Hvernig á að setja inn fellilista í Google Sheets

Þegar margir notendur þurfa að slá inn gögn í sameiginlegt Google blað getur það oft skapað rugling. Þetta er þegar fellilistar geta verið mjög hjálplegir.

Ef þú vilt ekki að liðsfélagar slái inn handahófskenndar færslur, geri innsláttarvillur eða klúðri formúlu, geturðu staðfest færslur þeirra með því að búa til fellilista sem þeir geta valið úr.

Þessi grein sýnir þér allt sem þú þarft að vita um að búa til fellilista í Google Sheets. Byrjum!

Notkun gagnaprófunar til að setja inn fellilista

Þegar þú hefur opnað Google blaðið sem þú ert að vinna að er auðvelt að setja inn fellilista:

1. Til að bæta fellilista við einn reit, „Hægri-smelltu“ á hann. Til að velja margar aðliggjandi frumur, farðu í skref 2.
   
2. Til að bæta fellilista við nokkrar aðliggjandi frumur (lárétt eða lóðrétt), vinstrismelltu á einn, notaðu „Shift + örvar“ takkana til að velja þær allar (eða vinstrismelltu og auðkenndu þær með músinni), hægrismelltu síðan á einn.
3. Til að bæta fellilista við nokkra reiti sem ekki eru aðliggjandi, haltu inni „Ctrl“ takkanum, veldu frumurnar og hægrismelltu á einn.
4. Í hægrismelltu valmyndinni, veldu „Skoða fleiri frumuaðgerðir“, veldu síðan „Gagnaprófun -> Viðmið.
   
5. Veldu valmöguleikann „Listi yfir hluti“ fyrir hluti sem þú býrð til eða „Listi úr svið“ til að velja reiti sem atriði, hvort sem hentar þér.
   
6. Ef þú velur „Listi yfir atriði“ skaltu bæta færslunum þínum við með því að nota kommur án bils, eins og „Samþykkt,Hafnað,Hætt við“.
   
7. Ef þú velur „Listi úr svið“, veldu þá hólf sem þú vilt að verði valanlegar færslur þínar.
   
8. Næst skaltu bæta við gátmerki við „Sýna fellilista í reit“ til að virkja örina niður. Ef þú vilt að notendur geti skrifað í staðinn skaltu einfaldlega taka hakið úr valkostinum.
   
9. Til að leyfa fólki að slá inn gögn en sjá viðvörun, ef eitthvað er ekki á listanum þínum skaltu velja „Sýna viðvörun“.
10. Til að koma í veg fyrir að fólk skrifi ógild atriði sem finnast ekki á listanum þínum skaltu velja „Hafna innslátt“.
11. Smelltu á „Vista“.
    

Hvernig á að breyta fellilistanum þínum

Til að breyta fellilistanum skaltu einfaldlega fylgja þessum skrefum:

1. Smelltu á hólfið eða hólfin sem þú vilt breyta.
2. Smelltu á „Gögn -> Gagnaprófun“.
3. Finndu skráðar færslur, breyttu þeim og smelltu á „Vista“.

Hvernig á að fjarlægja fellilista

Ef þú þarft að byrja upp á nýtt skaltu færa fellilistann eða fjarlægja hann, gerðu eftirfarandi:

1. Smelltu á hólfið eða hólfin sem þú vilt breyta.
2. Smelltu á „Gögn -> Gagnaprófun“.
3. Veldu „Fjarlægja staðfestingu“.

Hvað er gagnaprófun?

Gagnaprófun er valkostur í Google Sheets sem hjálpar þér að skipuleggja gögnin þín með því að sannprófa hluti. Þú getur fengið aðgang að því með því að smella á „Gögn“ í aðalvalmyndinni og velja „Gagnaprófun“. Oftast er það notað til að búa til fellilista innan mismunandi hólfa sem staðfesta færslu notandans til að passa við forvalna valkosti. Það gerir þér einnig kleift að breyta innihaldi og hönnun hvers lista.

Ein af leiðunum til að sannprófa gögn er að beita viðmiðum sem gera notendum kleift að slá inn fyrirfram skilgreinda tegund gagna, svo sem tölur, dagsetningar eða lista yfir atriði.

Hvernig á að nota gagnaprófun fyrir fellilista

1. Í valmyndinni „Gagnaprófun“, smelltu á „Forsendur“.
2. Athugaðu viðeigandi tegund eða tegundir af hlutum sem þú vilt að liðsfélagar þínir slái inn.
3. Ef þú vilt geturðu bætt nákvæmum atriðum eins og tölum, formúlum, dagsetningum eða orðum inn í inntaksreitinn.
4. Þegar þú ert búinn skaltu smella á „Vista“.

Vinna með fellilista

Næst þegar þú, eða einhver annar, smellir á fellilistann, þá verður listi yfir atriði sem þú bættir við í stað þess að slá inn eitthvað. Ef þú hefur hakað við reitinn „Sýna hjálpartexta fyrir staðfestingu“ birtist textinn sem þú slóst inn í hvert skipti sem einhver smellir á eina af staðfestu hólfunum.

Ef þú hefur valið „Sýna viðvörun“ valmöguleikann mun slá inn ógild gögn kalla fram rautt merki í efra hægra horninu á hólfinu og innihalda viðvörun þegar bendilinn er yfir.

Ef þú hefur valið valkostinn „Hafna innslátt“ mun fólk einnig fá sprettigluggaviðvörun og mun ekki geta vistað ógildu atriðin.

Notkun lita til að flokka gögn í fellilista

Ef þú vilt gera það auðveldara að fletta í gegnum blaðið þitt og bæta nokkrum litum við fellilista geturðu notað „Skilyrt snið“.

1. Veldu frumurnar sem innihalda fellilistann sem þú vilt vera í ákveðnum lit.
2. Hægrismelltu og veldu „Skilyrt snið“, veldu síðan „Einn litur“ eða „Litakvarði“.
3. Veldu lit eða kvarða í hlutanum „Sníðastíll“.
4. Smelltu á „Lokið“ (eða „Bæta við annarri reglu.“ )

Hvað annað geturðu gert við gagnaprófun?

Auk þess að bæta fellilistum við blöðin þín geturðu notað gagnaprófun í öðrum tilgangi, þar á meðal:

1. Rekja framtíðarverkefni. Í gagnaprófun, veldu „dagsetningar“ valkostinn, stilltu skilyrt snið eins og útskýrt er hér að ofan og settu það upp þannig að allir hlutir sem innihalda tiltekna dagsetningu grána sjálfkrafa.
2. Stillir gildi á gátreiti. Þegar þú bætir gátreitum við fellilista geturðu úthlutað þeim gildum eins og „já“ eða „nei“.
   1. Veldu Data Validation í Gögn valmyndinni.
   2. Undir Viðmiðanir, veldu „Gátreitur“.
   3. Veldu „Nota sérsniðin klefigildi“ og sláðu inn „já,“ „nei“ eða hvað sem þú vilt.
3. Koma í veg fyrir að annað fólk sé að klúðra forskriftum þínum eða formúlum. Notaðu valkostinn „Hafna innslátt“ til að læsa öllum frumum sem þú vilt halda ósnortnum.

Gerðu gæfumuninn með fellilistanum

Með möguleika á að setja inn fellilista, staðfesta gögn og margt fleira, er Google Sheets frábær ókeypis valkostur við Microsoft Excel. Gagnaprófun hjálpar þér að takmarka gildin innan reits við svið eða lista yfir hluti sem þú getur skilgreint, breytt eða eytt út frá þörfum þínum. Þó að liðsfélagar þínir geti sett inn gögn sín og lagt sitt af mörkum til verkefnisins þíns geturðu komið í veg fyrir að þeir geri óreiðu úr sameiginlegu blaði.