Kā uzzināt, kas ir skatījis jūsu Google dokumentu

Google dokumenti ir lielisks rīks sadarbībai, jo tas ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaikus rediģēt un strādāt ar vienu dokumentu, nezaudējot izsekošanu dažādu komandas locekļu veiktajām izmaiņām. Galu galā, ja jūs vai jūsu organizācija izmantojat Google dokumentus, var būt noderīgi zināt, kurš un kad ir skatījis kādu dokumentu. Ir svarīgi nodrošināt, lai ikviens izlasītu melnrakstu, skatītu noteikumus un nosacījumus, jūsu jaunāko iesniegumu, politikas un procedūras vai kādu citu svarīgu dokumentu. Ir svarīgi redzēt, kurš ko un kad izdarīja.

Piezīme. Google darbību informācijas panelis ir pieejams tikai Google Workspace kontiem vai personām, kurām ir piekļuve failam kontā. Personīgajiem kontiem tā nav pieejama.

Vēl nesen jūs nevarējāt redzēt, kas skatīja jūsu Google dokumentus. Varēja redzēt, kas to rediģēja, bet ne to, kurš to tikai lasīja. Ja viņi nesaglabāja, nerediģēja vai neierakstīja komentāru, jums nebija ne jausmas, vai konkrēta persona lasīja dokumenta jaunāko versiju. Turklāt, tā kā jūs varat koplietot Google dokumentus ar tikai lasīšanas atļaujām, varat kopīgot dokumentu ar dažiem cilvēkiem, lai viņi to pārskatītu, bet neveiktu nekādas izmaiņas.

Pašreizējās Google dokumentu versijas ļauj konfigurēt iestatījumus, lai redzētu, kas ir skatījis jūsu Google dokumentus. Apskatīsim, kā jūs pats varat to izdarīt.

G Suite darbības pārraugs

G Suite parasti izmanto organizācijas, kurās sadarbība ir būtiska. Ja izmantojat G Suite, lai regulāri sadarbotos ar citiem, varat izmantot Activity Monitor , lai skatītu jebkura Google dokumentu faila skatīšanas vēsturi.

Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Atveriet Google izklājlapas failu
   
2. Noklikšķiniet uz augšupejošās tendences bultiņas ikonas augšējā labajā sadaļā vai atveriet nolaižamo izvēlni Rīki .
   
3. Atveriet darbību informācijas paneli .
   
4. Savas organizācijas cilnē noklikšķiniet uz Visi skatītāji .
   

Šis process ļaus jums izsekot visiem dokumenta skatiem, tostarp katra komandas dalībnieka pēdējā skata datumu un laiku.

Ja savā Google dokumentā neredzat opciju Activity Monitor, iespējams, esat pieteicies personīgajā Google dokumentā, nevis G Suite versijā.

Skatītāju un komentāru tendences

Papildus tam, lai redzētu, kas ir skatījis jūsu Google dokumentus, Activity Monitor ļauj arī redzēt tendences, kad cilvēki skatījušies vai komentējuši jūsu dokumentu.

Skatītāju tendence: tiek parādīta joslu diagramma ar unikālo skatītāju skaitu noteiktā laika periodā, sākot no septiņām dienām līdz visam laikam.

Komentāru tendence: tiek rādītas komentāru tendences joslu diagrammas no septiņām dienām līdz visiem laikiem.

Izslēdziet skatīšanas vēsturi pakalpojumā Google dokumenti

Ja kāda iemesla dēļ vēlaties izslēgt dokumenta skatīšanas vēsturi, varat arī to izdarīt, veicot šīs ātrās darbības:

1. Atveriet Google izklājlapu.
   
2. Noklikšķiniet uz augšupejošās tendences bultiņas dokumenta augšējā labajā pusē vai nolaižamajā izvēlnē atveriet sadaļu Rīki .
   
3. Atveriet  darbību informācijas paneli .
   
4. Atlasiet Privātuma iestatījumi .
   
5. Sadaļā Dokumenta iestatījumi izslēdziet opciju Rādīt manu skatīšanas vēsturi šim dokumentam .
   

Šī opcija ir pieejama arī personīgajā vai bezmaksas Google dokumentu versijā. Varat izslēgt skatīšanas vēsturi, ja strādājat ar dokumentu, bet nevēlaties, lai jūsu līdzstrādnieki par to zinātu, kamēr neesat gatavs kopīgot savus pēdējos labojumus.

1. Sāciet, atverot Google izklājlapas un noklikšķinot uz Iestatījumi .
2. Izvēlnē Iestatījumi varat izslēgt skatīšanas vēsturi, izmantojot darbību informācijas paneļa iestatījumus. Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu izmaiņas, kad tas ir pārslēgts pozīcijā Izslēgts.

Kā uzzināt, kurš ir veicis izmaiņas jūsu Google dokumentā

Versiju kontrole ir būtiska, galvenokārt, ja strādājat regulētā nozarē. Versijas kontrole ir kaut kas, ko Google dokumenti jau kādu laiku ir veikuši labi. Dokumentos būs redzams, kurš dokumentu ir rediģējis, saglabājis vai kopīgojis. Tas darbojas ne tikai ar G Suite, bet arī ar personīgajiem Google dokumentiem.

Ja jūs interesē versiju kontrole vai vēlaties pārliecināties, ka neviens nav veicis izmaiņas, kuras viņiem nevajadzētu veikt, nebloķējot failu, varat to uzzināt, veicot šādas darbības:

1. Atveriet Google izklājlapu, kuru vēlaties izsekot.
   
2. Atlasiet Failu un versiju vēsture .
   
3. Atlasiet Skatīt versiju vēsturi .
   
4. Ekrāna labajā pusē jāparādās logam, kurā ir redzama katra attiecīgā dokumenta saglabāšana un rediģēšana.
   

Šajā logā jums vajadzētu būt iespējai skatīt iepriekšējo dokumenta versiju pirms labojumu veikšanas.

Tas ir svarīgi versiju kontrolei, jo jums ir audita liecības par to, kādas izmaiņas tika veiktas, kad tās tika veiktas un kas to veica. Tas ir noderīgi arī tad, ja veicāt izmaiņas, gulējāt uz tām, pārdomājāt vai vēlaties tās atsaukt.

Kā uzzināt, kurš ir kopīgojis jūsu Google dokumentu

Varat arī redzēt, kurš un kad ir kopīgojis jūsu Google dokumentu. Turklāt koplietošanas iestatījumi ļauj labāk kontrolēt piekļuvi dokumentiem.

1. Dodieties uz drive.google.com .
   
2. Kreisajā pusē noklikšķiniet uz Mans disks .
   
3. Noklikšķiniet uz mazās pogas i augšējā labajā stūrī.
   
4. Tagad noklikšķiniet uz Darbības .
   
5. Noklikšķiniet uz katra faila vai mapes atsevišķi vai pārskatiet visu, izmantojot ritjoslu. Tas parādīs, kurš ir kopīgojis jūsu dokumentu.
   

Varat arī pārbaudīt no dokumenta, atlasot Kopīgot. Dažu personu vārdi tiks parādīti uznirstošajā logā. Ja esat kopīgojis failu ar vairākiem lietotājiem, nekā norādīts, noklikšķiniet uz vārda, un tiks parādīts visu personu saraksts.

Pēdējās domas

Ja nevarat piekļūt G Suite kontam, jūsu iespējas noteikt, kas ir skatījis, kopīgojis un rediģējis jūsu dokumentus, ir ierobežotas; tomēr joprojām ir veidi, kā iegūt pamatinformāciju.

Veicot šajā rokasgrāmatā norādītās darbības, varat ātri un viegli redzēt, kurš ir skatījis, rediģējis vai jebkādā veidā mainījis jūsu Google dokumentu dokumentu. Vai jums ir kādi jautājumi, pieredze vai padomi par darbību skatīšanu savos Google dokumentos? Atstājiet komentāru zemāk esošajā sadaļā.