Konverter Excel-dokumenter til PDF-format

Det er mange måter en Excel-fil kan konverteres til et PDF-format på, og det er flere grunner til at du kanskje må gjøre en konvertering. En av de viktigste er at det er vanskeligere å åpne og lese et regnearkprogram på datamaskiner, mobiltelefoner og nettbrett når det ikke er i PDF.

En annen grunn til at konvertering noen ganger er nødvendig er at alle Excel-filer trenger et bestemt program for å bli lest og redigert. Dette gjør det vanskelig å dele et Excel-dokument med de som ikke har programvaren som kreves for å åpne en Excel-fil.

Ved å installere PDF på en telefon, nettbrett eller andre mobile enheter for å laste ned Excel-dokumenter mens du er på farten, er det enkelt å åpne og lese filen uten regnearkvisning eller regnearkredigering.

For å jobbe med et Excel-dokument må du ha Excel installert på datamaskinen. Hvis du har installert Excel på din PC, kan du konvertere XLS til PDF, eller du kan konvertere XLSX til PDF.

Dette gjør du som følger:

1. Klikk og åpne Fil>Eksporter-menyen.

2. Neste trinn er å fane alternativet Lag PDF/PS.

3. Velg PDF (*.pdf). Å velge dette alternativet vil hjelpe deg med å lage en XPS-fil. (Det er en annen enkel og raskere måte å gjøre denne konverteringen på. Du kan endre noen av de avanserte alternativene. I Publiser som PDF eller XPS Windows klikker du på Alternativer. Du vil ha ganske mange alternativer som å eksportere bare noen få sider til PDF, eller eksportere alle regnearkene osv.)

4. Velg Publiser. Dette gjør at du kan lagre Excel-filen i PDF-format.

Hvis du bruker en Mac-datamaskin, kan prosessen med å konvertere en Excel-fil til PDF-format gjøres gjennom menyalternativene Lagre som:

1. Klikk eller trykk på fil. Velg Lagre som. Dette vil åpne en boks for å lagre Excel-dokumentet.

2. Rett ved siden av Filformat velger du PDF. Dette alternativet vil være der nederst i det vinduet. Du har muligheten til å konvertere enten et enkelt regneark eller du kan konvertere hele arbeidsboken (dvs. du kan konvertere alle regnearkene.

3. Klikk på Lagre. Dette vil fullføre konverteringsprosessen.

Et Excel-regneark kan også konverteres til PDF-format gjennom en PDF-konvertering. novaPDF er en PDF-konverterer som hjelper deg med å lage og konvertere filer i PDF-format. Dette er en annen måte som konverteringen kan gjøres ved å følge noen enkle trinn. Slik bruker du en PDF-konvertering:

1. Last først ned novaPDF. Dette er enkelt, og det støttes av hele Windows-familien.

2. I filvinduet klikker du på Skriv ut.

3. I seksjonen Skriv ut, velg novaPDF fra den gitte listen over alternativer.

4. Før du oppretter PDF-filen, er det viktig å justere innstillingene til novaPDF. Dette kan gjøres ved å bruke lenken til skriveregenskaper.

5. I delen med tittelen Innstillinger kan du velge mellom å skrive ut regnearkene.

Fordeler og ulemper med å bruke Excel

Generelt sett er det ingen ulemper ved å vite alt Excel har å tilby, og å fokusere på bare ett alternativ kan krenke andre ferdigheter og løsninger. Å ha flere alternativer er det beste her, da du bør kjenne både den korte veien og den lange veien, samt alle funksjonene som følger med begge.

Fordeler

– Rask
– Enkel
– Intuitiv
– Øk produktiviteten

Ulemper

– Trenger et komplett tastatur
– Avanserte funksjoner er ikke synlige
– Har noen importproblemer

Du kan også  kjøpe  fra Amazon og lære enda flere funksjoner som er mulig med dette MS Office-programmet.