Turite problemų tvarkant dokumentus?

Kai užsiimate verslu, dokumentų tvarkymas kartais gali būti jūsų egzistavimo bėda. Nuo didelių failų iki daugybės el. laiškų – dirbti su tiek informacijos gali būti sunku valdyti, ypač kai terminai skraido iš įvairių pusių.

Problema ta, kad rinkoje yra tiek daug įrankių, kurie žada jums padėti, bet pridarys daugiau žalos nei naudos. Štai keletas paprastų būdų, kaip efektyviai tvarkant dokumentus padėti sumažinti streso lygį ir sutaupyti pinigų.

Turinys

• 1 Efektyvaus dokumentų valdymo privalumai
• 2 Kokie yra keli paprasti žingsniai, padedantys geriau tvarkyti dokumentus?
  • 2.1 1. Nustatykite savo failų valdymo procedūrą
  • 2.2 2. Sukurkite failo planą ir tvarkaraštį
  • 2.3 3. Sutvarkykite esamus failus
  • 2.4 4. Pašalinkite pasenusius ir perteklinius failus
  • 2.5 5. Sudarykite sandėliavimo ir šalinimo planus
  • 2.6 6. Užtikrinti reguliarią techninę priežiūrą

Efektyvaus dokumentų valdymo privalumai

Užduočių ar dokumentų planavimas, tvarkymas ir net tvarkymas yra didžiulis darbas. Yra daugybė paslaugų teikėjų, kurie gali tai atimti iš jūsų lėkštės, tačiau kokia yra efektyvaus dokumentų valdymo nauda?

• Teisės pažeidimų prevencija
• Geriau išnaudoti biuro patalpas
• Pagerinta prieiga prie dokumentų
• Konfidencialios informacijos apsauga
• Sumažėjusios kasdienės veiklos sąnaudos
• Padidėjęs biuro efektyvumas
• Sumažėjo klientų skundai

Kokie paprasti žingsniai padės geriau tvarkyti dokumentus?

Tvarkyti dokumentus nėra lengva užduotis. Atsiradus internetui, mūsų žinioje dabar yra informacijos ir komunikacijos gausa. Viskas internete – nuo filmų atsisiuntimo iki bakalėjos prekių pirkimo. Dėl šios priežasties dokumentų tvarkymas tapo sudėtingesnis nei bet kada anksčiau.

Yra keletas įrankių / programinės įrangos, skirtų įvairiems dokumentams tvarkyti, kuriuos kasdien naudoja verslas. Įprastiems dokumentams turime dokumentų valdymo sistemą, o sutarčių valdymo sistema geriausiai tinka konkretiems dokumentams, pavyzdžiui, sutartims. Tačiau šie paprasti veiksmai yra veiksmingi visoms dokumentų formoms.

1. Nustatykite savo failų valdymo procedūrą

Daugelis įmonių turi daugybę dokumentų, kuriuos joms reikia sekti bet kuriuo metu, tačiau neįsivaizduoja, kaip gerai juos seka, jau nekalbant apie tai, ką su jais daryti, kad prireikus būtų lengviau pasiekti. Pats pirmas dalykas, kurį turėtų padaryti visos įmonės, yra nustatyti dokumentų tvarkymo tvarką.

Tai pasiekiama sukuriant konkrečias gaires ir procesus, kurių ketinate vadovautis tvarkydami dokumentus. Reikėtų skirti laiko atidžiai paaiškinti, kokius dokumentus reikia saugoti. kokie dokumentai reikalingi kasdien, kiek laiko dokumentas turi būti saugomas ar kada jį reikia išmesti.

2. Sukurkite failų planą ir tvarkaraštį

Norėdami sėkmingai tvarkyti dokumentus, laikykitės failų plano ir tvarkaraščio. Tai sukurs nuoseklumą ir padės tapti produktyvesniems jūsų versle. Nesvarbu, ar sprendžiate kliento problemą, ar siunčiate klientui sąskaitą, visi šie dalykai turi būti įtraukti į aplankus. Failai turėtų būti kuo dažniau pridedami prie programos, kurią naudojate dokumentams tvarkyti.

3. Sutvarkykite esamus failus

Esamų failų tvarkymas yra puikus būdas pradėti tvarkyti dokumentus. Nesvarbu, ar ketinate pirkti programinę įrangą, ar ne, pirmiausia svarbu sutvarkyti turimus dokumentus.

Tai suteiks jums idėją apie tai, kokių dokumentų valdymo sistemos komponentų norite ir ką tiksliai jie padarys už jus.

Tai taip pat padės sužinoti, ar jums reikia programinės įrangos, ar galite tiesiog pasikliauti rašikliu ir popieriumi tvarkydami dokumentus.

4. Išmeskite pasenusius ir perteklinius failus

Kiekvienas paprastai savo kompiuteriuose turi keletą failų, kurie yra pasenę arba nebereikalingi. Deja, šie failai linkę kauptis dideliais kiekiais. Labai svarbu atsikratyti senesnių versijų ir sužinoti, kur išsaugotos perteklinės kopijos . Taip pat svarbu vengti tų pačių failų įrašymo vėl ir vėl.

5. Sudarykite sandėliavimo ir šalinimo planus

Norėdami tinkamai tvarkyti savo dokumentus, turite nustatyti, kas yra svarbu ir ką galima laikinai archyvuoti praėjus tam tikram laikui. Štai kodėl turėtumėte susiplanuoti saugojimo ir šalinimo planus, kad jūsų dokumentai neplukdytų.

6. Užtikrinkite reguliarią techninę priežiūrą

Svarbu reguliariai prižiūrėti savo verslo dokumentus, pvz., nuosavybės teises ir sutarčių įrašus. Šie dokumentai greitai kaupiasi, todėl prireikus juos būtų sunku rasti. Todėl būtina turėti organizuotą verslo dokumentų tvarkymo sistemą.

Kadangi beveik visi šiandien dirba su kompiuteriais ir auga mobilieji telefonai, gerai organizuoto ir saugaus dokumentų valdymo svarba yra itin svarbi. Tačiau mes visi susidursime su failų tvarkymu. Svarbu turėti tinkamus įrankius ir saugiai saugoti informaciją.

Galbūt net nesuvokiate, kaip lengva prarasti informaciją arba kad šiuo metu ją laikote netinkamoje vietoje. Yra daug įvairių valdymo ��rankių , kurie padės tinkamai saugoti failus. Todėl verta stebėti, kaip jūsų verslas auga, kad įsitikintumėte, jog veiksmingai sprendžiate visus verslo aspektus, įskaitant failų tvarkymą.