8 essential Technology Workplace Hacks

Šķiet, ka e-pastiem, zvaniem un uzdevumiem, kas jāpaveic vienas dienas laikā, nekad nav beigas. Bez nelielas palīdzības praktiski nav iespējams turpināt darbu. Mēs izstrādājām sarakstu ar 8 būtiskām darbavietām, kas vērstas uz tehnoloģijām, lai palīdzētu palielināt produktivitāti, vienlaikus saglabājot jūsu veselo saprātu.

1. Iestatiet tālrunī režīmu “Netraucēt”

Gandrīz ikvienam ir instinkts nekavējoties pārbaudīt savu tālruni, kad viņš sajūt vibrāciju kabatā vai dzird klusu tālruņa zvanīšanu. Vienkārši iestatot tālrunī režīmu Netraucēt galvenajās dienas daļās, varat novērst nevajadzīgus traucējumus.

Pastāv iespēja, ka tas, kas bija, var pagaidīt.

2. Lai diktētu, izmantojiet funkciju “Balss uz tekstu”.

Tikai daži cilvēki var rakstīt tik ātri, cik viņi spēj runāt. Izmantojot programmatūru, piemēram, Dragon vai IBM Watson, jūs varēsit veikt uzdevumus daudz efektīvāk.

Pašlaik ir pieejamas vairākas versijas. Tāpēc pat tad, ja strādājat nozarē, kurā ir daudz specifiskas tautas valodas vai žargona, piemēram, medicīnas jomā, jūs joprojām varat iegūt tādu, kas atpazīs katru jūsu teikto vārdu.

3. Izmantojiet zilās gaismas filtrus vai brilles

Šis uzlauzums var būt dzīvības glābējs. Arvien vairāk  pētījumu  liecina, ka laiks, ko cilvēki pavada zilo gaismu izstarojošu avotu priekšā, var radīt negatīvas sekas. Tie var būt no galvassāpēm un acu noguruma līdz miega problēmām.

Zilas gaismas brilles vai monitoru filtri var palīdzēt novērst šīs problēmas ar minimālām izmaksām.

4. Izmantojiet tiešsaistes konferences zvanu programmas

Tādas programmas kā Slack un Whatsapp var būt milzīgs ieguvums komandas produktivitātei. Tie piedāvā iespēju vienmēr būt savienotam. Tagad vairs nav jāgaida atbildes e-pasts. Varat izveidot atsevišķas grupas, lai iekļautu tikai nepieciešamos komandas dalībniekus. Tā kā ir darbvirsmas un mobilās lietojumprogrammas, varat iestatīt sapulces neatkarīgi no tā, kur pašlaik atrodas jūsu komanda.

Ja nepieciešams videozvans, ir daudz iespēju, tostarp MS Team, Zooom vai Skype biznesam. Tie visi piedāvā viegli lietojamus formātus, lai jūsu komanda varētu strādāt kopā.

5. Kopīgojiet Outlook kalendārus

Šis uzlauzums, iespējams, ir viens no visvieglāk aizmirstamajiem. Ikreiz, kad notiek tikšanās, mēģinājums atrast vispiemērotāko laiku var radīt grūtības. Vienkārši kopīgojot perspektīvas kalendāru, katrs komandas dalībnieks varēs redzēt, ko dara citi dalībnieki. Tas samazinās saziņas apjomu, kas nepieciešams, lai ieplānotu sapulces, un kā papildu bonuss tas ir vienkāršs veids, kā atcerēties ikviena dzimšanas dienu.

6. Makro izmantošana darbplūsmas pilnveidošanai

Makro izmantošana patiešām var palīdzēt racionalizēt atkārtotus uzdevumus, kas ir daļa no jūsu dienas. Gan Microsoft Suite, gan Google dokumenti spēj palaist pielāgotus makro. Pavadiet dažas minūtes, lai uzzinātu, ko viņi var darīt jūsu labā, un jūs varat vērot, kā jūsu produktivitāte ātri palielinās.

7. Katru dienu izveidojiet prioritāro uzdevumu sarakstus

Izveidojot prioritāru uzdevumu sarakstu sev un jūsu komandai, jūs varat nodrošināt, ka visi tiek galā ar uzdevumu.

Ir daudzas lietotnes, kas jums palīdzēs to izdarīt. Vienkārši meklējiet vēlamo lietotņu veikalu. Pēc tam sāciet, izveidojot sarakstu ar visu, kas jāpaveic, ievērojot katras rindas vienības termiņu. Pēc tam sadaliet vienumus kategorijās; steidzami un svarīgi, svarīgi, bet ne steidzami, steidzami, bet nav svarīgi un ne svarīgi vai steidzami.

Kad tas būs izdarīts, būs viegli izlemt, kas ir jādara un kas var gaidīt. Atzīsim: daudz no tā, ko mēs varam darīt, ir lietas, kas var pagaidīt.

8. Paņemiet tehniskos pārtraukumus

Lai gan tas tehniski nav tehnoloģisks uzlauzts, tas ir lielisks mentāls uzlauzums. Reizi stundā paņemiet nelielu pārtraukumu. Pacelieties no rakstāmgalda un izstaipieties vai ejiet pie ūdens dzesētāja. Vienkārši uz dažām minūtēm atkāpjoties no tehnoloģijām, jūs varat daudz efektīvāk atiestatīt un ķerties pie uzdevuma.

Tomēr šim uzlauzumam ir atslēga. Neatpūtieties no tehnoloģijām, izmantojot tālruni vai pārbaudot e-pastu.

Tas ir pārtraukums no uzdevuma, nevis pārtraukums no tehnoloģijām. Izmēģiniet to un, ja nešķiet, ka varat piecelties reizi stundā, izmēģiniet  20-20-20 noteikumu . Ik pēc 20 minūtēm tiek ņemts pārtraukums, lai 20 sekundes koncentrētos uz kaut ko, kas atrodas 20 pēdu attālumā. Vienkārši uz dažām sekundēm koncentrējoties uz kaut ko tālāk, tas var palīdzēt jums koncentrēties.

Pēdējās domas

Mūsdienu pasaulē mēs visi cenšamies būt pēc iespējas efektīvāki. Izmēģiniet šos hacks. Jūs noteikti redzēsit savu produktivitātes pieaugumu.