Kā lietot Shifts programmā Microsoft Teams, lai pārvaldītu darba stundas, grafikus un daudz ko citu

Tālāk ir sniegts ieskats, kā varat sākt darbu ar Microsoft Teams, lai pārvaldītu sevi un jūsu darbinieka darba stundas un grafikus.

Atveriet lietotni Shifts, meklējot to no… Citas programmas Teams sānjoslā.

Pārbaudiet, vai jūsu vadītājs jums nav noteicis grafiku vai maiņu. Ja nē, palūdziet viņiem to iestatīt.

Pārvaldnieki var iestatīt Shifts, izveidojot komandas grafiku, kad sākotnēji tiek palaista Shifts

Vadītāji var noklikšķināt uz pogas "pievienot cilvēkus grupai", lai darbiniekiem pievienotu maiņas un grafikus

Pēc tam vadītāji var pievienot noteiktu laiku. piezīmes un cita informācija maiņām.

Pēc tam maiņas var kopīgot ar komandu, noklikšķinot uz pogas Kopīgot ar komandu

Pēc tam darbinieki var pieprasīt atvaļinājumu, ieiet un izbeigt laiku un veikt citas darbības, izmantojot maiņu

Ja jūsu IT administrators to ir iespējojis , iespējams, programmā Microsoft Teams pamanīsit "Shifts". Šis ir grafiku pārvaldības rīks, kas paredzēts vadītājiem un pirmās līnijas darbiniekiem (kas ir tie cilvēki, kuri tieši saskaras ar klientiem vai plašu sabiedrību). Tas ir iekļauts Teams plānos bez papildu maksas un aizstāj arī Microsoft veco Staff Hub pieredzi. .

Taču tas attiecas ne tikai uz pirmās līnijas darbiniekiem. Izmantojot Shifts, vadītāji var sastādīt grafikus, apmainīt maiņas, izveidot grupas, iesniegt brīvā laika pieprasījumus un pat saglabāt laika pulksteni. Šī funkcija var būt diezgan noderīga maziem uzņēmumiem, jo ​​tā ir ļoti optimizēta Microsoft Teams pieredzei. Šeit ir sniegts visaptverošs ieskats par to, kā varat to sākt, lai pārvaldītu sevi un jūsu darbinieka darba stundas un grafikus.

Lietotnes Maiņas atvēršana un jaunu maiņu pārvaldības sākšana

Lai sāktu, jums ir jāatver lietotne Shifts. Tas ir iebūvēts Teams kreisajā pusē. Ja jūs to tur neredzat, jums būs jānoklikšķina uz ... Citas lietotnes un atrodiet to sarakstā. Kad esat tur, jūs redzēsiet sarakstu ar jums piešķirtajām maiņām par pašreizējo nedēļu. Ja tur nekā nav, jums ir jāpiešķir vadītājam vai administratoram maiņa vai jālūdz, lai viņi to pievieno, izmantojot lietotni.

Mēs apspriedīsim, kā vadītāji vai administratori to var izdarīt tālāk, taču ņemiet vērā, ka šīs nākamās darbības parasti ir paredzētas tikai vadītājiem vai tiem, kam ir atbilstošas ​​administratora atļaujas. Pārvaldnieki var izveidot grafiku maiņās tikai tad, ja viņi ir iestatīti kā Office 365 komandas īpašnieks . Visiem pārējiem joprojām būs piekļuve Maiņām, taču viņiem būs iespēja tikai skatīt savu nedēļas maiņu vai pārvaldīt brīvo laiku un citus pieprasījumus.

Ja esat vadītājs un jums ir atbilstošas ​​atļaujas , lai turpinātu maiņas izveidi, lapas komandu sarakstā izvēlieties Izveidot. Kad atlasīsit Izveidot, jums tiks lūgts izvēlēties maiņas laika joslu. Ja strādājat globālā mērogā, kā mēs esam šeit, Blog.WebTech360, iespējams, vēlēsities izvēlēties visiem saprotamu laika joslu. Rakstot par Microsoft, mēs izmantojam Klusā okeāna laika joslu, kurā atrodas uzņēmums Redmond, Seattle.

Pēc tam vēlēsities dot Teams laiku grafika izveidei. Kad tas būs izdarīts, jums tiks piedāvāts veikt ekskursiju. Tas parāda, kā varat pievienot komandas dalībniekus, izveidot maiņas un veikt citas darbības. Par tiem mēs pievērsīsimies nākamajās sadaļās.

Kā vadītāji var izveidot maiņas un grafikus

Pārvaldnieki un tie, kuriem ir pareizās Office 365 atļaujas, var izveidot maiņas un grafikus darbiniekiem, izmantojot maiņas programmā Microsoft Teams. To var izdarīt, noklikšķinot uz pogas "pievienot cilvēkus grupai". Šī ikona tiek parādīta kā personas attēls ekrāna labajā malā. Maiņai un grafikam varēsiet pievienot ikvienu, ja vien tai ir derīgs profils saskaņā ar jūsu Office 365 plānu.

Kad kāds ir "pievienots" grupai, varat izveidot viņam maiņu. Lai to izdarītu, vienkārši veiciet dubultklikšķi uz tukšas vietas viņu nedēļas grafikā. Pēc noklusējuma šis grafiks tiks sadalīts pa nedēļas dienām. No turienes varat veikt dubultklikšķi uz noteiktas dienas un aizpildīt detalizētu informāciju par konkrēto maiņu. Tas ietver sākuma un beigu laiku, noteiktas tēmas (vai aktivitātes) krāsu, dažas piezīmes par maiņas mērķi. Varat arī pievienot dažas specifiskākas darbības, kas nav ietvertas, noklikšķinot uz pogas Pievienot darbību.

Kad tas ir izdarīts, maiņu var pievienot grafikam, noklikšķinot uz pogas Saglabāt. Jūs vienmēr varat atgriezties un rediģēt informāciju, ar peles labo pogu noklikšķinot uz grafika un izvēloties Rediģēt maiņu. Ja vēlaties to pārkopēt arī uz citu dienu (ko mēs darām, jo ​​mums šeit, Blog.WebTech360 ir daudz līdzīgu rakstīšanas maiņu), varat ar peles labo pogu noklikšķināt, izvēlēties Kopēt un pēc tam ar peles labo pogu noklikšķināt vietā, kur vēlaties ievietot Shift un izvēlieties Ielīmēt. 

Ja vēlaties nedaudz pielāgot grafiku, varat ievadīt nosaukumu vai papildu informāciju lodziņā virs maiņas vietām. Varat arī pievienot dažas piezīmes sadaļā Dienas piezīmes, lai sniegtu sev papildu informāciju.

Varat arī izveidot dažas atvērtas maiņas, noklikšķinot uz apgabala Open Shifts. Tas ļaus jums izveidot "bezmaksas" maiņas, pirms tās piešķirsit citiem dalībniekiem. Kad izveidojat atvērtu maiņu, varēsiet to piešķirt komandas dalībniekiem. Vienkārši noklikšķiniet uz ... zem tā un izvēlieties Piešķirt atvērto maiņu. 

Ir arī papildu vadīklas, lai filtrētu skatu pēc dalībniekiem, drukātu pašreizējo skatu vai mainītu skatu, pamatojoties uz maiņām, pieejamību vai grupām. Ja nepieciešams, varat pat mainīt uz dienas, nedēļas vai mēneša skatu.

Maiņu koplietošana ar savu komandu

Kad maiņa ir izveidota, tā nekļūst oficiāla vai parādās jūsu darbinieka Teams versijā, kamēr tā nav kopīgota. To var izdarīt, ekrāna augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz purpursarkanās pogas Kopīgot ar komandu. Tas ļaus jums kontrolēt, kā to kopīgot ar komandas locekļiem. Tiks parādītas dažas iespējas, lai atlasītu dienas, kuras vēlaties kopīgot ar komandas locekļiem. Jūtieties brīvi atlasīt diapazonu, kuru vēlaties iekļaut. Tās būs arī izvēles rūtiņas, lai informētu visu komandu (kas ir visi grafikā norādītie) vai tikai skartās personas (personas, kurām tikko norīkojāt maiņas).

Brīvā laika un citu pieprasījumu pārvaldīšana vai piešķiršana

Maiņu maiņa un grafiki ir izveidoti, jūsu Teams lietotājiem un darbiniekiem būs jaunas iespējas skatīt savu grafiku, noklikšķinot uz Teams sadaļas Maiņas. Tomēr papildus sava grafika skatīšanai viņi var arī pieprasīt atvaļinājumu un iesniegt citus pieprasījumus. To var izdarīt, noklikšķinot uz ikonas ekrāna augšējā labajā stūrī, kas ir veidota kā pulkstenis ar jautājuma zīmi.

Lietotāji var iesniegt brīvā laika pieprasījumu un pēc tam pārbaudīt tā statusu. Viņi arī var to atcelt, ja nepieciešams. Viņi var arī lūgt apmainīt savu maiņu vai izteikt piedāvājumu arī citam. Ir jauka lietotāja saskarne, kas ļauj viņiem izvēlēties iemeslu, atstājiet piezīmi, kā redzams iepriekš.

Jums kā pārvaldniekam vai administratoram būs jāapstiprina šie pieprasījumi. To var izdarīt, sadaļā Maiņas noklikšķinot uz cilnes Pieprasījumi. Jūs to redzēsit sadaļā Notiek. Pēc tam varat to pārbaudīt ekrāna labajā pusē. Būs iespējas to apstiprināt vai noraidīt, kā mēs to esam atstājuši iepriekš. Kad apstiprināsities kā pārvaldnieks, lietotājs par to saņems paziņojumu.

Laika pulksteņa iestatīšana režīmā Shifts

Pēdējais aspekts Shifts in Teams, ko mēs apskatīsim, ir laika pulkstenis. Šī Laika pulksteņa opcija ļaus jūsu darbiniekiem ieiet un iziet, izmantojot savas mobilās ierīces. Kā pārvaldnieks varat iestatīt arī izvēles atrašanās vietas noteikšanu. Tas noteiks, kur darbinieki atrodas, kad viņi ienāk un iziet. Šos iestatījumus var mainīt vai noņemt jebkurā laikā, noklikšķinot uz cilnes Iestatījumi sadaļā Shifts in Teams. Tur būs redzama poga Sākt iestatīšanu, lai to iestatītu.

Jūsu darbinieki var izmantot Microsoft Teams laika pulksteni savās iOS vai Android mobilajās ierīcēs. Kad viņi noklikšķinās uz tā, viņi varēs ieslēgt pulksteni un pēc tam izņemt no pulksteņa pārtraukumiem, atkārtoti apmeklējot lietotni Teams. Viņiem būs arī iespēja to apstiprināt. Pēc tam varēsiet to eksportēt kā Excel izklājlapu un pārbaudīt un lejupielādēt pulksteņa ieslēgšanas un izslēgšanas pārskatu, izmantojot to pašu Time Clock sadaļu, ko mēs minējām iepriekš.

Kā jūs izmantosit Shifts?

Kā redzat, Shifts in Teams ir diezgan visaptverošs risinājums. Ja jums nav piekļuves tādiem algas pakalpojumiem kā ADP, to var izmantot, lai palīdzētu sekot līdzi darba stundām un daudz ko citu. To ir arī vienkārši iestatīt, un nav nepieciešams pārāk ilgs laiks, lai pierastu. Vai uzzinājāt, ka rokasgrāmata ir noderīga? Pastāstiet mums tālāk esošajos komentāros un noteikti sekojiet līdzi Blog.WebTech360 šonedēļ, kad mēs iedziļināsimies Shifts pieredzē.