Kako integrirati e-pošto v Google Dokumente

Pandemija koronavirusa je prinesla nove izzive, zlasti ko gre za delo od doma. Še posebej težko je, če imate ekipo, ki poskuša skupaj delati na projektu. Virtualno sodelovanje je postalo nova normalnost v sodobnem delovnem okolju, saj ekipe poskušajo delati z več lokacij ali celo celin.

Google Dokumenti so čudovito orodje za sodelovanje, ki je prilagodljivo za timsko delo in do katerega lahko preprosto dostopate, tudi iz pametnih telefonov. Toda s to prilagodljivostjo še vedno obstaja potreba po integraciji e-pošte. E-pošta je postala osnovno poslovno komunikacijsko orodje. Več e-poštnih sporočil je v smeti, nekatera pa je bolje arhivirati. Med delom s potrditvenimi orodji bodo morda morali nekatere spremembe ukrepati ali si jih ogledati drugi člani ekipe. Ta funkcija je lahko uporabna za sledenje povabilom na sestanke, urnikom pošiljanja e-pošte in še veliko več.

Integracija e-pošte v Google Dokumente

Google ima nekaj funkcij za pomoč pri združevanju vaših Google Dokumentov in e-pošte. Za prvo možnost sledite spodnjim korakom.

Omogoči ustvarjanje dokumentov

Prijavite se v svoj Gmail in kliknite ikono v obliki zobnika v zgornjem desnem kotu. Po tem kliknite na nastavitve. Blizu zgornjega središča kliknite zavihek Labs in se počasi pomaknite navzdol. Kliknite Omogoči poleg, da ustvarite dokument. Po tem shranite narejene spremembe. Torej, ko boste naslednjič želeli shraniti svojo e-pošto v Google Dokumente, samo kliknite gumb več. Ta gumb je v zgornjem središču plošče za branje sporočil. Nato kliknite Ustvari dokument. Odpre se zavihek in od tam ga je zelo enostavno urejati ali shraniti. Lahko celo izvozite v pdf ali druge oblike datotek.

Priloga Google Dokumenta

Druga možnost, ki jo imate, je, da kliknete zavihek Datoteka v Googlovem dokumentu, se pomaknete navzdol in dobite možnost »E-pošta kot priloga«. Ko izberete to možnost, se prikaže pojavno okno, kot je prikazano na spodnjem diagramu. Tukaj imate možnost, da dodate e-poštni naslov člana, ki mu želite poslati dokument, prav tako imate privilegij, da vnesete sporočilo v telo pred delitvijo dokumenta. To integracijo je omogočil Google. Za pošiljanje e-pošte bo uporabljen račun Gmail, ki se uporablja za dostop do Googlovih dokumentov.

Google dokumente lahko tudi integrirate in pretvorite v e-pošto, tako da dodate razširitev za Google Chrome iz spletne trgovine Chrome, nato pa izberete razširitev. Ko prenesete Googlovo razširitev, jo dodajte. Nato boste videli gumb z napisom »Odpri v Gmailu«. Ko kliknete ta gumb, se prikaže pojavno okno z napisom »Googlov dokument pretvarjamo v e-pošto«. Po tem boste prejeli potrditev, da je bil vaš Google dokument poslan kot e-poštno sporočilo za Gmail ali aplikacijo Google.

Razširitev za Chrome

E-poštna sporočila lahko integrirate tudi z Googlovimi dokumenti, tako da dodate razširitev za Chrome za urejanje e-pošte v Google dokumentih, lahko dobite razširitev za Chrome. Ta razširitev ponuja razkošje urejanja e-pošte v Googlovih dokumentih. Ko prenesete razširitev, kliknite Dodaj razširitev.

Ko odprete preverjanje e-pošte in kliknete ikono »Uredi v Google Dokumentih« v e-pošti Googlove aplikacije ali Gmailu. Morda boste prejeli obvestilo z zahtevo, da odobrite dostop do Googlovega diska. Izberite možnost dodajanja računa Google Drive. To bo ključnega pomena, ko boste želeli shraniti e-pošto na svoj Google disk, potem ko ste uredili e-pošto v Google Dokumentih. Ta funkcija je koristna, še posebej, če delate na projektu z veliko ekipo.

Uživajte v enostavnejšem, podpornem delovnem toku

To je med redkimi načini integracije Googlovih dokumentov in e-pošte. Uživate lahko v dodatnih funkcijah in optimizirate svojo produktivnost z nemotenim delom in spletnim sodelovanjem z drugimi projektnimi skupinami.