Hvernig á að sjá hver skoðaði Google skjalið þitt

Google Docs er frábært tól fyrir samvinnu þar sem það gerir mörgum kleift að breyta og vinna á einu skjali samtímis án þess að missa yfirsýn yfir breytingar sem gerðar eru af ýmsum liðsmönnum. Þegar öllu er á botninn hvolft getur verið gagnlegt að vita hver skoðaði hvaða skjal og hvenær þú eða fyrirtæki þitt notar Google skjöl. Frá því að tryggja að allir lesi uppkast, skoða skilmála og skilyrði, nýjustu uppgjöf þína, stefnur og verklagsreglur, eða önnur mikilvæg skjal, að geta séð hver gerði hvað og hvenær er nauðsynlegt.

Athugið: Google Activity Mashboard er aðeins í boði fyrir Google Workspace reikninga eða fólk með aðgang að skrá á reikningnum. Það er ekki valkostur fyrir persónulega reikninga.

Þar til nýlega gat þú ekki séð hver skoðaði Google skjölin þín. Þú gætir séð hver ritstýrði því en ekki hver las það bara. Ef þeir vistuðu ekki, breyttu eða skildu eftir athugasemd, hafðir þú ekki hugmynd um hvort tiltekinn einstaklingur las nýjustu útgáfu skjalsins. Þar sem þú getur deilt Google skjölum með skrifvarandi heimildum geturðu deilt skjalinu með sumum með það í huga að þeir fari yfir það en geri engar breytingar.

Núverandi útgáfur af Google skjölum gera þér kleift að stilla stillingar til að sjá hver skoðaði Google skjölin þín. Við skulum skoða hvernig þú getur gert þetta sjálfur.

G Suite Activity Monitor

G Suite er venjulega notað af fyrirtækjum þar sem samstarf er nauðsynlegt. Ef þú notar G Suite til að vinna reglulega með öðrum geturðu notað virkniskjáinn til að sjá skoðunarferil allra Google Docs skráa.

Fylgdu þessum skrefum til að gera það:

1. Opnaðu Google Sheet skrá
   
2. Smelltu á örvatáknið upp á við efst til hægri eða farðu í verkfæri fellivalmyndina.
   
3. Opnaðu virknistjórnborðið .
   
4. Smelltu á Allir áhorfendur fyrir fyrirtækisflipann þinn.
   

Þetta ferli gerir þér kleift að fylgjast með öllum skoðunum í skjalinu, þar á meðal dagsetningu og tíma síðasta af hverjum liðsmanni.

Ef þú sérð ekki Activity Monitor valmöguleikann í Google skjalinu þínu ertu líklega skráður inn á persónulega Google skjöl frekar en G Suite útgáfu.

Stefna áhorfenda og athugasemda

Auk þess að sjá hverjir skoðaðu Google skjölin þín, gerir virkniskjárinn þér einnig kleift að sjá þróun á því hvenær fólk skoðaði eða skrifaði athugasemdir við skjalið þitt.

Áhorfendaþróun: Þetta sýnir þér súlurit yfir fjölda einstaka áhorfenda á tilteknum tíma, allt frá sjö dögum til allra tíma.

Athugasemdarþróun: Þetta sýnir þér súlurit af athugasemdaþróun frá sjö dögum til allra tíma.

Slökktu á skoðunarferli í Google skjölum

Ef, af einhverjum ástæðum, þú vilt slökkva á skoðunarferli skjalsins geturðu líka gert það með því að fylgja þessum fljótu skrefum:

1. Opnaðu Google blaðið.
   
2. Smelltu á örina upp á við efst til hægri á skjalinu þínu eða farðu í Verkfæri úr fellivalmyndinni.
   
3. Opnaðu  virknistjórnborðið .
   
4. Veldu Persónuverndarstillingar .
   
5. Undir Skjalastillingu skaltu slökkva á Sýna skoðunarferil minn fyrir þetta skjal .
   

Þessi valkostur er einnig fáanlegur í persónulegri eða ókeypis útgáfu Google Docs. Þú getur slökkt á skoðunarferlinum þínum ef þú ert að vinna í skjali en vilt ekki að samstarfsaðilar þínir viti það fyrr en þú ert tilbúinn til að deila síðustu endurskoðunum þínum.

1. Byrjaðu á því að opna Google Sheets og smelltu á Stillingar .
2. Stillingarvalmyndin gerir þér kleift að slökkva á skoðunarferlinum þínum með stillingum virknistjórnborðsins. Smelltu á Í lagi til að vista breytingar þegar þú hefur kveikt á þessu í Slökkt stöðu.

Hvernig á að sjá hver gerði breytingar á Google skjalinu þínu

Útgáfustýring er nauðsynleg, fyrst og fremst ef þú vinnur í eftirlitsskyldum iðnaði. Útgáfustýring er eitthvað sem Google Docs hefur gert vel um hríð. Skjöl munu sýna hver hefur breytt skjali, vistað það eða deilt því. Þetta virkar ekki bara með G Suite heldur með persónulegum Google skjölum.

Ef þú hefur áhuga á útgáfustýringu eða vilt ganga úr skugga um að enginn hafi gert breytingar sem þeir ættu ekki að gera án þess að læsa skránni niður, geturðu komist að því með því að fylgja þessum skrefum:

1. Opnaðu Google blað sem þú vilt fylgjast með.
   
2. Veldu Skrá og útgáfusaga .
   
3. Veldu Sjá útgáfuferil .
   
4. Gluggi ætti að birtast hægra megin á skjánum þínum, sem sýnir allar vistanir og breytingar fyrir viðkomandi skjal.
   

Innan þess glugga ættirðu einnig að hafa möguleika á að skoða fyrri útgáfu skjalsins áður en breytingarnar voru gerðar.

Þetta er nauðsynlegt fyrir útgáfustýringu þar sem þú ert með endurskoðunarslóð um hvaða breytingar voru gerðar, hvenær þær voru gerðar og af hverjum. Það er líka gagnlegt ef þú hefur gert breytingar, sofið á því, skipt um skoðun eða vilt snúa þeim til baka.

Hvernig á að sjá hver hefur deilt Google skjalinu þínu

Þú getur líka séð hver hefur deilt Google skjalinu þínu og hvenær. Að auki veita samnýtingarstillingarnar þér betri stjórn á skjalaaðgangi.

1. Farðu á drive.google.com .
   
2. Smelltu á Drifið mitt til vinstri.
   
3. Smelltu á litla i- hnappinn í efra hægra horninu.
   
4. Nú skaltu smella á Virkni .
   
5. Smelltu á hverja skrá eða möppu fyrir sig eða skoðaðu allt með því að nota skrunstikuna. Þetta mun sýna þér hver hefur deilt skjalinu þínu.
   

Þú getur líka athugað innan úr skjalinu með því að velja Deila. Nöfn sumra einstaklinga munu birtast í sprettiglugganum. Ef þú hefur deilt skránni með fleiri notendum en skráðir eru, smelltu á nafn og þá birtist listi yfir alla.

Lokahugsanir

Geta þín til að ákvarða hver hefur skoðað, deilt og breytt skjölunum þínum er takmörkuð ef þú hefur ekki aðgang að G Suite reikningi; þó eru enn leiðir til að fá nokkrar grunnupplýsingar.

Með því að fylgja skrefunum í þessari handbók geturðu fljótt og auðveldlega séð hver hefur skoðað, breytt eða breytt Google Skjalavinnslu skjalinu þínu á nokkurn hátt. Hefur þú einhverjar spurningar, reynslu eða ábendingar um að sjá virkni á Google skjölunum þínum? Skildu eftir athugasemd í hlutanum hér að neðan.