Hvernig á að búa til gagnagrunn í Notion

Gagnagrunnar í Notion eru í rauninni söfn af síðum sem þú getur sérsniðið að þínum þörfum eða þörfum fyrirtækisins. Þú getur sett inn upplýsingar til að mynda áætlanir þínar, stjórnað gögnunum þínum eða unnið með öðru fólki.

Hins vegar getur Notion verið yfirþyrmandi fyrir byrjendur. Þessi grein mun reyna að hjálpa þér að sigrast á baráttu Notion nýliða og búa til fyrsta gagnagrunninn þinn.

Búðu til hugmyndagagnagrunn

Hugmyndagagnagrunna má lýsa sem snjöllum skjalaskápum sem geta innihaldið þúsundir síðna. Svipað og Excel og OneNote er Notion öðruvísi í eftirfarandi þáttum:

• Hægt er að opna hvert atriði í gagnagrunninum sem nýja síðu og breyta í samræmi við það.
• Þú getur sérsniðið hvert gagnagrunnsatriði með því að bæta meira samhengi við þá, eins og dagsetningar, fresti, tengla, þátttakendur osfrv.
• Gagnasöfn er hægt að skoða á ýmsa vegu, ekki bara sem töflu.

Til að búa til fyrsta gagnagrunninn þinn þarftu að setja upp reikning. Þú getur skráð þig inn með tölvupósti, Google reikningi eða Apple reikningi. Síðan skaltu bara velja hvað þú ætlar að nota Notion fyrir (persónuleg notkun, liðið þitt eða skólinn), og þú ert kominn í gang.

Strax á bátinn færðu fyrirfram tilbúin sniðmát til að koma þér af stað. Þú færð líka grunnatriðin sem hjálpa þér að mynda fyrsta gagnagrunninn þinn. 

Þú getur búið til gagnagrunn í Notion á tvo vegu:

• Smelltu á „Bæta við síðu“
• Byrjaðu að skrifa "/database" og veldu gagnagrunn úr fellivalmyndinni

Hvernig á að sérsníða gagnagrunninn þinn

Nú geturðu byrjað að sérsníða gagnagrunninn þinn eins og þú vilt.

1. Veldu einn af sex útlitsvalkostum gagnagrunnsins: borð, borð, lista, myndasafn, dagatal eða tímalínu.
   
2. Á hægri spjaldinu geturðu valið gagnagjafa til að tengja efni úr núverandi gagnagrunni á vinnusvæðinu þínu eða smellt á „+ Nýr gagnagrunnur“ til að byrja upp á nýtt.
   
3. Efst á síðunni geturðu nefnt nýja gagnagrunninn þinn.
   
4. Hvert gagnagrunnsskipulag hefur nú þegar ákveðnar leiðbeiningar og uppbyggingu sem þú getur fyllt út. Athugaðu að tafla hefur nafn, merki og dagsetningu sem sjálfgefið, en þú getur breytt þeim og bætt við eins mörgum línum og dálkum (kallaðir „eiginleikar“ í Notion) og þú þarft fyrir verkefnið þitt.
   
5. Þegar þú hefur bætt við nýjum hlut (eins og nafni þátttakanda í verkefninu) geturðu opnað hlutinn sem nýja síðu með því að færa bendilinn fyrir ofan hann og smella á „Opna“.
   
6. Þar geturðu skrifað önnur smáatriði sem þú telur ekki nauðsynleg í aðalgagnagrunnshlutanum.
   
7. Bættu við merkjum, athugasemdum eða eiginleikum.
   
8. Þegar þú ert búinn að búa til gagnagrunninn þinn geturðu fært hann um vinnusvæðið þitt eða bætt honum við núverandi síður.

Hvernig á að bæta eiginleikum við hugmyndagagnagrunn

Eiginleikar vísa til upplýsinga sem birtast fyrir hverja síðu sem þú geymir í einum gagnagrunni. Þau eru fyrst og fremst notuð til að flokka gögn og sía. Þú getur afhakað hvaða þú vilt sýna og hverja ekki. Það gefur þér betri yfirsýn yfir gagnagrunninn.

Eins og fram hefur komið geturðu bætt við eins mörgum eignum og þú þarft. Þeir koma í ýmsum stærðum og gerðum, svo sem dagsetningar, gátreiti, formúlur, vefslóðir osfrv. Hægt er að breyta og bæta við eiginleikum sem dálkum eða bæta við eiginleikum fyrir hverja línufærslu.

Svona á að bæta eign við töflu í Notion:

1. Smelltu á „+“ táknið í síðasta dálki töflunnar.
   
2. Veldu eignartegund.
   
3. Sérsníddu eignina með því að breyta nafni hennar, velja eða fjarlægja táknið osfrv.
   

Ef þú velur eign eins og „Staða“ muntu geta bætt við eins mörgum stöðuvalkostum og þú þarft, eins og „Ekki hafin“, „Í vinnslu“ og „Lokið“, breyttu lit hvers stöðuvalkosts, eða sýna þá sem gátreiti.

Þú getur falið hverja eign með því að smella á hana og velja „Fela í sýn“. Í sömu samhengisvalmynd geturðu afritað, eytt eða sýnt þær í hækkandi eða lækkandi röð. 

Þegar þú hefur sérsniðið eign þarftu ekki að ýta á „Vista“ eða svipaðan hnapp. Það verður vistað í töflunni þegar þú gerir það.

Hvernig á að bæta við fleiri gagnagrunnssýnum

Skoðanir í Notion gagnagrunnum gera þér kleift að sjá sömu upplýsingar í mismunandi skipan. Þú munt taka eftir því að þetta er gagnlegur eiginleiki þar sem þú býrð til þína eigin gagnagrunna og setur inn fleiri og fleiri upplýsingar með tímanum. 

Sum útlit gera bara ekki rétt við upplýsingar þínar eftir smá stund. Til dæmis, ef þú hefur byrjað með töfluuppsetningu og bætt við fleiri dagsetningarmiðuðum upplýsingum, muntu líklega vilja skipta yfir í dagatalsuppsetningu. 

Sem betur fer þarftu ekki að búa til glænýjan gagnagrunn og bæta við sömu upplýsingum aftur. Þú getur bara bætt við öðru útsýni með öðru útliti á meðan þú heldur upphaflegu útsýninu óbreyttu. 

Svona á að bæta útsýni við núverandi gagnagrunn:

1. Smelltu á „+“ táknið við hliðina á nafni núverandi útsýnis.
   
2. Sláðu inn nafn yfirlits og veldu útlitið.
   
3. Sérsníddu nýja útsýnið. 
   

Hvert útsýni hefur sína eigin valmynd sem gerir þér kleift að sía út allar upplýsingar sem henta ekki útlitinu. Þú getur falið, flokkað eða síað tiltekna eiginleika fyrir fullkomið gagnaskipulag. Það sem þú breytir í einni sýn verður einnig breytt í öðrum sýnum í sama gagnagrunni. En hvernig þú sérsníða útsýni hefur ekki áhrif á aðrar skoðanir.

Algengar spurningar

Hvað gerir gagnagrunnslæsing í Notion?

Að læsa útsýni í Notion gagnagrunni kemur í veg fyrir að aðrir breyti skoðunum og eiginleikum í gagnagrunninum þínum. Hins vegar geta þeir samt breytt innihaldi gagnagrunnsins eins og þeir vilja. Þar að auki geta allir sem hafa aðgang að reikningnum þínum opnað útsýnið.

Hver getur breytt hugmyndagagnagrunninum mínum?

Þú finnur Notion samstarfsvalkosti með því að smella á „Deila“ hnappinn efst á síðunni. Þar geturðu breytt hverjir geta skoðað, skrifað athugasemdir, breytt eða afritað gagnagrunninn þinn. Síðan þarftu bara að afrita gagnagrunnstengilinn og senda hann til allra sem þú vilt.

Skipuleggðu vinnusvæðið þitt með Notion

Hugmyndagagnagrunnar eru fullkomin lausn til að skipuleggja vinnusvæðið þitt og fylgjast með daglegum verkefnum þínum. Þú getur jafnvel notað það fyrir persónulegt líf þitt til að gera ferðaáætlanir, skipuleggja viðburði eða fylgjast með fjármálum þínum. Notion býður upp á fullt af eiginleikum sem þú getur notað til að stjórna öllum þáttum lífs þíns á einum stað.

Hefur þú þegar prófað að búa til gagnagrunn í Notion? Ef svo er, til hvers var gagnagrunnurinn? Segðu okkur í athugasemdahlutanum hér að neðan.