Hvernig á að setja upp fund í Microsoft Teams

Tækjatenglar

• Chromebook
• Mac
• Windows
• Vantar tæki?

Frá nýlegri aukningu í fjarvinnu hefur Microsoft Teams orðið vinsælt hjá mörgum stofnunum. Einn helsti kosturinn sem þú munt njóta í Teams er að setja upp fundi.

Ef þú veist ekki hvernig á að setja upp fund í Microsoft Teams, ekki hafa áhyggjur. Sem betur fer er þetta ekki flókið ferli og mun láta þig vinna með liðsmönnum á skömmum tíma. Þegar þú ert tilbúinn að setja upp fund í Teams mun þessi grein leiða þig í gegnum skrefin.

Hvernig á að skipuleggja framtíðarfund í teymum frá skjáborði

Til að skipuleggja fund í framtíðinni þarftu greidda útgáfu af Microsoft Teams. Það er gagnlegt að setja upp væntanlegan fund svo allir sem taka þátt geti undirbúið sig. Þú getur líka skoðað dagatal allra til að samstilla tímasetningar og vera viss um að þátttakendur séu tiltækir á fundinum.

Það eru þrjár leiðir til að skipuleggja fund á skjáborði: frá spjalli, í gegnum „Nýr fundur“ hnappinn á dagatalinu eða með því að velja dagatalssvið.

Að skipuleggja fund á skjáborði úr spjalli

Ef þú vilt skipuleggja fund meðal meðlima spjallhópsins geturðu gert það beint úr spjallstrengnum.

1. Fyrir neðan nýja skilaboðareitinn skaltu velja þann möguleika að setja upp fund með meðlimum spjallhópsins.
   
2. Fylltu út upplýsingar um fundinn og staðfestu.
   

Athugaðu að það mun hefja glænýjan fund og halda ekki upplýsingum í núverandi spjalli. Ef þú vilt að fundarupplýsingarnar fyllist inni í hópnum skaltu íhuga að skoða Microsoft Teams rásir.

Ólíkt því sem það kann að hljóma geturðu aðeins skipulagt fund úr venjulegu spjalli, ekki fundarspjalli.

Teams fundur getur haldið 1.000 boðsgesti sem hafa leyfi til að hafa samskipti og spjalla á fundinum. Hins vegar, þegar fundurinn nær til 1.000 þátttakenda, verða allir aðrir sem taka þátt í skjástillingu, allt að 10.000 áhorfendur.

Skipuleggðu fund á skjáborði með „Nýr fundi“ hnappinn

Annar valmöguleikinn til að setja upp fund er í gegnum „Nýr fundur“ hnappinn sem er staðsettur í dagatalinu. Microsoft Teams er með eiginleika sem samstillir dagatöl milli margra starfsmanna. Þegar þú skipuleggur fund með dagatalinu geturðu séð tiltækileika annarra í fyrirtækinu þínu. Þú getur líka valið hvaða meðlimir eru skyldubundnir og hverjir eru valfrjálsir.

1. Opnaðu dagatalið í Microsoft Teams og smelltu á „Nýr fundur“.
   
2. Bættu við boðsmönnum frá fyrirtækinu þínu eða utanaðkomandi með tenglinum sem fylgir.
   
3. Veldu staðsetningu fundarins eða gefðu til kynna að hann verði á netinu.
   
4. Þú getur bætt við valfrjálsu dagskrá.
   
5. Ljúktu með aukavalkostunum og veldu „Lokið“.
   

Að skipuleggja fund á skjáborði í gegnum dagatalssvið

Síðasti möguleikinn til að setja upp fund er að velja svið á dagatalinu. Þetta opnar sprettiglugga til að fylla út upplýsingar um fundinn.

1. Veldu dagatalstíma.
   
2. Staðfestu upplýsingar um dagsetningu og tíma í sprettiglugganum. Þú getur breytt þeim ef þú vilt velja annað svið.
   
3. Smelltu á „Vista“ til að senda fundarboðið til allra.
   

Hvernig á að skipuleggja framtíðarfund teyma úr farsíma

Eins og er er ein leið til að skipuleggja framtíðarhóp liðsfundar í farsíma. Eins og með skjáborð er þetta aðeins fáanlegt í gegnum greiddan valmöguleika Teams.

1. Inni á dagatalssíðu forritsins, pikkaðu á „Skráðu fund“. Táknið lítur út eins og lítið dagatal með plúsmerki á því.
   
2. Í eyðublaðinu sem birtist skaltu slá inn heiti fundarins. Hér getur þú bætt við þátttakendum og tilgreint dagsetningu og tíma.
   
3. Bættu við aukavalkostum og upplýsingum, eins og endurtekinni fundaráætlun eða lýsingu á því sem þú vilt áorka á fundinum.
   
4. Bankaðu á „Lokið“ þegar allt lítur út fyrir að vera í lagi.
   

Hvernig á að hefja strax fund

Þú getur samt sett upp fund ef þú hefur ekki aðgang að gjaldskyldri útgáfu af Microsoft Teams. Takmörkun ókeypis útgáfunnar af Teams er að þú getur ekki skipulagt fund í framtíðinni. Þú getur aðeins sett upp fund til að hefjast strax. Fylgdu skrefunum hér að neðan til að gera það.

Skipuleggja tafarlausan fund á skjáborði:

Fylgdu skrefunum hér að neðan til að setja upp skyndifund frá skjáborði.

1. Farðu í dagatalið og smelltu á „Meet Now“ hnappinn.
   
2. Gefðu lotunni nafn og kveiktu eða slökktu á hljóð- og myndvalkostunum.
   
3. Smelltu á „Join Now“ til að hefja fundinn.
   
4. Þegar fundurinn hefst geturðu boðið fólki að vera með.
   

Skipuleggja tafarlausan fund í farsíma:

„Meet Now“ er ekki enn fáanlegt fyrir farsíma, svo það er aðeins öðruvísi að hefja fund en Apple eða Android tækið þitt.

1. Opnaðu heimasíðuna og veldu „Meet“.
   
2. Pikkaðu á „Hittaðu núna“.
   
3. Veldu „Hefja fund“.
   

Hvernig á að bjóða einhverjum utan stofnunarinnar

Þó að aukaeiginleikar Teams séu gagnlegir innan stofnunar, þá er hægt að bjóða einhverjum utan stofnunarinnar, jafnvel þótt þeir séu ekki með Microsoft Teams.

• Í „Bæta við fundarmönnum“ svæði í fundarskipulaginu þínu geturðu slegið inn fullt netfang fyrir alla utan stofnunarinnar.
• Þegar þú hefur lokið fundaruppsetningu verður tengdur tengill veittur fyrir þann fund. Þú getur sent þennan hlekk í tölvupósti eða sent hvern sem er til að leyfa þeim að mæta.

Þú getur notað aðra hvora aðferðina til að bjóða einhverjum sem er ekki með Microsoft Teams. Þeim verður gefinn kostur á að nota óstýrðan „gesta“ reikning fyrir fundinn. Athugaðu að innan Teams getur stjórnandinn þinn stillt heimildir fyrir „gesta“ fundarþátttakendur til að takmarka getu þeirra til að hafa samskipti við fundinn.

Rásir

Teymi innihalda „rásir“ sem gera fundarmönnum kleift að vinna saman að tengdum verkefnum sem teymi. Þegar þú setur upp fund er hægt að bæta honum við rás ef þú vilt að samsvörunarrými fyrir vinnu flæði til hóps af fundi. Þegar þú ert með rás geturðu bætt við dagatali, sem gerir það kleift að skipuleggja framtíðarfundi innan frá.

Að nota fundi í Microsoft Teams

Teams er öflugt tól og hjálpar til við að skipulagsfundir gangi snurðulaust fyrir sig. Með dagatals- og framboðseiginleikum þarftu aldrei aftur að velta fyrir þér hvaða fundartími virkar fyrir liðsmenn. Með svo mörgum valkostum geturðu sett upp fundi úr hvaða tæki sem er þar sem hvaða hópur sem er. Hvort sem þú ert að setja upp snöggan fund á síðustu stundu eða skipuleggja flókið fyrirkomulag upptekinna einstaklinga, getur Teams tryggt árangur þinn við að leiða fólk saman.

Hefur þú sett upp teymisfundi með Microsoft Teams? Segðu okkur frá því í athugasemdunum hér að neðan.