Har du problemer med å administrere dokumentene dine?

Når du er i virksomhet, kan håndtering av dokumenter noen ganger være banebrytende for din eksistens. Fra store filer til utallige e-poster, å måtte jobbe med så mye informasjon kan være vanskelig å administrere, spesielt når du har tidsfrister som flyr på deg fra alle forskjellige retninger.

Problemet er at det er så mange verktøy på markedet som lover å hjelpe deg, men som gjør mer skade enn nytte. Her er noen enkle måter å bidra til å redusere stressnivået og spare penger ved å administrere dokumentene dine effektivt.

Innhold

• 1 Fordeler med effektiv dokumenthåndtering
• 2 Hva er noen enkle trinn for å hjelpe deg med å administrere dokumentene dine bedre?
  • 2.1 1. Etabler din filbehandlingsprosedyre
  • 2.2 2. Lag en filplan og tidsplan
  • 2.3 3. Organiser de eksisterende filene
  • 2.4 4. Kast utdaterte og overflødige filer
  • 2.5 5. Lag planer for lagring og avhending
  • 2.6 6. Sørg for regelmessig vedlikehold

Fordeler med effektiv dokumenthåndtering

Å planlegge, administrere og til og med organisere oppgaver eller dokumenter er mye arbeid. Det er mange tjenesteleverandører som kan ta det bort fra tallerkenen din, men hva er fordelene med å bruke effektiv dokumenthåndtering?

• Forebygging av juridiske brudd
• Bedre bruk av kontorlokaler
• Bedre tilgang til dokumenter
• Sikring av konfidensiell informasjon
• Reduserte daglige driftskostnader
• Forbedret kontoreffektivitet
• Redusert kundeklager

Hva er noen enkle trinn for å hjelpe deg med å administrere dokumentene dine bedre?

Administrere dokumenter er ikke en lett oppgave. Med fremveksten av internett har vi nå en flom av informasjon og en overflod av kommunikasjon til rådighet. Alt er på nett, fra nedlasting av filmer til å handle dagligvarer. På grunn av dette har det blitt vanskeligere å administrere dokumentene dine enn det noen gang har vært før.

Det finnes flere verktøy/programvare for å administrere ulike dokumenter som brukes av en bedrift daglig. For de vanlige dokumentene har vi et dokumentstyringssystem, mens et kontraktsstyringssystem er best egnet for spesifikke dokumenter som kontrakter. Disse enkle trinnene er imidlertid effektive for alle former for dokumenter.

1. Etabler filbehandlingsprosedyren

Mange bedrifter har mange dokumenter som de trenger å holde styr på når som helst, men de har ingen anelse om hvor godt de holder styr på dem enn si hva de skal gjøre med dem for enkel tilgang når det trengs. Det aller første som alle virksomheter bør gjøre er å etablere en prosedyre for håndtering av dokumenter.

Dette oppnås ved å lage spesifikke retningslinjer og prosesser du har tenkt å følge i din dokumenthåndtering. Det bør tas tid til å forklare nøye hvilke dokumenter som bør oppbevares. dokumentene som kreves på daglig basis, hvor lenge et dokument skal oppbevares, eller når det skal kasseres.

2. Design en filplan og tidsplan

For å lykkes med å administrere dokumentene dine, følg en filplan og tidsplan. Dette vil skape konsistens og hjelpe deg til å bli mer produktiv i virksomheten din. Enten du jobber med et problem for en klient eller sender en regning til en kunde, bør alle disse tingene legges inn i mapper. Filene bør legges til programmet du bruker for å håndtere dokumenter så ofte som mulig.

3. Organiser de eksisterende filene

Organisering av eksisterende filer er en fin måte å begynne å administrere dokumentene dine på. Enten du ønsker å kjøpe programvare eller ikke, er det viktig å organisere de eksisterende dokumentene først.

Dette vil gi deg en idé om hvilke komponenter i dokumentbehandlingssystemet du ønsker og hva de skal gjøre for deg.

Det vil også hjelpe deg å vite om du trenger programvare eller bare kan stole på penn og papir for å administrere dokumentene dine.

4. Kast utdaterte og overflødige filer

Alle har vanligvis noen få filer på datamaskinene sine som er utdaterte eller ikke lenger nødvendige. Dessverre har disse filene en tendens til å samle seg i store antall. Det er ekstremt viktig at du kvitter deg med eldre versjoner og finner ut hvor du har lagret overflødige kopier . Det er også viktig å unngå å lagre de samme filene om og om igjen.

5. Lag planer for lagring og avhending

For å administrere dokumentene dine på riktig måte, må du finne ut hva som er viktig og hva som kan arkiveres midlertidig etter en passende tid. Dette er grunnen til at du bør legge planer for lagring og avhending slik at dokumentene dine ikke bare flyter rundt.

6. Sørg for regelmessig vedlikehold

Det er viktig å ha regelmessig vedlikehold på forretningsdokumentene dine, for eksempel eiendomsrettigheter og protokoller over kontrakter. Disse dokumentene har en tendens til å hope seg opp raskt, og som et resultat vil det være vanskelig å finne dem når du trenger dem. Det er derfor nødvendig å ha et organisert system for å administrere forretningsdokumentene dine.

Med nesten alle som jobber med datamaskiner i dag og veksten av mobiltelefoner, er viktigheten av velorganisert og sikker dokumenthåndtering av største betydning. Men å administrere filene dine vil være noe vi alle kommer over. Det er viktig å ha de riktige verktøyene på plass og din informasjon lagret trygt.

Du er kanskje ikke engang klar over hvor lett det er å miste informasjon eller at du lagrer den på feil sted for øyeblikket. Det er mange forskjellige typer administrasjonsverktøy tilgjengelig for å hjelpe deg med å lagre filene dine på riktig måte. Derfor er det noe å holde øye med etter hvert som virksomheten din vokser for å sikre at du håndterer alle aspekter av virksomheten din effektivt – inkludert håndtering av filene dine.