Kako ustvariti tok v Microsoft Teams in zakaj bi vam morda želeli pomagati, da ostanete produktivni

S Power Automate in Microsoft Flow lahko ustvarite določene »tokove«, ki vam bodo pomagali spremljati svoje poslovanje in povečati svojo produktivnost. Evo kako.

Nastavite aplikacijo Power Automate v Microsoft Teams tako, da jo namestite iz kataloga aplikacij v levi stranski vrstici Teams

Po nastavitvi boste preusmerjeni na domačo stran v Power Automate. Kliknite gumb Nov tok. Nato izberite tistega, ki ustreza Microsoft Teams.

Ne pozabite povezati svoje račune s Flowom, da zasveti zeleno

Nadaljujte in sledite navodilom na zaslonu ter kliknite Ustvari tok

Tok se bo naselil v Teams in se bo pojavil na seznamu na glavni strani Power Automate

Ste že kdaj želeli prejeti obvestilo o dejavnostih, ki se dogajajo znotraj Teams v zvezi z naloženimi dokumenti, podpisovanjem obrazcev ali celo opravljenimi nalogami v načrtovalniku? Običajno boste morda morali preveriti vsako od teh aplikacij Microsoft 365 posebej, da se seznanite s stvarmi. Vendar pa lahko s programoma Power Automate in Microsoft Flow ustvarite določene "tokove", ki vam bodo pomagali spremljati svoje poslovanje in povečati svojo produktivnost. Danes vam bomo pokazali, kako lahko to storite.

Dodajanje Power Automate v Teams

Najprej boste morali za nadaljevanje dodati Power Automate v Microsoft Teams. Če želite to narediti, kliknite razdelek Aplikacije v stranski vrstici Teams. Od tam poiščite Power Automate. Nato izberite aplikacijo Power Automate, ki se odpre, in izberite vijolični gumb za dodajanje. Če želite tokove v določenem kanalu ali celotni skupini za vse uporabnike, lahko izberete tudi puščico navzdol in izberete Dodaj skupini, če imate privilegije, da dodate avtomatizacijo za vse. Ko končate, bi morali videti, da se aplikacija Power Automate odpre v stranski vrstici v Teams.

Ustvarjanje vnaprej pripravljenega, "priljubljenega" toka v ekipah

Nato bi morali biti preusmerjeni na filtrirano možnost, ki prikazuje samo tokove in predloge Microsoft Teams. Če želite, lahko filtrirate na druge tokove, tako da kliknete gumb za filtriranje poleg gumba Iskanje tokov (vendar o tem pozneje.) Vsekakor bi morali opaziti tudi nekatere priljubljene predloge za tokove v Teams. To so vnaprej izdelane Microsoftove predloge, ki jih lahko omogočite z le nekaj kliki, ni potrebno kodiranje!

Najprej se bomo osredotočili na te, saj so najbolj priljubljene in pomagajo pri reševanju nekaterih najpogostejših potreb po obvestilih v Teams. Spodaj je seznam, vendar ne pozabite, da si lahko ogledate seznam vseh tokov Teams, tako da izberete Prikaži vse predloge Teams na dnu aplikacije Power Automate. Na splošno bo kateri koli od tokov na seznamu Teams enostavno nastavljen, saj boste potrebovali le nekaj preprostih korakov.

• Obvestite ekipo, ko je oddan nov odgovor na obrazce
• Ko se stanje opravila v načrtovalniku spremeni v dokončano, obvestite kanal
• Obvestite ekipo, ko je na SharePointovem seznamu ustvarjen nov element
• Shranite sporočilo v OneNote
• Ustvarite delovni predmet iz sporočila
• Obvestite ekipo, ko je novo opravilo dodano na tablo Trello
• Obvestite ekipo, ko se stanje delovnega elementa spremeni v Azure DevOps
• Obvestite ekipo, ko se v PowerBI sproži opozorilo.

Če je želeni tok na tem seznamu, ga kliknite. Prejeli boste pojavno sporočilo, ki vam bo omogočilo, da ga konfigurirate. Kot primer uporabljamo tok za spremembe opravil v načrtovalniku. Običajno bi morali videti polje, v katerem lahko poimenujete tok. Nato bo pod tem seznam prijav (ali povezovalnikov), ki jih boste potrebovali. Prepričajte se, da ste se vpisali v vsako od njih, nato kliknite Nadaljuj in sledite navodilom na zaslonu. V našem primeru bomo morali za nadaljevanje konfigurirati in izbrati ID skupine načrtovalcev, ID načrta, ekipo Teams in nato kanal.

Ko končate, lahko izberete Ustvari tok. Nato bi morali videti pojavno sporočilo, ki pravi, da je vaš potek dela ustvarjen. Zdaj se prikaže na seznamu tokov na glavni strani Power Automate! In od zdaj naprej se bo izvajalo samodejno.

Ustvarjanje drugega in toka po meri v Teams

Zahvaljujoč Power Automate niste omejeni le na tokove s temo za ekipe. Če želite, lahko ustvarite tudi druge tokove. Na te lahko preklopite tako, da kliknete gumb Filter na vrhu zaslona poleg iskalnega polja in izberete Vse predloge. Nato poglejte v levo, da izberete kategorijo. Koraki bodo enaki, saj se boste morali prijaviti in povezati račune, kot smo storili zgoraj.

Če ste naprednejši uporabnik, lahko ustvarite prazen tok tudi sami, ne da bi sledili predlogi. Kliknite zavihek Ustvari v Power Automate in nato izberite Ustvari iz praznega. Od tam boste videli seznam sprožilcev in dejanj. Videli boste tudi nekaj tem pod Vse. Izberite svojo temo, da filtrirate sprožilec in dejanja.

Nato izberite sprožilec po navodilih na zaslonu. Ko je sprožilec končan, nastavite dejanje tako, da sledite navodilom in čarovniku na zaslonu. Vsak Flow ima drugačen nabor navodil, vendar jih je enostavno razumeti. Nato lahko preizkusite pretok s klikom na gumb Test na vrhu. Prav tako lahko preverite, ali so v toku napake, tako da izberete Flow Checker. Ko ste pripravljeni, kliknite Shrani in vaš tok bo začel delovati.

Preverjanje in brisanje tokov

Zdaj, ko ste ustvarili svoje tokove, jih lahko preprosto izbrišete ali tudi uredite. Preprosto odprite aplikacijo Power Automate v Teams tako, da kliknete ( . .) v stranski vrstici in nato kliknete zavihek Domov. Od tam bi morali videti seznam svojih tokov. Miško lahko premaknete skrajno desno in kliknete tri pike na seznamu in nato izberete Uredi ali Izbriši, da izbrišete tok. Še pomembneje je, da lahko preverite tudi zgodovino izvajanja, da vidite, kako deluje, ali je pokvaril.

Samo začetek neskončnih možnosti!

Ustvarjanje toka v Teams z močjo Automate je le začetek možnosti. Microsoft ima platformo, znano kot PowerApps, ki vam omogoča ustvarjanje lastnih aplikacij po meri za vaše podjetje s podobnimi predlogami. Več o tem lahko izveste tukaj . In ne pozabite, preverite naše središče Microsoft 365 za več novic in informacij.