Inbox Zero: Allt sem þú þarft að vita

Innhólf tölvupósts—hvað er það fyrsta sem þér dettur í hug eftir að hafa heyrt þetta hugtak? Jæja, sum ykkar hljóta að vera farin að sjá fyrir sér yfirfullt pósthólf með þúsundum kynningarpósta sveima yfir skjánum, ekki satt? Svo, hvenær var síðast þegar þú reyndir að þrífa pósthólfið þitt? Mörg tölvupóstskeyti halda áfram að liggja í pósthólfinu okkar í mörg ár og ár, og því miður gerum við ekki neitt í því.

Talandi um tölvupóststjórnun, Inbox Zero er ný nálgun sem miðar að því að halda pósthólfinu þínu tómu. Og með tómum er ekki átt við að það hafi algerlega núll fjölda tölvupósta. Reyndar er Inbox Zero meiri ströng stefna sem heldur utan um pósthólfið þitt á áhrifaríkan hátt til að auka og auka framleiðni þína. Hljómar áhugavert, er það ekki? Veltirðu fyrir þér hvað er Inbox Zero og hvernig getur maður náð því? Ekki hafa áhyggjur! Þú ert kominn á réttan stað. Í þessari færslu munum við tala um Inbox Zero og allt annað sem snýst um þetta hugtak.

Myndheimild: Hjálparskáti

Byrjum.

Hvað er Inbox Zero?

Hugmyndin um Inbox Zero var kynnt aftur árið 2006, af frægum framleiðnisérfræðingi þekktur sem Merlin Mann. Þegar kemur að því að skilja nálgunina við Inbox Zero, þá þarf fyrst að skilja að með Zero í hugtakinu „Inbox Zero“ vísar ekki til þess að hafa tómt pósthólf.

Þar sem tölvupóstur hefur orðið einn öflugasti samskiptamátinn með tímanum, þá er þetta eina trausta og áreiðanlega uppspretta þess hvernig einhver reynir að hafa samband við þig. Hvort sem það eru viðskiptavinir þínir í vinnunni eða kynningarmarkaðsmenn, næstum allir í kring miða tölvupósthólfið þitt með skilaboðum sínum. Ímyndaðu þér hversu hræðilegt það er þegar við opnum tölvupósthólfið okkar eftir frí? Tonn af ólesnum stanslausum tölvupóstskeytum eru að troðast í pósthólfið okkar og stara beint í gegnum okkur og bíða eftir svörum. Og með tímanum eykst fjöldi tölvupósta sem maður fær aðeins sem gerir pósthólfið okkar enn sóðalegra.

Myndheimild: Kinkread Tech

Svo, hvað nákvæmlega er Inbox Zero? Ef við reynum að skilja það á einfaldan hátt, þá er Inbox Zero tölvupóststjórnunarstefna sem miðar að því að skipuleggja pósthólfið okkar. Lokamarkmið þess að hafa pósthólf núll er þegar þú ert með núll ólesinn tölvupóst í pósthólfinu þínu og öllum tölvupóstum er svarað á réttan hátt, lesið, merkt eða hvaða nauðsynlegar aðgerðir sem það krefst ætti að vera í raun gripið til.

Sjá einnig:-

Hvernig á að stjórna PST skrá í Microsoft Outlook Microsoft Outlook er mjög góður miðill til að samstilla allan tölvupóstreikninginn þinn á einum stað. Það geymir allar upplýsingar...

Hvernig getur Inbox Zero aukið framleiðni okkar?

Ímyndaðu þér að þú eigir annasaman dag í vinnunni þegar þú átt fullt af óafgreiddum verkefnum til að sinna á daginn. Og svo um leið og þú skráir þig inn á tölvupóstreikninginn þinn sérðu fullt af tölvupóstum sem bíða eftir að þú svarir. Þú vilt örugglega ekki kirsuber ofan á, ekki satt? Jafnvel þegar þú reynir að sinna öðrum verkefnum þínum, munu þessir ólesnu tölvupóstar halda áfram að trufla þig í hnakkanum.

Að fylgja Inbox Zero nálgun er það rétta þegar kemur að því að auka framleiðni þína. Ef þú vilt ekki að framleiðni þín þjáist, ættir þú að nota Inbox Zero stefnuna. Taktu þér smá tíma úr annasömu dagskránni þinni og gerðu nauðsynlegar aðgerðir til að losna við öll þessi ólesnu tölvupóstskeyti úr pósthólfinu þínu. Hér eru nokkrar helstu aðgerðir í tölvupósti sem þú getur gert til að ná Inbox Zero stefnu.

Inbox Zero Strategies

Myndheimild: Tech Soup Canada

• Eyða: Er tölvupósturinn viðeigandi fyrir þig? Ekki einu sinni Zilch! Eftir hverju ertu þá að bíða? Pikkaðu á eyða hnappinn og sendu tölvupóstinn strax í ruslið.
• Fulltrúi: Hefur viðkomandi tölvupóstur eitthvað með þig að gera? Ef já, svaraðu þá. Og ef það krefst athygli einhvers annars, framseldu tölvupóstinn strax með því að senda hann til viðkomandi.
• Skjalasafn: Það eru nokkrir tölvupóstar sem krefjast ekki athygli þinnar strax en innihalda mikilvæg skilaboð. Til að takast á við slíka tölvupósta er besta aðgerðin að grípa til "Archive" svo þú getir nálgast þá í framtíðinni hvenær sem þú vilt.
• Svara: Jafnvel þó að þú sért á þrotum í tíma og ef tölvupóstur krefst brýnnar athygli þinnar skaltu ekki fresta því að svara honum. Það tekur varla tvær mínútur af tíma þínum að semja svar, ekki satt? Svo, hvers vegna að bíða allan daginn með að gera það og þjást af framleiðni þinni? Gerðu það strax!

Niðurstaða

Sama hvaða ofangreinda Inbox-Zero stefnu þú notar, hún mun örugglega leyfa þér að öðlast hugarró. Að takast á við ólesna tölvupósta mun einnig auka framleiðni þína þar sem þú þarft einu minna að hafa áhyggjur af á daginn. Við vonum að þessi færsla hafi hreinsað allar efasemdir þínar um hvað Inbox Zero er og hvernig hægt er að ná því til að stjórna pósthólfinu þínu. Svo, hvað finnst þér um þessa tölvupóststjórnunarstefnu? Ekki hika við að deila innsýn þinni og athugasemdum í athugasemdareitnum hér að neðan.