Kā lietot To Do programmā Outlook ar Microsoft 365, lai palielinātu produktivitāti

Microsoft Outlook ir integrēta ar To Do — uzdevumu pārvaldības rīku, kas var palīdzēt jums būt nedaudz produktīvākam. Lūk, kā to var izmantot.

• Skatā "Mana diena" varat pievienot uzdevumus, ko vēlaties veikt katru dienu
• Skatā “Svarīgi” varat pievienot svarīgus un steidzamus uzdevumus
• Skatā “Plānotais” varat pievienot nākotnes uzdevumus
• Varat arī skatīt uzdevumus no e-pastiem un Microsoft Planner ar sadaļām "Piešķirts jums" un "Atzīmēts e-pasts"

Ja esat Microsoft 365 Personal, Family vai Business abonents, iespējams, esat pamanījis nelielu atzīmi pastkastes apakšējā labajā stūrī, skatoties uz sānjoslu programmā Outlook tīmeklī. Ja arī noklikšķināsit uz slēdža Izmēģināt jauno Outlook, šī ir saite, kas ļaus jums izmēģināt priekšskatījuma integrāciju ar Microsoft jauno uzdevumu pārvaldības rīku To Do.

Šis rīks var būt noderīgs mazo uzņēmumu īpašniekiem, studentiem, vecākiem vai skolotājiem. Tas var izvilkt jūsu svarīgos e-pasta ziņojumus, kas ir atzīmēti ar karodziņu, parādīt plānotās lietas un pat izvilkt jūsu uzdevumus programmā Microsoft Planner. Tālāk ir sniegts ieskats par to visu un to, kā varat to izmantot, lai palielinātu produktivitāti.

Mana diena un veicamie uzdevumi

Pirmā lieta, kas pamanāma sadaļā To Do, ir tā, kas ir pazīstama kā "Mana diena". Mana diena ir jauna tīra lapa, lai pievienotu noteiktus uzdevumus, kurus vēlaties paveikt katru dienu. Varat manuāli pievienot izplatītus uzdevumus, izmantojot pogu Pievienot uzdevumu, vai arī varat skatīt ieteiktos maršrutus un citus vienumus savai dienai, izmantojot spuldzītes ikonu ekrāna augšdaļā. Ieteikumi tiks grupēti pēc Vakar, Vēlāk un Agrāk, pamatojoties uz to, kad Uzdevumi uzskatīs, ka tie būtu jāpievieno. Varat noklikšķināt uz + ikonas blakus uzdevumam, lai to pievienotu, vai uz apļa lodziņa, lai to pabeigtu. Citas opcijas, kas pieejamas lapā Mana diena, ietver kārtošanas opcijas. Tiks parādītas iespējas kārtot pēc svarīguma, izpildes datuma, alfabēta vai izveides datuma.

Jāatzīmē arī sadaļa "Uzdevumi" sadaļā Uzdevumi. Tas tiek parādīts sānjoslas apakšā un ir saraksts ar visām lietām, kuras esat pievienojis veicamajām darbībām no visām kategorijām, kuras mēs apspriedīsim tālāk.

Svarīgi darbā

Nākamais uzdevums ir tas, kas pazīstams kā “Svarīgi”. Sadaļā To Do ir svarīgi uzdevumi, kurus esat atzīmējis kā steidzamus, piemēram, apmeklējiet šo svarīgo sapulci, atzīmējiet dokumentus vai pat pabarojiet kaķēnus. Tiem tiks pievērsta papildu vizuālā uzmanība, pateicoties zvaigznītes ikonai, ko redzēsit blakus tiem. Tomēr svarīgi uzdevumi darbojas tāpat kā citi uzdevumi. Kad tas ir izveidots, izmantojot pogu Pievienot uzdevumu, tas tiks aizpildīts sarakstā, un jūs varēsit atzīmēt to kā svarīgu ar zvaigznīti. Jūs varēsiet to pabeigt, noklikšķinot uz apļa izvēles rūtiņas. Visiem uzdevumiem, kas atrodas sadaļā To Do, blakus uzdevumam būs arī ikona, kas informēs, no kurienes tas nācis — neatkarīgi no tā, vai tā ir Mana diena vai e-pasts.

Plānots darīt

Trešā joma To Do ir tas, kas ir zināms kā plānots. Kā norāda nosaukums, plānotie uzdevumi ir nākotnes uzdevumi. Šos uzdevumus varat izveidot, izmantojot ikonu +, un pēc tam noklikšķiniet uz pievienot. Pēc pievienošanas varat mainīt izpildes datumu, ar peles labo pogu noklikšķinot un izvēloties citu datumu. Tradicionālais kreisais klikšķis uz uzdevuma tikmēr sniegs atgādinājuma opcijas, darbības un citas iespējas, lai iestatītu citu datumu. Ja nepieciešams, varat pat pievienot failus vai atstāt piezīmes.

Piešķirts jums un atzīmēts kā nepiemērots e-pasts sadaļā Uzdevumi

Ja jūsu mazais uzņēmums vai skola ir abonējusi Microsoft 365 un izmanto Microsoft Planner, šī uzdevuma sadaļa ir paredzēta jums. Sadaļā “Jums piešķirtie” tiks parādīti uzdevumi, ko jums ir piešķīrusi vadība, izmantojot To Do vai Microsoft Planner.

Iespējams, jums tas būs jāredz, sānjoslas uznirstošajā logā noklikšķinot uz pogas Izveidot, lai saistītu Plānotāja kontu ar To Do. Pēc iestatīšanas visi plānotāja uzdevumi tiks parādīti sadaļā Uzdevumi. Jūs pat varat redzēt vecās, noklikšķinot uz . . . un pēc tam izvēlieties Rādīt pabeigtos uzdevumus. Tā ir lieliska, maza funkcija, kas sniedz labu produktivitātes palielinājumu un ļauj apskatīt visus uzdevumus, kas jāpabeidz šajā dienā.

Mēs runāsim arī par sadaļu Atzīmētie e-pasti. Ja pakalpojumā Ourlook esat atzīmējis kādus e-pasta ziņojumus, tie tiks parādīti šajā uzdevumu sadaļā. Šeit varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz uzdevuma, lai to pievienotu sarakstam Mana diena, noņemtu svarīgumu vai mainītu izpildes datumu. Pa to laiku vēlreiz noklikšķinot uz tā, tiks parādīta informācija no ziņojuma un jūs varēsiet to atvērt programmā Outlook. Atkal, tas ir labs īsinājumtaustiņš, lai izvairītos no nepieciešamības noklikšķināt uz vairākām lietām, lai atrastu svarīgo.

Citi To Do aspekti

Mēs esam pieskārušies galvenajiem uzdevuma aspektiem, taču jūs varat arī izmantot pakalpojuma sarakstu funkciju. Kad esat pievienojis uzdevumu sadaļai Uzdevumi, varat izveidot tam sarakstu. Pieņemsim, ja uzdevums ir iepirkties, varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz uzdevuma un pēc tam izveidot tam sarakstu. Saraksts tiks parādīts sānjoslā, un jūs varēsiet pārbaudīt lietas, kad tās aizpildīsit. Tas ir patiešām gudrs veids, kā pārvaldīt sarežģītas situācijas, piemēram, vērtēšanas dokumentus vai pat preču uzskaiti.

Ja jums šķiet noderīgs uzdevums, informējiet mūs tālāk esošajos komentāros. Varat arī apskatīt mūsu ziņu centru , kurā mēs runājam par citām Microsoft 365 programmām un pakalpojumiem.