10 skjulte Google Sheets-funksjoner du ikke visste fantes

Hvis du bruker Google Regneark regelmessig, er du sannsynligvis kjent med de verktøyene du bruker ofte. Imidlertid er det mange funksjoner i denne regnearkapplikasjonen som går ubemerket hen og underbrukes.

Her vil vi gå gjennom flere kule Google Regneark-funksjoner som kan bli dine raske favoritter. Gå til Google Sheets , logg på med Google-kontoen din, og prøv noen av disse skjulte perlene.

Innholdsfortegnelse

1. Trekk ut data fra en smartbrikke

Hvis du har benyttet deg av smartbrikkene i Googles apper , vil du gjerne vite at du kan gjøre enda mer med dem. Etter at du har satt inn en smartbrikke, kan du trekke ut data fra den og plassere den i arket ditt, noe som gjør brikkene enda mer nyttige.

Du kan for øyeblikket trekke ut data fra People, File og Calendar Event Smart Chips. Dette inkluderer navn og e-post, eier og filnavn, og sammendrag og plassering.

1. Etter at du har satt inn en smartbrikke, hold markøren over den, velg den eller høyreklikk. Deretter velger du Dataekstraksjoner .

1. Når sidefeltet åpnes, bruker du fanen Pakk ut for å merke av i avmerkingsboksene for de elementene du vil trekke ut.

1. Bruk feltet Trekk ut til for å angi eller velge arkplasseringen der du vil ha dataene.

1. Velg Trekk ut , og du vil se dataene dine på det valgte stedet.

Hvis du trenger å oppdatere de utpakkede dataene, kan du bruke fanen Oppdater og administrer i sidefeltet.

2. Lag en QR-kode

QR-koder er populære måter å dele informasjon på, lede folk til nettstedet ditt og til og med gi rabatter. Ved å lage din egen QR-kode i Google Sheets uten tillegg eller tredjepartsverktøy, kan du eller dine samarbeidspartnere raskt iverksette tiltak.

For å lage QR-koden bruker du Google Sheets IMAGE-funksjonen og en lenke til Googles rot-URL: https://chart.googleapis.com/chart? .

Her lenker vi til nettstedet i celle A1 ved å bruke formelen nedenfor. Plasser formelen i cellen der du vil ha QR-koden.

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Bruk følgende argumenter for å bygge formelen din:

• CHS-argument : Definer dimensjonene til QR-koden i piksler (chs=500×500).
• CHT-argument : Spesifiser en QR-kode (cht=qr).
• CHL-argument : Velg URL-dataene (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Deretter bruker du ampersand-operatoren (&) for å koble sammen argumentene.

Når du ser koden, må du kanskje endre størrelsen på raden og/eller kolonnen for å se den i full størrelse. Skann deretter QR-koden for å sikre at den fungerer som du forventer.

Du kan også bruke valgfrie argumenter for å kode dataene på en bestemt måte eller tilordne et korreksjonsnivå. For mer om disse argumentene, sjekk ut Google Charts Infographics referanseside for QR-koder.

3. Sett inn en rullegardinliste

Rullegardinlister er fantastiske verktøy for dataregistrering. Ved å velge et element fra en liste kan du forsikre deg om at du legger inn dataene du ønsker og kan redusere feil samtidig.

Siden introduksjonen av rullegardinlister i Regneark , har funksjonen blitt forbedret for å gi deg en enklere måte å opprette og administrere disse nyttige listene.

1. Sett inn en rullegardinliste ved å gjøre ett av følgende:
2. Velg Sett inn > Rullegardin fra menyen.
3. Høyreklikk og velg Dropdown .
4. Skriv inn @ (At)-symbolet og velg rullegardinmenyene i delen Komponenter.

1. Du vil da se sidefeltet for datavalideringsregler åpen. Skriv inn plasseringen for listen i boksen Bruk på område og bekreft at rullegardinmenyen er valgt i rullegardinmenyen Kriterier.

1. Legg deretter til listeelementene dine i alternativboksene og velg eventuelt farger for dem til venstre.

1. For å vise hjelpetekst, velg handlingen for ugyldige data, eller velg visningsstilen, utvide delen Avanserte alternativer.

1. Når du er ferdig, velg Ferdig . Deretter bruker du den nye rullegardinlisten for å legge inn data i arket ditt.

4. Valider en e-postadresse

Når du har et regneark som inneholder e-postadresser, enten det er Gmail, Outlook eller noe annet, kan det være lurt å kontrollere at de er gyldige. Selv om Sheets ikke viser deg om en adresse er legitim, viser den deg om den er riktig formatert med @ (At)-symbolet og et domene.

1. Velg cellen(e) du vil sjekke og gå til Data > Datavalidering i menyen.

1. Når sidefeltet for datavalideringsregler åpnes, velg Legg til regel , bekreft eller juster cellene i feltet Bruk på område , og velg Tekst er gyldig e-post i rullegardinlisten Kriterier.

1. Velg eventuelt Avanserte alternativer som å vise hjelpetekst, vise en advarsel eller avvise inndata. Velg Ferdig for å lagre og bruke valideringsregelen.

Du kan deretter teste valideringen og alternativene ved å skrive inn en ugyldig e-postadresse.

5. Lag en egendefinert funksjon

Er du en fan av å bruke funksjoner og formler i Google Sheets ? Hvis ja, hvorfor ikke lage din egen? Ved å bruke Custom Function-funksjonen kan du sette opp din egen funksjon og gjenbruke den når du vil.

1. Velg Data > Navngitte funksjoner fra menyen.

1. I sidefeltet for navngitte funksjoner som åpnes, bruker du Legg til ny funksjon nederst for å lage din egendefinerte funksjon. Du kan også se på et eksempel, se demonstrasjonen eller finne ut mer om funksjonen.

1. Skriv inn funksjonsnavnet, beskrivelsen og eventuelt argumentplassholdere. Skriv inn formelen du vil bruke for å definere funksjonen og velg Neste .

1. Sjekk ut funksjonsforhåndsvisningen og velg enten Tilbake for å gjøre endringer eller Opprett for å lagre den nye funksjonen. Legg merke til at du også kan legge til valgfrie argumenter om nødvendig.

1. Du vil da se funksjonen i sidefeltlisten. Skriv det inn i en celle i arket ditt for å teste det ut.

Hvis du trenger å gjøre endringer, åpner du sidefeltet for navngitte funksjoner på nytt, velger de tre prikkene til høyre for funksjonen og velger Rediger .

6. Bruk en skjærer til å filtrere et diagram

Diagrammer gir deg nyttige og effektive måter å vise dataene dine på. Ved å bruke en slicer kan du filtrere dataene som vises i diagrammet. Dette er praktisk for å gjennomgå spesifikke deler av kartdataene ved behov.

Sett inn en skjærer

Etter at du har satt inn diagrammet , velger du det og går til Data > Legg til en slicer i menyen.

Når sidefeltet åpnes, åpner du fanen Data , bekrefter dataområdet øverst, og velger deretter kolonnen som skal brukes for filteret.

Du vil se sliceren vises som et svart avrundet rektangel som du kan flytte eller endre størrelsen på som du vil.

Bruk en Slicer

Når du har skjæremaskinen, velg Filter- knappen til venstre eller rullegardinpilen til høyre. Deretter velger du dataene du vil se i diagrammet som setter avmerker ved siden av disse elementene.

Velg OK og du vil se kartoppdateringen umiddelbart.

For å returnere diagrammet til den opprinnelige visningen som viser alle data, åpne filteret og velg Velg alle > OK .

7. Beregn data raskt

Noen ganger vil du se en rask beregning uten å legge til en formel på arket ditt. I Google Sheets kan du ganske enkelt velge verdiene og deretter velge en beregning du vil se uten ekstra arbeid.

1. Velg dataene du vil beregne, og se deretter nederst til høyre i faneraden. Du vil se beregningsmenyen i grønt som inneholder summen av dataene dine.

1. Åpne den menyen og velg beregningen du vil utføre. Du vil se det nye resultatet i den menyen.

1. Du kan også ganske enkelt åpne menyen for å se alle tilgjengelige beregninger i sanntid.

Hvis du bestemmer deg for å inkludere beregningen i arket ditt, hold cellen valgt og velg Utforsk til høyre for arkfanene.

Når sidefeltet åpnes, drar du beregningen du vil bruke til en celle i arket.

8. Utforsk måter å presentere dataene dine på

Kanskje du har data i regnearket ditt, men er ikke sikker på den beste måten å vise eller analysere dem på. Med Explore-funksjonen kan du se ulike raske måter å presentere dataene dine på, gjennomgå detaljer om dem og stille spørsmål.

Velg dataene dine og velg Utforsk nederst til høyre.

Når Utforsk-sidefeltet åpnes, ser du alternativer for dataene dine. Skriv inn et spørsmål i Answers-delen, bruk farger ved å bruke Formatering-delen, eller sett inn et diagram fra Analysis-delen.

Når du er ferdig, bruker du bare X-en øverst til høyre i sidefeltet for å lukke den.

9. Be om arkgodkjenninger

Hvis du bruker en Google Workspace-konto for bedrift eller utdanning, sjekk ut godkjenningsfunksjonen. Med den kan du be om godkjenninger fra andre og holde styr på hva som er godkjent og hva som ikke er det.

Gå til Fil og velg Godkjenninger .

Når Godkjenningssidefeltet åpnes, velger du Lag en forespørsel .

I popup-vinduet legger du til de du ønsker for å godkjenne forespørselen din og eventuelt en melding. Du kan også inkludere en forfallsdato, la godkjennerne redigere arket eller låse filen før du sender forespørselen om godkjenning. Velg Send forespørsel når du er ferdig.

Hvis du ikke allerede har delt dokumentet med godkjennerne, blir du bedt om å gjøre det og tildele tillatelsene.

Du kan deretter se statusen ved å gå tilbake til Godkjenningssidefeltet.

10. Sett opp et tilpasset dato- og klokkeslettformat

Mens Google Sheets tilbyr mange forskjellige måter å formatere datoer og klokkeslett på, kanskje du vil ha noe spesielt. Du kan lage ditt eget dato- og klokkeslettformat med strukturen, fargene og stilen du ønsker.

1. Velg cellen(e) som inneholder datoen eller klokkeslettet, og gå til Format > Tall > Egendefinert dato og klokkeslett . Alternativt kan du velge alternativet Flere formater på verktøylinjen og velge Egendefinert dato og klokkeslett .

1. Når vinduet åpnes, vil du se gjeldende format for dato og/eller klokkeslett. Velg et eksisterende element øverst for å endre formatet eller slette det.

1. For å legge til et annet element, velg pilen på høyre side og velg ett fra listen. Du kan deretter formatere det elementet ved å bruke pilen.

1. Når du er ferdig, velg Bruk for å bruke det tilpassede dato- og klokkeslettet, og du skal se arkoppdateringen.

Med disse Google Regneark-funksjonene kan du gjøre enda mer med dataene dine. Sørg for å prøve en eller flere og se hvilke som er nyttige for deg.

For relaterte veiledninger, se på hvordan du finner duplikater i Google Sheets ved å bruke de betingede formateringsalternativene.