Svona geta upplýsingatæknistjórar eytt Office 365 reikningum og notendum

Hér er hvernig upplýsingatæknistjórnendur geta eytt gömlum Office 365 reikningum og einnig fjarlægt leyfi til að forðast að borga fyrir ónotaða/eyddu notendareikninga.

Farðu á Microsoft 365 Admin Center

Gakktu úr skugga um að kveikt sé á rofanum Prófaðu nýja stjórnunarmiðstöðina efst

Smelltu á Notendur í hliðarstikunni, veldu notandann sem á að eyða og veldu Eyða notanda

Farðu á innheimtusíðu Microsoft 365 Admin Center

Smelltu á síðuna Vörur og þjónusta

Veldu áskriftina og veldu síðan Bæta við/fjarlægja leyfi til að eyða leyfinu.

Alltaf þegar einhver hættir í starfi eða er ekki lengur hjá fyrirtæki er skynsamlegt að eyða gögnum þeirra og fjarlægja þau úr Office 365. Þetta losar ekki aðeins um pláss fyrir framtíðarstarfsmenn heldur kemur það í veg fyrir að notandinn fari til baka og fái aðgang að gögnunum sínum. Það útilokar einnig að borga auka Office 365 áskriftargjald fyrir notandann. Í þessari handbók munum við skoða hvernig upplýsingatæknistjórnendur geta eytt gömlum Office 365 reikningum.

Nokkrar upplýsingar

Áður en farið er út í eitthvað, munum við nefna að þetta er aðeins leiðbeiningar fyrir upplýsingatæknistjóra. Aðeins fólk sem hefur almennt Office 365 stjórnanda- eða notendastjórnunarheimildir fyrir fyrirtæki eða skóla getur eytt notendareikningum. Það er líka athyglisvert að upplýsingatæknistjóri hefur aðeins 30 daga til að endurheimta reikninginn áður en gögnum notandans er eytt varanlega.

Við munum einnig nefna að jafnvel þótt þú eyðir Office 365 notanda muntu samt borga fyrir leyfi hans. Þú þarft að taka það aukaskref að hætta að borga fyrir leyfið eða færa það til annars notanda, til að forðast að borga aukalega.

Ef það er áhyggjuefni að missa mikilvægar fyrirtækisupplýsingar eru leiðir til að taka öryggisafrit af gögnum fyrrverandi notanda ef þörf krefur. Að lokum er enn hægt að halda tölvupósti notandans áður en þú eyðir reikningnum með því að færa tölvupóstinn á annan stað. Upplýsingatæknistjórnendur með Office 365 áskrift á fyrirtækisstigi geta einnig varðveitt pósthólfsgögn eydds Office 365 notendareiknings með því að breyta því í óvirkt pósthólf.

Skref 1: Eyða notanda

Ef þú ert að eyða notandareikningi sem þú hefur breytt í sameiginlegt pósthólf þarf að huga sérstaklega að áður en notanda er eytt. Það er líka sérstakt tillit ef þú hefur sett upp áframsendingu tölvupósts á reikningnum.

Ástæðan afhverju? Þegar einstaklingur svarar skilaboðum sem send eru í sameiginlega pósthólfið virðist tölvupósturinn vera úr sameiginlega pósthólfinu en ekki frá einstökum notanda. Að auki fer framsending tölvupósts einnig eftir því að raunverulegur reikningur sé enn virkur og ef þú eyðir reikningnum verður pósthólfið óvirkt. Við þessar aðstæður mælir Microsoft með því að þú hættir að borga fyrir leyfið í stað þess að eyða reikningnum (sem við lýsum í næsta kafla.)

Engu að síður, til að byrja með að eyða Office 365 reikningi eða notanda, þarftu að heimsækja Microsoft 365 Admin Center . Héðan viltu ganga úr skugga um að kveikt sé á rofanum Prófaðu nýja stjórnunarmiðstöðina efst. Þú getur síðan smellt á Notendur í hliðarstikunni, valið notandann sem þú vilt eyða og valið Eyða notanda.

ÞAÐ stjórnendur með ítarlegri reynslu geta einnig fjarlægt marga notendur á sama tíma með Remove-MsolUser PowerShell cmdlet. Við munum ekki fara út í tæknilega þætti þess, en þú getur lesið um það hér ef þú vilt .

Skref 2: Hættu að borga fyrir leyfið sitt

Aftur, að eyða Office 365 reikningi þýðir samt að þú munt borga fyrir leyfið. Þú getur hætt að borga fyrir leyfið með því að gera eftirfarandi. Þú vilt fyrst fara á innheimtusíðu Microsoft 365 Admin Center . Síðan viltu smella á Vörur og þjónusta síðuna. Þú getur síðan valið áskriftina og síðan valið Bæta við/fjarlægja leyfi til að eyða leyfinu. Þú getur líka endurúthlutað leyfinu til einhvers annars af sömu síðu, ef þörf krefur. Vertu bara meðvitaður um að það verður ekki úthlutað einhverjum sjálfkrafa.

Aðrar athugasemdir

Það fer eftir aðstæðum þínum, þú gætir ekki fjarlægt samsvarandi leyfi þegar þú hefur fjarlægt Office 365 notanda (í þessu tilviki gætirðu samt endurúthlutað leyfinu sem nú hefur verið losað til nýs notanda). Þetta gerist ef þú hefur keypt leyfi í gegnum samstarfsaðila eða magnleyfi. Þú gætir líka ekki getað fjarlægt leyfi ef þú ert að borga fyrir ársáætlun eða ef þú ert í miðju innheimtuferli. Í þessu tilviki muntu ekki geta fjarlægt leyfið úr áskriftinni þinni fyrr en skuldbindingu þinni er lokið. Þú getur lært meira um að eyða Office 365 reikningum frá Microsoft hér .