Imate težave z upravljanjem svojih dokumentov?

Ko ste v poslu, je upravljanje dokumentov včasih lahko poguba za vaš obstoj. Od velikih datotek do neštetih e-poštnih sporočil je delo s toliko informacijami lahko težko obvladljivo, še posebej, če imate roke, ki tečejo z vseh strani.

Težava je v tem, da je na trgu prav veliko orodij, ki vam obljubljajo pomoč, vendar naredijo več škode kot koristi. Tukaj je nekaj preprostih načinov, kako zmanjšati raven stresa in prihraniti denar z učinkovitim upravljanjem dokumentov.

Vsebina

• 1 Prednosti učinkovitega upravljanja z dokumenti
• 2 Kateri so preprosti koraki, ki vam bodo pomagali bolje upravljati svoje dokumente?
  • 2.1 1. Vzpostavite svoj postopek upravljanja datotek
  • 2.2 2. Oblikujte načrt in razpored datoteke
  • 2.3 3. Organizirajte obstoječe datoteke
  • 2.4 4. Odstranite zastarele in odvečne datoteke
  • 2.5 5. Naredite načrte za shranjevanje in odstranjevanje
  • 2.6 6. Zagotovite redno vzdrževanje

Prednosti učinkovitega upravljanja z dokumenti

Načrtovanje, upravljanje in celo organiziranje opravil ali dokumentov je veliko dela. Številni ponudniki storitev vam lahko to odvzamejo, toda kakšne so prednosti učinkovitega upravljanja z dokumenti?

• Preprečevanje zakonskih kršitev
• Boljša izraba pisarniškega prostora
• Izboljšan dostop do dokumentov
• Varovanje zaupnih informacij
• Zmanjšani vsakodnevni stroški delovanja
• Izboljšana učinkovitost pisarne
• Zmanjšane pritožbe strank

Kateri so nekateri preprosti koraki, ki vam bodo pomagali bolje upravljati svoje dokumente?

Upravljanje dokumentov ni lahka naloga. S prihodom interneta imamo zdaj na voljo poplavo informacij in obilo komunikacije. Vse je na spletu, od prenosa filmov do nakupovanja živil. Zaradi tega je upravljanje vaših dokumentov postalo težje kot kdaj koli prej.

Obstaja več orodij/programske opreme za upravljanje različnih dokumentov, ki jih vsak dan uporablja. Za redne dokumente imamo sistem za upravljanje z dokumenti, medtem ko je sistem za upravljanje pogodb najbolj primeren za posebne dokumente, kot so pogodbe. Vendar pa so ti preprosti koraki učinkoviti za vse oblike dokumentov.

1. Vzpostavite svoj postopek upravljanja datotek

Veliko podjetij ima veliko dokumentov, ki jih morajo kadar koli spremljati, vendar nimajo pojma, kako dobro jih vodijo, kaj šele, kaj naj z njimi naredijo za enostaven dostop, ko je to potrebno. Prva stvar, ki bi jo morala narediti vsa podjetja, je vzpostaviti postopek za upravljanje dokumentov.

To dosežete z ustvarjanjem posebnih smernic in postopkov, ki jih nameravate upoštevati pri upravljanju dokumentov. Treba si je vzeti čas za natančno razlago dokumentov, ki jih je treba hraniti. dokumente, ki jih je treba dnevno zahtevati, koliko časa je treba dokument hraniti ali kdaj ga je treba zavreči.

2. Oblikujte načrt in razpored datoteke

Če želite biti uspešni pri upravljanju svojih dokumentov, sledite načrtu datotek in urniku. To bo ustvarilo doslednost in vam pomagalo postati bolj produktivni v vašem podjetju. Ne glede na to, ali delate na težavi za stranko ali stranki pošiljate račun, bi morale vse te stvari iti v mape. Datoteke je treba čim pogosteje dodati v program, ki ga uporabljate za upravljanje dokumentov.

3. Organizirajte obstoječe datoteke

Organiziranje obstoječih datotek je odličen način za začetek upravljanja vaših dokumentov. Ne glede na to, ali nameravate kupiti programsko opremo ali ne, je pomembno, da najprej uredite obstoječe dokumente.

To vam bo dalo idejo o tem, katere komponente sistema za upravljanje dokumentov si želite in kaj točno bodo storile za vas.

Prav tako vam bo pomagal vedeti, ali potrebujete programsko opremo ali se lahko zanašate samo na pero in papir za upravljanje svojih dokumentov.

4. Odstranite zastarele in odvečne datoteke

Vsakdo ima običajno na svojih računalnikih nekaj datotek, ki so zastarele ali niso več potrebne. Na žalost pa se te datoteke običajno kopičijo v velikem številu. Izjemno pomembno je, da se znebite starejših različic in ugotovite, kje imate shranjene odvečne kopije . Prav tako je pomembno, da se izognete vedno znova shranjevanju istih datotek.

5. Naredite načrte za shranjevanje in odstranjevanje

Če želite pravilno upravljati svoje dokumente, morate določiti, kaj je pomembno in kaj je mogoče začasno arhivirati po ustreznem času. Zato morate načrtovati shranjevanje in odstranjevanje, da vaši dokumenti ne lebdijo naokoli.

6. Zagotovite redno vzdrževanje

Pomembno je, da redno vzdržujete svoje poslovne dokumente, kot so lastninske pravice in evidence pogodb. Ti dokumenti se hitro kopičijo, zato bi jih bilo težko najti, ko jih potrebujete. Zato je potreben urejen sistem za vodenje vaših poslovnih dokumentov.

Glede na to, da danes skoraj vsi delajo z računalniki in raste število mobilnih telefonov, je pomen dobro organiziranega in varnega upravljanja dokumentov izjemnega pomena. Toda upravljanje vaših datotek bo nekaj, na kar se vsi srečujemo. Pomembno je, da imate na svojem mestu ustrezna orodja in da so vaši podatki varno shranjeni.

Morda se sploh ne zavedate, kako enostavno je izgubiti informacije ali da jih trenutno shranjujete na napačnem mestu. Na voljo je veliko različnih vrst orodij za upravljanje, ki vam pomagajo pravilno shraniti datoteke. Zato je nekaj, na kar morate biti pozorni, ko vaše podjetje raste, da zagotovite, da se učinkovito ukvarjate z vsemi vidiki svojega poslovanja – vključno z obravnavo datotek.