Hvernig á að eyða sjálfkrafa gömlum tölvupósti í Gmail

Það getur verið erfitt að stjórna tölvupósti. Í vinnuumhverfi er mikilvægt að þú hafir skipulagt pósthólf til að viðhalda skilvirkni. Ringulreið pósthólf getur reynst frekar mikill sársauki, sérstaklega þegar þú neyðist til að fletta í gegnum fjöll af eldri tölvupóstum sem þú gætir ekki lengur þurft. Einu sinni gætu þessir eldri tölvupóstar hafa þjónað tilgangi en hafa síðan breyst í frekari hindranir þegar leitað er að ákveðnum tölvupósti. Innhólf fullt af ruslpósti getur í raun tekið af þér getu þína til að hafa umsjón með tölvupóstsafninu þínu, og þó að það séu margar leiðir til að koma í veg fyrir að tölvupósturinn þinn fari á fleiri ruslpóstlista—við mælum með að þú sendir tölvupóstinn þinn nafnlaust —þú verður samt að hreinsa út gömul ruslpóstskeyti sem rata inn í pósthólfið þitt í fyrsta lagi.

Til að forðast mikla tímanotkun myndi ég ekki mæla með því að reyna að eyða öllum eldri tölvupóstunum þínum handvirkt. Þess í stað, þökk sé hjálp sía, muntu geta losað þig við þennan tölvupóst mun hraðar. Með því að búa til síu geturðu eytt gömlum skilaboðum sem byggjast á tilteknum tímaramma. Eina vandamálið sem ég get séð við að nota síur er að þær eiga aðeins við um ný móttekin skilaboð. Þú getur beitt síum í framtíðinni til að tryggja að uppsöfnunin eigi sér stað í annað sinn en hvað með þá tölvupósta sem fylla pósthólfið þitt núna?

Eyða gömlum tölvupósti sjálfkrafa í Gmail

Það eru nokkur atriði sem þarf að kafa ofan í þegar kemur að því að losa þig við eldri, ekki lengur nauðsynlega tölvupósta sem plaga Gmail pósthólfið þitt. Ég mun fara yfir hvernig á að setja upp síurnar þínar, nota þær til notkunar í framtíðinni og losna við alla núverandi gamla tölvupósta með Gmail viðbótinni, Email Studio .

Að setja upp síurnar þínar

Fyrst og fremst skulum við setja upp síurnar þínar .

Að byrja:

1. Skráðu þig inn á Gmail reikninginn þinn með nauðsynlegum skilríkjum.
2. Finndu Cog táknið . Þetta er Gmail Stillingar valmyndin og er að finna efst í hægra horninu í glugganum. Smelltu á þetta tákn og veldu síðan Stillingar úr fellivalmyndinni.
3. Smelltu yfir á flipann Síur og smelltu síðan á Búa til nýja síu .
4. Í Innsláttarreitinn Hefur orðin skaltu slá inn eftirfarandi - eldri_en:x þar sem "x" er tímarammi skilaboðanna sem þú vilt eyða. Þetta verður númer á eftir með staf. Bréfin sem fylgja munu varða tímaramma. Þú verður að nota „d“ fyrir daga, „w“ fyrir vikur og „m“ í mánuði. Dæmi væri older_than:3d ef þú vilt eyða tölvupósti sem er eldri en þriggja daga.
5. Næst skaltu smella á Búa til síu með þessum leitarhnappi .
6. Fylltu út reitina sem merktir eru Eyða því og notaðu einnig síu með gátmerki með því að smella á þá.
7. Að lokum, smelltu á Búa til síu til að verða vitni að öllum eldri tölvupóstum þínum, miðað við dagsetninguna sem þú hefur valið, fara úr pósthólfinu þínu yfir í ruslamöppuna þína.

Þegar skilaboðum er eytt í Gmail hverfa þau ekki samstundis úr tilverunni. Þess í stað geturðu fundið þá í ruslaföppunni þinni. Þetta þýðir að þessir tölvupóstar munu enn teljast á móti heildargagnagetu þinni. Til að losa þá í heild sinni geturðu annað hvort beðið eftir að Gmail eyði þeim sjálfkrafa eftir 30 daga eða eytt þeim öllum núna sjálfur. Til að framkvæma hið síðarnefnda, smelltu á ruslaföppuna og smelltu síðan á hlekkinn Tæma ruslið núna .

Sía fyrir framtíðareyðingu (endurbeiting)

Titill þessarar greinar fjallar um sjálfvirka eyðingu. Því miður er ekki hægt að ræsa síur sjálfkrafa. Þú verður að fara til baka og enn og aftur nota síuna á núverandi pósthólfið þitt.

Til að nota síu aftur:

1. Farðu aftur í stillingarnar þínar með því að smella á Cog táknið efst til hægri í Gmail glugganum og velja Stillingar í fellilistanum.
2. Smelltu á flipann Filters .
3. Þar sem þú hefur þegar búið til síu áður geturðu nú smellt á Breyta , sem er staðsett við hliðina á þeirri síu. Ef þú hefur áður búið til margar síur geturðu auðveldlega fundið þá sem þú vilt þar sem viðmiðin fyrir hverja síu munu birtast.
4. Smelltu á Halda áfram í hlutanum sem birtist með leitarskilyrðunum þínum. Það verður svipaður skjár og sá sem birtist þegar þú settir upp upprunalegu síuna.
5. Enn og aftur hakaðu við reitinn við hliðina á Notaðu einnig síu á .
6. Að þessu sinni, til að virkja síuna, smelltu á Uppfæra síu . Öllum eldri tölvupóstum þínum, stilltum á tiltekinn tímaramma, verður nú hent í ruslafötuna .

Email Studio

Email Studio kemur með sniðugum eiginleika sem mun sjálfkrafa eyða öllum eldri tölvupóstum þínum frá tilgreindum sendanda eða þeim sem eru staðsettir í tiltekinni möppu. Innbyggði sjálfvirka hreinsunaraðgerðin mun hjálpa til við að halda Gmail pósthólfinu þínu mun skipulagðara sem leiðir til skilvirkara vinnuumhverfis.

Með Email Studio geturðu sett í geymslu og notað „Merkja sem lesinn“ á allan tölvupóst sem er í pósthólfinu þínu sem hefur verið þar í meira en þrjá mánuði. Það gerir þér einnig kleift að fjarlægja allan tölvupóst varanlega úr rusl- og ruslpóstmöppunum þínum sjálfkrafa eftir tvo daga. Sem auka bónus inniheldur Auto-Purge afskráningaraðgerð í tölvupósti sem getur hjálpað þér að fjarlægja netfangið þitt auðveldlega af einhverjum af þessum leiðinlegu fréttabréfapóstlistum. Það er líka margt fleira sem viðbótin er fær um en mér finnst þeir sem þegar hafa verið nefndir draga fram nákvæmlega það sem við þurfum fyrir þessa grein.

Grunnpakkinn er ókeypis í notkun en til að fá sem mest út úr vörunni er úrvalsútgáfa boðin á $29 árlega verðmiða. Uppfærslan gerir þér kleift að búa til mörg sett af hreinsunarreglum og inniheldur tölvupóstáætlun, framsendingar og sjálfvirkan viðbragðsaðila.

Settu upp og virkjaðu sjálfvirka hreinsun í Gmail

Augljóslega er það fyrsta sem þú þarft að gera að hlaða niður og setja upp Email Studio viðbótina. Þegar því hefur verið náð muntu geta séð Email Studio táknið á hægri hliðarstikunni þegar þú opnar einhver Gmail tölvupóstskeyti.

Til að nota það:

1. Opnaðu Email Studio viðbótina og skráðu þig inn með Gmail reikningnum þínum.
2. Þú munt sjá lista yfir valkosti. Af þessum valkostum skaltu velja Email Cleanup tólið.
3. Smelltu síðan á Bæta við nýrri reglu til að setja upp reglu (eins og þú gerðir með síurnar ).
4. Það eru tveir hlutar við að setja upp reglu - þú þarft að tilgreina skilyrði og síðan aðgerð. Hugsaðu "orsök og afleiðing". Aðgerðin mun ræsa þegar tilgreint skilyrði er uppfyllt.
5. Til að stilla skilyrði muntu geta notað ítarlegar leitarfæribreytur innan Gmail eins og newer_than eða has:attachment eða larger_than . Notaðu þetta til að hjálpa þér að finna nákvæma samsvörun við Gmail tölvupóstinn sem þú vilt setja í geymslu , senda í ruslið eða flytja í aðra möppu.
6. Þegar regla hefur verið búin til skaltu smella á Vista hnappinn. Email Studio mun nú starfa í bakgrunni og framkvæma keyrslu á klukkutíma fresti og framkvæma tilgreinda aðgerð þegar tölvupóstur uppfyllir skilyrðin sem tengjast honum. Þú þarft alls ekki að gera neitt handvirkt.