Veiciet šīs darbības, lai labāk pārvaldītu savus digitālos aktīvus

Runājot par uzņēmuma vadīšanu, jūs drīz atklāsiet, ka daudziem aspektiem ir nepieciešama īpaša uzmanība un analīze. Digitālo aktīvu pārvaldība attiecas uz uzņēmuma digitālo īpašumu organizēšanas procesu. Tas ietver logotipu, attēlus, baltās grāmatas, gadījumu izpēti un vairākus citus satura veidus. Tā kā tie ir vērtīgi uzņēmumam, ir ļoti svarīgi tos uzglabāt un uzraudzīt. Tāpēc mēs jūs iepazīstināsim ar dažiem pārsteidzošiem padomiem par digitālo līdzekļu pārvaldību.

Saturs

• 1 1. Izveidojiet bibliotēku
• 2 2. Saglabājiet drošību kontrolsaraksta augšgalā
• 3 3. Atvieglojiet navigāciju
• 4 4. Izmantojiet uzņēmuma apstiprinātās veidnes
• 5 5. Atbrīvojieties no vecā satura
• 6 6. Konsultējieties ar savu komandu
• 7 7. Apkope ir atslēga

1. Izveidojiet bibliotēku

Var būt grūti atrast svarīgus failus, ja jums nav centralizētas mapes, kurā ir visi nepieciešamie dati. Turklāt tas arī palielina iespēju nepareizi ievietot dokumentus, kuros ir būtiska informācija. Tātad zīmoliem ir jāveido bibliotēka un viss jāglabā vienuviet. Tomēr, ja vēlaties procesu padarīt vēl racionālāku, vislabāk ir izmantot mantru mazāk ir vairāk. Tādā veidā jūs varat nodrošināt ierobežotu piekļuvi datiem dažādiem darbiniekiem.

2. Saglabājiet drošību kontrolsaraksta augšgalā

Neatkarīgi no tā, vai tā ir vizītkarte vai uzņēmuma PDF fails, katrs digitālais īpašums ir vienlīdz vērtīgs. Tāpēc ir ļoti svarīgi tos aizsargāt. Noteikti veltiet pietiekami daudz laika, lai nodrošinātu ar paroli aizsargātu piekļuvi saviem failiem un mapēm. Turklāt regulāri mainiet paroles. Tas nodrošina, ka bijušajiem darbiniekiem nav nekādas informācijas par jūsu uzņēmumu.

3. Atvieglojiet navigāciju

Visbiežāk darbiniekiem kļūst laikietilpīgi, lai pārvietotos pa simtiem failu un mapju, lai atrastu vienu attēlu. Tāpēc, lai izvairītos no neskaidrībām, pārvaldiet un kārtojiet saturu pēc iespējas vienkāršāk.

Bez konkrētas digitālo līdzekļu pārvaldības sistēmas jūsu uzņēmuma sensitīvie dati var būt apdraudēti. Tāpēc ir svarīgi pastāvīgi pārbaudīt darbiniekus, kuriem ir piekļuve failiem. Ja vēlaties pārvaldīt sava zīmola līdzekļus , labākais veids, kā to izdarīt, ir ieguldīt programmatūrā, kas padara procesu daudz vienkāršāku. Jūs atklāsiet, ka tiešsaistē ir pieejamas uzticamas iespējas, kuras jums ir jāizpēta.

Tas ietver datumu, atzīmju, atslēgvārdu pievienošanu un optimālu mapju hierarhiju, kas atvieglo satura personalizēšanu. To vēlāk var izmantot arī citi komandas locekļi.

4. Izmantojiet uzņēmuma apstiprinātās veidnes

Neatkarīgi no tā, vai tā ir PowerPoint prezentācija vai Word dokuments, katram uzņēmumam vai uzņēmumam ir stingra struktūra, kas ir jāievēro. Pats labākais šajās konstrukcijās ir tas, ka tās ir iepriekš uzbūvētas, un tādējādi jūsu darbiniekiem tās nebūs jāpārstrādā atkal un atkal. Tas arī neļauj viņiem pieļaut lielas kļūdas.

Neskatoties uz uzņēmuma apstiprinātu veidni, vienmēr ir iespēja nedaudz mainīt un personalizēt prezentācijas vai dokumentus.

5. Atbrīvojieties no vecā satura

Ir svarīgi atjaunināt apgrozāmos līdzekļus un turēt tos viegli pieejamus. Tomēr daudzi uzņēmumi nejūt vajadzību atbrīvoties no novecojušas informācijas. Viņi pārslogo sistēmas, kas galu galā ietekmē viņu darbinieku produktivitāti.

Digitālo līdzekļu pārvaldības sistēmas galvenais mērķis ir palīdzēt jūsu komandai ātri atrast datus . Bet, ja sistēma ir pārslogota ar nevēlamiem datiem, tas var izrādīties milzīgs šķērslis termiņu ievērošanai un uzdevumu izpildei. Turklāt tas arī aizņem daudz vietas, kas vēl vairāk palēnina meklēšanas efektivitāti.

6. Konsultējieties ar savu komandu

Pirms DAM sistēmas ieviešanas savā organizācijā, labāk par to runāt ar saviem darbiniekiem. Tas noskaidros viņu šaubas un iegūs labāku ieskatu par to, kā tas darbojas. Turklāt iepazīstieties ar visām vadlīnijām, kas mudinās viņus gudri strādāt, izmantojot koplietotās mapes. Sniedziet viņiem īsu informāciju par to, kas var piekļūt dažādiem failiem un mapēm, lai izvairītos no neskaidrībām.

7. Apkope ir atslēga

Kad jūsu digitālo līdzekļu pārvaldības sistēma ir gatava darbam, jums tā ir jāuztur. Tas palīdz atklāt nelielas problēmas un neļauj tām pārvērsties milzīgā haosā. Tā kā digitālie aktīvi nekad nepārstās augt, ir arī ieteicams sekot līdzi tehnoloģijām un iespējamiem draudiem.

Digitālā līdzekļu pārvaldības sistēma palīdz organizācijām reāllaikā kontrolēt svarīgus datus. Tas ļauj piegādāt pareizo saturu īstajiem cilvēkiem. Turklāt darbinieki var viegli izsekot un pārbaudīt, vai sistēma darbojas efektīvi. Ja plānojat to integrēt savā organizācijā, izmantojiet iepriekš minētās darbības.