslona in ustvarjanje povezave za skupno rabo, da gostujočemu klicatelju omogočite snemanje videoposnetka in ga poslati vam.

Na nekaterih izbranih platformah vam programska oprema omogoča urejanje posnetkov (brez vodnih žigov), preden jih delite na zaslonu. Če ste profesor, ki uporablja takšno platformo za povezovanje s študenti, je to orodje za urejevalnik uporabno za ustvarjanje vnaprej posnetega videoposnetka brez napak (če se tako odločite) med sejo v živo.

3. Združljivost naprav

Čeprav so se potovanja po svetu močno zmanjšala, ljudje še vedno raje uporabljajo platformo, ki omogoča komunikacijo na poti. Ista storitev za videosestanke bi morala biti na voljo na namiznih, prenosnih, tabličnih in mobilnih vmesnikih brez ogrožanja kakovosti v kateri koli napravi. Možnosti klica iz mobilnih telefonov in možnosti za omogočanje dostopa gostujočim uporabnikom so uporabne funkcije, ki omogočajo združljivost z več napravami.

4. E-pošta z videoposnetki

Besedilna vsebina v e-poštnih sporočilih pogosto ostane neopažena, še posebej, če se vsebina nadaljuje in traja. Kaj pa, če bi imeli način za vdelavo video povezav v Gmail ali Outlook? Stopnja odziva bi se znatno povečala, kar bi vam pomagalo pri učinkovitejšem komuniciranju s sodelavci in strankami.

Videoposnetke lahko vedno posnamete in jih pošljete kot priloge z e-pošto. Vendar pa imajo nekatere platforme za sodelovanje z video vsebino možnost ustvarjanja predlog za video e-pošto in pošiljanja enega video e-poštnega sporočila več kandidatom tako, da ga prilagodijo z njihovim imenom, e-pošto, imenom podjetja itd.

Ta  funkcija video e-pošte  je še posebej uporabna, ko se ukvarjate s CRM (Upravljanje odnosov s strankami) ali trženjem, da takoj pritegnete pozornost svojih strank. Če ima platforma vgrajeno orodje za analizo, lahko spremljate oglede videoposnetkov in odstotek ogledov, bolje kvalificirate svoje potencialne stranke in jih hitreje premikate skozi tok.

5. Klepetanje in skupna raba

Poleg avdio in video komunikacije postaja funkcija klepeta še ena nuja na platformah za video srečanja. Glavni namen možnosti klepeta je zasebno posredovanje informacij gostitelju ali drugim članom, ne da bi motili potek sestanka, ter komuniciranje pred in po sestanku. Gostitelj lahko uporablja tudi klepet za izvajanje anket ali anket ali zaprosijo občinstvo, naj odgovori, ne da bi vsi hkrati kričali.

Podobno kot klepetalnica za zasebno pošiljanje sporočil je še en uporaben dodatek programskemu orodju možnost deljenja datotek z vsemi ali izbire članov prek platforme. Zdaj lahko udeleženci sestanka hitro pošljejo vse ustrezne podatke ali dokument, ne da bi se oddaljili od seje in odpreli svoj e-poštni predal.

6. Varnost

Pisarniški sestanki so pogosto zaupni, zato so sejne sobe zasnovane tako, da ostanejo pogovori zasebni. Če je »sejna soba« samo spletna povezava, obstaja nevarnost vdora. Zunanji agent lahko vstopi v sestanek ali navidezno učilnico in lahko povzroči škodo ali dostop do podatkov, ki zunaj niso na voljo.

Nekatere funkcije orodij za videosestanke, ki lahko izboljšajo splošno varnostno nastavitev, so preverjanje pristnosti uporabnikov, dovoljenja in zaupni seznami udeležencev. To bo zagotovilo, da v spletnih sejah sodelujejo samo zadevni ljudje in ne kdor koli, ki ima povezavo.

V nekaterih primerih bo morda treba sestanke zabeležiti kot formalnost ali za prihodnjo uporabo. Če nepovabljeni udeleženci ali hekerji posnamejo videoposnetek, postane vsebina javna. Platforma bi torej morala zagotoviti, da ima samo gostitelj (ali sogostitelji) možnost snemanja sestanka, do vsebine pa lahko pozneje dostopajo samo tisti, ki so se ga udeležili.

Crystal-Clear komunikacija na spletu

Konkurenca med podjetji za zagotavljanje najboljših komunikacijskih, konferenc in sestankov za poslovne strokovnjake in študente je v zadnjih nekaj mesecih postala huda. Visoka kakovost, priročnost ter možnosti snemanja in skupne rabe na platformah za udejstvovanje v videu so postale potreba ure.

Torej, če želite prenesti novo programsko orodje ali dodati razširitev v Chrome, primerjajte različne možnosti, ki jih imate v teh vidikih. Trend virtualne komunikacije bi verjetno lahko trajal tudi potem, ko se pandemija COVID-a umiri, zato bi morali poiskati najboljšo ponudbo že danes.