Hvernig á að stilla utan skrifstofu í Google dagatali

Tilkynning um fráveru í Google Dagatali gerir þér kleift að sýna framboð þitt, eða óaðgengi, eftir atvikum. Þú getur auðveldlega látið fólk vita að þú sért ekki á skrifstofunni og hversu lengi þú gætir verið í burtu. Þegar þú notar þennan eiginleika hafnar Google dagatal fundum sjálfkrafa þar til þú kemur aftur.

Notkun Google dagatals utan skrifstofu eiginleika

Þegar þú þarft að fara út af skrifstofunni þinni er sanngjarnt að láta þá vita sem gætu þurft að hafa samband við þig. Þetta gætu verið viðskiptavinir eða samstarfsmenn. Með því að nota Google Calendar utan skrifstofa eiginleikans geturðu gert þetta auðveldlega.

Uppsetning á tölvu

Með því að nota tölvu geturðu sett upp Google Calendar utan skrifstofu með auðveldum hætti. Ábending: Chrome gerir þér kleift að fá aðgang að öllum Google forritunum þínum á nýjum flipa eða gluggasíðu.

1. Opnaðu Google dagatal.
   
2. Veldu „Búa til“.
   
3. Veldu „Útaf skrifstofu“.
   
4. Sláðu inn dagsetningar viðburðarins. Þér er frjálst að bæta við ákveðnu tímabili líka.
   
5. Hægt er að breyta stillingum fyrir höfnun og þú getur bætt við höfnunarskilaboðum.
   
6. Veldu „Vista“.
   

Uppsetning á Android og iOS

Þessi Google Calendar eiginleiki er einnig hægt að setja upp auðveldlega með Android og iOS tækjum. Þú getur unnið að því hvar sem þú ert.

1. Opnaðu Google dagatal.
   
2. Bankaðu á „Búa til“ neðst, sýnt með plúsmerki.
   
3. Bankaðu á „Útaf skrifstofu“.
   
4. Veldu dagsetningarnar sem þú ætlar að vera frá störfum. Ef þú vilt geturðu líka tilgreint tímann.
   
5. Bankaðu á vista
   

Þessi eiginleiki gerir þér kleift að skipuleggja viðburði utan skrifstofu sem endurtaka sig umfram valinn tíma og dag. Með því að bæta við utan skrifstofu í Google dagatalið þitt sem viðburð mun dagatalið hafna öllum viðburðaboðum sem skarast við þann tíma. Þessi aðferð utan skrifstofu gerir þér kleift að aftengja og hætta að fá fundarbeiðnir.

Athugið: Þessi eiginleiki er í boði fyrir Google Workspace í gegnum skóla eða vinnu. Það virkar ekki með persónulegum reikningum.

Setja upp Google dagatal utan skrifstofu fyrir vinnutíma

Google Calendar gerir þér kleift að sérsníða tímasetningu vinnutíma. Áður fyrr þurfti að stilla vinnutíma fyrir eitt tímabil og endurtaka það síðan fyrir aðra daga vikunnar. Google Calendar gerir þér kleift að sérsníða vinnutíma fyrir alla daga vikunnar. Einnig er hægt að deila dagatölum.

Þegar þú stillir vinnutímann þinn, og einhver reynir að skipuleggja fund utan þess tíma, verður sjálfvirk tilkynning send út þar sem honum er tilkynnt að þú sért ekki tiltækur.

Annar gagnlegur eiginleiki er geta Google Calendar til að ákvarða vinnutíma sjálfkrafa. Þetta er byggt á áætlunarferli þínum. Ef tillögurnar eru ekki nákvæmar er hægt að breyta þeim.

Við uppsetningu skrifstofutíma skipta tímabelti ekki máli. Þess í stað ályktar Google sjálfkrafa um tímabeltin. Þetta útilokar mögulegan rugling.

Setja upp sjálfvirkt svar þegar þú ert ekki á skrifstofu

Sumir kalla líka tilkynningu utan skrifstofu orlofssvar og það er skynsamlegt að bæta einu við þegar þú ert að fara í burtu. Það er tiltölulega auðvelt að setja upp Gmail reikninginn þinn fyrir sjálfvirk svör.

Uppsetning á tölvu

Að setja upp sjálfvirkt svar á tölvunni þinni felur í sér nokkur skref. En ef þú gerir það rétt færðu þá niðurstöðu sem þú vilt.

1. Opnaðu Gmail.
2. Veldu tannhjólstáknið efst til að opna stillingar.
   
3. Veldu „Sjá allar stillingar“.
   
4. Skrunaðu niður að „Fríviðbragð“.
   
5. Smelltu á „Vacation responder on“.
   
6. Sláðu inn tímabil, efnislínu og skilaboðin þín.
   
7. Ef þú vilt að frísvarið þitt sjáist aðeins af tengiliðum þínum skaltu haka við reitinn fyrir neðan skilaboðin þín.
   
8. Veldu „Vista breytingar“.
   

Setja upp orlofssvar á Android og iOS

Hægt er að nota mörg sniðmát á vefnum til að skrifa góð sjálfvirk skilaboð. Það verður að vera fagmannlegt en samt vingjarnlegt.

1. Opnaðu Gmail.
   
   • Mikilvæg athugasemd: Þetta skref virkar ekki á foruppsettu póstforritinu á Apple tækjum.
2. Bankaðu á hamborgaravalmyndina til vinstri.
   
3. Skrunaðu niður og pikkaðu á „Stillingar“.
   
4. Veldu reikninginn sem þú vilt setja upp sjálfvirk svör fyrir.
   
5. Veldu „Vacation responder“.
   
6. Breyttu rofanum til að virkja viðbragðsaðilann.
   
7. Sláðu inn tímabil, efnislínu og skilaboðin þín
   
8. Bankaðu á „Lokið“ á Android eða „Vista“ á iOS.
   

Atriði sem þarf að hafa í huga þegar sjálfvirk svörun er notuð

Að vita meira um þennan eiginleika og hvernig hann virkar eykur upplifun þína. Sumt af því sem þarf að muna varðandi orlofssvör á Gmail eru:

• Sjálfvirk svör taka gildi frá miðnætti þegar þú skipuleggur viðburð utan skrifstofu til 11:59 á áætlaða síðasta degi. Þessu er hægt að breyta áður en þessi tími rennur út.
• Ef þú færð ruslpóst fær það ekki sjálfvirkt svar. Þetta á einnig við um skilaboð sem berast sem hluti af póstlistum.
• Ef Google Workspace reikningurinn sem þú notar er skipulagslegur geturðu sett hlutina upp þannig að aðeins þeir sem eru í fyrirtækinu fái sjálfvirkt svar.
• Ef einn einstaklingur hefur samband við þig nokkrum sinnum á því tímabili eru líkur á að sjálfvirkt svar verði sent út fyrst eftir fyrsta tölvupóstinn. Hins vegar eru nokkrar undantekningar hér:
  • Ef sami aðili hefur samband við þig fjórum dögum eftir fyrsta tölvupóstinn og þú ert enn ekki til staðar.
  • Ef þú stillir sjálfvirkt svar og sami aðili sendir annan tölvupóst.

Bestu starfsvenjur tengdar skilaboðum utan skrifstofu

Það er mikilvægt að búa til utanskrifstofu skilaboð sem lesa faglega. Það þarf líka að vera jákvætt. Góð skilaboð ættu að innihalda eftirfarandi:

• Dagsetningarnar þegar þú ætlar að vera í burtu og hvenær þú ætlar að snúa aftur. Þegar þú setur upp skrifstofutíma þinn verður þú að vera nákvæmur um tíma og daga sem þú ert laus.
• Áætlun um hversu langan tíma það mun taka að gefa svar. Að öðrum kosti geturðu gert dagatalið sýnilegt öllum eða deilt því þannig að allir geti sagt hvenær þú verður eða ert laus.
• Hvað viðtakandinn ætti að gera í neyðartilvikum. Þetta ætti að innihalda tengiliðanúmer einhvers sem þeir geta náð í í staðinn.
• Skilaboð ættu að hafa einhvern persónuleika. Þó að þú gætir búið til gamansaman, snjöll og snjöll skilaboð er skynsamlegt að hafa þau fagleg og hnitmiðuð í mörgum tilfellum.
• Mundu að nota önnur kerfi eins og Gmail til að athuga fjarveru þína líka.

Þegar fríinu lýkur eða þú kemur aftur á skrifstofuna þína, ættir þú að slaka á aftur til vinnu með því að gera nokkra hluti. Þar á meðal eru:

• Slökktu á öllum skilaboðum utan skrifstofu. Google sér um þetta sjálfkrafa. Þú getur samt athugað á móti, til að vera viss. Að auki geturðu slökkt handvirkt á skilaboðunum ef þú kemur aftur fyrr en búist var við.
• Skoðaðu dagatalið þitt til að sjá stefnumót og verkefni sem sett eru fyrir þann dag. Þetta gefur þér tækifæri til að undirbúa þig.
• Eftir að hafa skoðað stefnumót og verkefni skaltu raða þeim eftir forgangi. Byrjaðu fyrst með mikilvægu verkefnin og láttu aðra fylgja á eftir.
• Reyndu að taka hlutunum rólega. Það gæti tekið smá tíma að ná öllu á meðan þú varst í burtu. Að vinna í gegnum það með skýrum haus og áætlun gerir þér kleift að ná þér auðveldara.
• Haltu þig við tímaáætlun: Eftir að áætlun hefur verið sett skaltu halda þig við hana. Þetta veitir viðskiptavinum þínum, fjölskyldu og samstarfsfólki sjálfstraust að þeir geti náð til þín.

Faðmaðu sjálfvirkni og nýttu þér eiginleika Google dagatalsins

Aðgerð Google dagatals utan skrifstofu útilokar hluta af þeirri óvissu sem tengist því að hætta við stefnumót og trúlofun handvirkt. Með því að nýta þér þennan eiginleika geturðu notið tíma þíns í burtu án þess að hafa áhyggjur af því að mikilvæg skilaboð fái ekki svar á meðan þú ert án nettengingar. Aðgerðin utan skrifstofu lætur þá vita hvenær þú verður í burtu og öllum boðum á fundi o.s.frv., er hafnað sjálfkrafa.

Hefur þú prófað Google Calendar utan skrifstofu eiginleika? Hversu vel virkaði það? Láttu okkur vita í athugasemdahlutanum hér að neðan.