Vai jums ir problēmas ar dokumentu pārvaldību?

Kad strādājat biznesā, dokumentu pārvaldīšana dažkārt var būt jūsu pastāvēšanas posts. No lieliem failiem līdz neskaitāmiem e-pasta ziņojumiem, strādājot ar tik daudz informācijas, var būt grūti pārvaldīt, it īpaši, ja jums ir noteikti termiņi no dažādiem virzieniem.

Problēma ir tā, ka tirgū ir tikai tik daudz rīku, kas sola jums palīdzēt, taču nodarīs vairāk ļauna nekā laba. Šeit ir daži vienkārši veidi, kā palīdzēt samazināt stresa līmeni un ietaupīt naudu, efektīvi pārvaldot dokumentus.

Saturs

• 1 Efektīvas dokumentu pārvaldības priekšrocības
• 2 Kādi ir daži vienkārši soļi, lai palīdzētu jums labāk pārvaldīt savus dokumentus?
  • 2.1 1. Izveidojiet savu failu pārvaldības procedūru
  • 2.2 2. Izveidojiet failu plānu un grafiku
  • 2.3 3. Sakārtojiet esošos failus
  • 2.4. 4. Atbrīvojieties no novecojušiem un liekiem failiem
  • 2.5 5. Izveidojiet plānus uzglabāšanai un iznīcināšanai
  • 2.6 6. Nodrošiniet regulāru apkopi

Efektīvas dokumentu pārvaldības priekšrocības

Uzdevumu vai dokumentu plānošana, pārvaldīšana un pat kārtošana ir liels darbs. Ir daudzi pakalpojumu sniedzēji, kas to var izņemt no jūsu šķīvja, taču kādas ir efektīvas dokumentu pārvaldības priekšrocības?

• Tiesisku pārkāpumu novēršana
• Labāka biroja telpu izmantošana
• Uzlabota piekļuve dokumentiem
• Konfidenciālas informācijas aizsardzība
• Samazinātas ikdienas darbības izmaksas
• Uzlabota biroja efektivitāte
• Samazinātas klientu sūdzības

Kādas ir dažas vienkāršas darbības, lai palīdzētu jums labāk pārvaldīt savus dokumentus?

Dokumentu pārvaldība nav viegls uzdevums. Līdz ar interneta parādīšanos mūsu rīcībā tagad ir informācijas plūdi un saziņas pārpilnība. Tiešsaistē ir pieejams viss, sākot no filmu lejupielādes un beidzot ar pārtikas preču iepirkšanos. Šī iemesla dēļ dokumentu pārvaldība ir kļuvusi grūtāka nekā jebkad agrāk.

Ir vairāki rīki/programmatūra dažādu dokumentu pārvaldībai, ko ikdienā izmanto uzņēmējdarbība. Parastajiem dokumentiem mums ir dokumentu pārvaldības sistēma, savukārt līgumu pārvaldības sistēma ir vislabāk piemērota konkrētiem dokumentiem, piemēram, līgumiem. Tomēr šīs vienkāršās darbības ir efektīvas visiem dokumentu veidiem.

1. Izveidojiet savu failu pārvaldības procedūru

Daudziem uzņēmumiem ir daudz dokumentu, kas tiem jebkurā laikā ir jāseko līdzi, taču viņiem nav ne jausmas, cik labi viņi tos izseko, nemaz nerunājot par to, ko ar tiem darīt, lai vajadzības gadījumā varētu viegli piekļūt. Pati pirmā lieta, kas visiem uzņēmumiem būtu jādara, ir noteikt dokumentu pārvaldības procedūru.

Tas tiek panākts, izveidojot īpašas vadlīnijas un procesus, kurus plānojat ievērot savā dokumentu pārvaldībā. Jāvelta laiks, lai rūpīgi izskaidrotu glabājamos dokumentus. ikdienā nepieciešamie dokumenti, cik ilgi dokuments jāglabā vai kad tas jāizmet.

2. Izveidojiet failu plānu un grafiku

Lai veiksmīgi pārvaldītu dokumentus, ievērojiet failu plānu un grafiku. Tas radīs konsekvenci un palīdzēs jums kļūt produktīvākam jūsu biznesā. Neatkarīgi no tā, vai strādājat pie klienta problēmas vai nosūtāt klientam rēķinu, visas šīs lietas ir jāiekļauj mapēs. Faili pēc iespējas biežāk jāpievieno programmai, kuru izmantojat dokumentu pārvaldīšanai.

3. Sakārtojiet esošos failus

Esošo failu kārtošana ir lielisks veids, kā sākt pārvaldīt savus dokumentus. Neatkarīgi no tā, vai plānojat iegādāties programmatūru vai nē, vispirms ir svarīgi sakārtot esošos dokumentus.

Tas sniegs priekšstatu par to, kādus dokumentu pārvaldības sistēmas komponentus vēlaties un ko tieši tie jūsu labā darīs.

Tas arī palīdzēs jums uzzināt, vai jums ir nepieciešama programmatūra, vai arī varat paļauties uz pildspalvu un papīru, lai pārvaldītu dokumentus.

4. Atbrīvojieties no novecojušajiem un liekajiem failiem

Ikvienam parasti datorā ir daži faili, kas ir novecojuši vai vairs nav nepieciešami. Diemžēl šie faili mēdz uzkrāties lielā skaitā. Ir ārkārtīgi svarīgi atbrīvoties no vecākām versijām un noskaidrot, kur ir saglabātas liekās kopijas . Ir arī svarīgi izvairīties no to pašu failu saglabāšanas atkal un atkal.

5. Izveidojiet plānus uzglabāšanai un iznīcināšanai

Lai pareizi pārvaldītu savus dokumentus, ir jānosaka, kas ir svarīgs un ko pēc atbilstoša laika var īslaicīgi arhivēt. Tāpēc jums ir jāizstrādā uzglabāšanas un iznīcināšanas plāni, lai jūsu dokumenti nepeldētu tikai apkārt.

6. Nodrošiniet regulāru apkopi

Ir svarīgi regulāri uzturēt savus biznesa dokumentus, piemēram, īpašuma tiesības un līgumu ierakstus. Šie dokumenti mēdz ātri uzkrāties, un tāpēc tos būtu grūti atrast, kad tie ir nepieciešami. Tāpēc ir nepieciešama sakārtota sistēma jūsu biznesa dokumentu pārvaldībai.

Tā kā mūsdienās gandrīz visi strādā ar datoru un pieaug mobilo tālruņu skaits, ļoti svarīga ir labi organizēta un droša dokumentu pārvaldība. Taču ar failu pārvaldību mēs visi saskaramies. Ir svarīgi, lai būtu pareizie rīki un jūsu informācija tiktu glabāta droši.

Jūs, iespējams, pat nenojaušat, cik viegli ir pazaudēt informāciju vai ka to pašlaik glabājat nepareizā vietā. Ir pieejami dažādi pārvaldības rīku veidi, kas palīdz pareizi saglabāt failus. Tāpēc, jūsu uzņēmumam augot, ir jāseko līdzi, lai pārliecinātos, ka jūs efektīvi strādājat ar visiem sava biznesa aspektiem, tostarp ar failiem.