Hvernig á að taka fundarglósur um Microsoft Teams

Núna vitum við að myndbandssamstarfsþjónusta er komin til að vera og forrit eins og Microsoft Teams hafa verið í fremstu röð til að bjóða upp á fjarfundalausnir með nokkrum notendum eftir því daglega. Þó að myndsímtöl séu aðalþáttur hvers kyns ráðstefnuþjónustu, þá er fullt af öðrum hlutum sem stuðla að því að gera vinnu þína þægilegri og auðveldari. 

Einn slíkur eiginleiki er hæfileikinn til að taka minnispunkta á fundi og fá fljótt aðgang að þeim hvenær sem er í framtíðinni. Í þessari færslu munum við hjálpa þér að skilja hvernig fundarskýrslur í Microsoft Teams eru gagnlegar og hvernig þú getur byrjað að nota þær. 

Tengt: Hvernig á að nota Verkefnastikuspjall á Windows 11

Innihald

• Af hverju að taka fundarskýrslur um Microsoft Teams?
• Hver getur notað fundarskýrslur í Microsoft Teams?
• Hvernig á að taka fundarglósur um Microsoft Teams
  • Fyrir/eftir fund
  • Á fundartíma
• Hvernig á að fá aðgang að minnismiðunum þínum eftir fund

Af hverju að taka fundarskýrslur um Microsoft Teams?

Þó að þú gætir notað Notepad- eða Sticky Notes-forrit tölvunnar þinnar til að fjalla um fundargerðir, gætirðu átt erfitt með að skipta á milli beggja forritanna þegar fundur er í gangi eða að leita að einni ákveðnu minnismiða sem vísar beint á umræðuna sem tók sæti á fundi. 
Þetta er þar sem valmöguleikinn fyrir fundarskýrslur kemur inn í myndina. Microsoft Teams er með innfæddan fundarglósur sem gerir þér kleift að búa til minnispunkta fyrir tiltekinn fund á meðan hann er í gangi. Þú getur fanga það sem er að gerast á fundi eða deilt eigin hugsunum eða skoðunum á tiltekinni umræðu inni í fundarskýrslum sem eru búnar til. 

Fundarskýringarnar sem þú býrð til verða sýnilegar og aðgengilegar öðrum fundarmönnum, sem gerir það auðvelt að greina og bera saman mismunandi útfærslur á hverri umræðu. Þessum minnispunktum er auðvelt að deila með tenglum sem allir á fundinum geta notað til að fá skjótan aðgang að fundarglósunum án þess að leita að þeim handvirkt. 

Hver getur notað fundarskýrslur í Microsoft Teams?

Þó að auðvelt sé að fanga fundarskýrslur í Microsoft Teams er möguleikinn á að fá aðgang að þeim háður nokkrum þáttum:

• Þátttakendur í fundi geta aðeins hafið eða fengið aðgang að fundargögnum ef þeir eru til staðar í sama skipulagi og skipuleggjandi eða gestgjafi fundarins. 
• Aðeins er hægt að nálgast fundargerðir inni á fundum þar sem þátttakendur eru aðeins allt að 100. Þó að staðalstærð Teams funda sé 350 þátttakendur, verður þú að takmarka umræðuna við aðeins 100 ef þú vilt nota fundarskýrslur fyrir tiltekna lotu. 
• Þátttakendur sem komust inn á fundinn áður en fundarrit voru tekin munu hafa beinan aðgang að minnispunktunum. Þeir sem koma inn á fundinn eftir að fundargerðir hafa verið búnar til þurfa að óska ​​eftir aðgangi að fundargerðunum. Þegar þeir gera það mun fundarstjóri fá tölvupóst þar sem þeir eru beðnir um að samþykkja aðgang að athugasemdum fyrir fólkið sem hefur óskað eftir því.

Tengt: Hvernig á að setja upp og nota Breakout Rooms á Microsoft Teams

Hvernig á að taka fundarglósur um Microsoft Teams

Möguleikinn á að búa til fundarskýrslur verður tiltækur bæði fyrir, á meðan og eftir fund í Microsoft Teams. Fylgdu skrefunum hér að neðan til að byrja að taka fundarglósur um báðar aðstæður. 

Fyrir/eftir fund

Athugið : Þú getur tekið fundarglósur fyrir fund þegar fundurinn er búinn til í einkaeigu en ekki inni á rás liðs. Glósur sem þú vilt búa til eftir fund þar sem glósur hafa ekki enn verið búnar til er einnig hægt að gera inni í einkaspjallþráðum þínum og ekki inni á rás. 

Til að taka fundarglósur fyrir eða eftir fund, opnaðu Microsoft Teams skjáborðsbiðlarann ​​og smelltu á Spjall flipann á vinstri hliðarstikunni og veldu einn af fundunum sem þú vilt taka minnispunkta á. 

Þegar samtalið hleðst upp á hægri glugganum skaltu smella á flipann 'Fundarskýringar' efst. 

Athugið : „Fundarminningar“ flipinn efst mun ekki birtast inni á rásum þar sem þú hefur ekki búið til neinar fundargreinar áður. Þú getur hins vegar bætt fleiri hlutum við glósurnar sem þú hefur þegar búið til. 

Inni í fundarskýrslum skaltu velja valkostinn 'Taktu minnispunkta'.

Nú geturðu búið til athugasemdir þínar með því að bæta við titli og hugsunum þínum og umræðum í hluta sem birtist.

Þú getur bætt við fleiri athugasemdum hér með því að smella á '+' táknið fyrir neðan hluta. 

Á fundartíma

Til að taka fundarglósur inni á fundi þarftu fyrst að fara inn á fund á Microsoft Teams. Þegar þú ert inni á fundarskjánum, smelltu á 3-punkta táknið efst þar sem þú opnar aðrar fundarstýringar. 

Þegar fellivalmynd birtist á skjánum skaltu velja valkostinn 'Fundarminningar'. 

Þetta mun opna fundarskýringarstikuna hægra megin. Smelltu hér á hnappinn „Gerðu athugasemdir“ hér að neðan. 

Þú verður nú fluttur aftur í Microsoft Teams gluggann þinn með núverandi rás þína opna. Inni í þessum glugga ættirðu að sjá nýjan 'Fundarminningar' flipa efst, ef hann var ekki búinn til áður. 

Hér geturðu fjallað um framvindu fundarins með því að gefa honum titil og nefna síðan markmið, athugasemdir og málefnaleg atriði undir titlinum.

Þú getur búið til eins margar athugasemdir og mögulegt er með því að bæta við nýjum hlutum með frekari upplýsingum með því að smella á 'Bæta við nýjum hluta hér' valkostinn.

Allar athugasemdir þínar verða nú sýnilegar og aðgengilegar öðrum sem eru á fundinum. 

Hvernig á að fá aðgang að minnismiðunum þínum eftir fund

Þátttakendur sem hafa aðgang að fundargerðunum geta skoðað allar athugasemdir sem aðrir hafa búið til á fundinum. Það eru þrjár leiðir sem þú getur fengið aðgang að fundarskýrslum þínum á Microsoft Teams - inni í Teams rásinni þinni, inni í Teams dagatalinu eða inni á Wiki flipa rásar efst. 

Skoðaðu athugasemdir inni á Teams Channel 

Auðveldasta leiðin til að fá aðgang að athugasemdunum þínum er á rás liðsins þíns þar sem þær verða sýnilegar samhliða fundarlotunni inni á rásinni. Til að sjá fundargerðina þína, smelltu á Teams flipann frá vinstri, veldu Team og veldu síðan rásina þar sem athugasemdirnar voru búnar til.

Inni á þessari rás, skrunaðu upp eða niður að fundinum þar sem athugasemdir voru gerðar. Þegar þú finnur tiltekna fundinn skaltu smella á pappírsklemmu táknið efst í hægra horninu inni í fundarreitnum. 

Liðin munu nú stækka fundinn og þú getur séð athugasemdirnar sem þú gerðir undir tilteknum fundi undir textanum 'Búið til minnispunkta fyrir þennan fund' fyrir neðan tímastimpilinn 'Fundur byrjaður' inni á rásþræðinum. Til að skoða þessar athugasemdir, smelltu á 'Sýna athugasemdir á öllum skjánum' valmöguleikann inni í stækkaða fundarreitnum. 

Þú ættir nú að geta séð minnispunktana birtast beint á flipanum 'Fundarminningar'. 

Skoðaðu athugasemdir inni á flipastiku Teams Channel

Önnur leið til að nálgast fundarskýrslur sem voru búnar til inni á rásarfundi er inni á flipastiku rásarinnar efst. Til að komast hingað, smelltu á Teams flipann til vinstri og veldu síðan Team > Rás þar sem glósurnar þínar voru búnar til í Teams hliðarstikunni til vinstri. 

Þegar rásþráður liðsins hleðst upp geturðu smellt á 'Fundarminningar' flipann efst. 

Þetta ætti að opna fundarskýringaflipann og þú ættir nú að geta séð allar athugasemdir sem eru búnar til undir þessari tilteknu rás. 

Skoða athugasemdir í einkaspjalli

Ef þú áttir einkafund með einhverjum í Microsoft Teams geturðu nálgast athugasemdirnar sem voru búnar til á þessum fundi í spjallþráðunum þínum á Microsoft Teams. Til að fá aðgang að þessum einkafundarglósum, smelltu á 'Spjall' flipann vinstra megin og opnaðu fundarviðburðinn sem þú eða einhver annar á fundinum bjóst til minnispunkta um frá Chat hliðarstikunni vinstra megin. 

Þegar fundarviðburðurinn opnast geturðu séð athugasemdirnar sem voru búnar til á meðan á fundinum stóð með því að smella á flipann 'Fundarminningar' efst. Þú ættir nú að sjá allar athugasemdir sem voru búnar til undir þessum valda fundarviðburði á núverandi skjá. 

Það er allt sem þarf að vita um fundarskýrslur í Microsoft Teams. 

TENGT

• Hvernig á að setja upp og nota Breakout Rooms á Microsoft Teams
• Hvernig á að fjarlægja Microsoft Teams Chat af verkefnastikunni á Windows 11
• Samþætting Windows 11 Teams: Hvernig á að fá og nota spjall frá verkefnastikunni
• Vinnur Otter með Microsoft Teams?
• Hvað er persónulegur reikningur í Microsoft Teams?