Gagnlegar ráðleggingar um hvernig á að skipuleggja sýndarfundi á réttan hátt

Sýndarfundir hafa orðið algengari, sérstaklega á heimsfaraldrinum þegar flestir fóru að vinna í fjarvinnu. Sum fyrirtæki eru með skrifstofur um allan heim svo þau halda oft netfundi til að eiga skilvirk samskipti.

Það væri mjög erfitt að tengjast samstarfsmönnum þínum, viðskiptavinum eða starfsmönnum án sýndarfundaforrita. Til að halda sýndarfund á réttan hátt eru nokkur atriði sem þarf að huga að, sem verður fjallað um í þessari grein.

Innihald

• 1 Undirbúningur fundargátlistar
• 2 Að velja réttan vettvang
• 3 Samskipti og þátttaka

Undirbúningur fundargátlistar

Það er mikilvægt að fara inn á sýndarfundi með áætlun í huga til að nýta tímann eins og þú myndir gera á augliti til auglitis. Fyrst af öllu þarftu að setja þér markmið og markmið sem þú vilt ná á þessum fundi. Skrifaðu öll atriðin sem þú vilt fjalla um í dagskrá fundarins til að halda hlutunum skipulögðum og halda fundinum snurðulausum.

Skráðu hver mun halda fundinn og hver myndi kynna ákveðið efni. Skrifaðu þessi nöfn við hlið hvers máls á dagskrá fundarins. Eftir að þú ert búinn skaltu senda þessa dagskrá með tölvupósti til allra mögulegra fundarmanna fyrirfram til að gefa þeim tækifæri til að fara yfir hana og hvetja þá til að undirbúa spurningar varðandi þessi efni.

Að velja réttan vettvang

Það eru fjölmörg fundaforrit á netinu sem fólk notar um allan heim til að halda sýndarfundi sína. Til að velja rétta eru nokkrir þættir sem þarf að hafa í huga. Ef fyrirtæki þitt vill halda sýndarfundi fyrir stóra viðburði skaltu reyna að leita að vettvangi sem er sérstakur fyrir þennan tilgang.

Fyrir venjulega daglega fundi, leitaðu að forriti sem gerir þér kleift að taka upp fundina til síðari tíma eða ef einhver missti af fundinum getur hann skoðað það síðar. Sum forrit innihalda hliðarspjall til að spyrja ræðumanninn spurninga án þess að trufla tal hans. Stundum vill fólk spyrja nokkurra spurninga samtímis og ef það talar í einu gæti það truflað fundinn og tímasóun.

Annar gagnlegur eiginleiki er að sjá hvort forritið gerir þér kleift að samstilla fundaráætlunina við netdagatalið þitt. Það gerir það auðveldara að bjóða fólki á fundinn og sendir út sjálfvirkar áminningar til hvers og eins.

Sum forrit gera þér kleift að bæta við lógói fyrirtækis þíns og litaþemu í sýndarfundarherbergjunum svo þú endurspegli faglega sjálfsmynd þína þegar þú hittir viðskiptavini. Aðrir eiginleikar eins og að senda spurningakeppni og leiki til starfsmanna þinna á fundinum geta hjálpað til við að gera hann virkan og hvetja fólk til að taka þátt. Þú þarft öll tæki til að tryggja að fólk taki virkan þátt í sýndarfundi.

Samskipti og þátttaka

Til að tryggja að fundurinn gangi snurðulaust fyrir sig ættir þú að setja upp nokkur grundvallaratriði fundarsiða sem allir fundarmenn ættu að fylgja. Fyrst skaltu ákveða hvernig fundarmenn geta spurt spurninga þegar einhver er að tala.

Ættu þeir að ýta á „rétta upp“ hnappinn eða spyrja spurninga sinna í spjallinu? Í öllum tilvikum skaltu biðja fundarmenn að ýta á slökkt á hnappinum þegar einhver talar til að loka fyrir bakgrunnshljóð og að tala aðeins þegar gestgjafinn biður þá um að taka þátt í samtalinu til að forðast truflanir.

Hafðu í huga að það gæti verið munur á nettengingarhraða, sem veldur taltafir og truflunum sem geta verið tímafrekar. Gakktu úr skugga um að þú hafir nokkrar mínútur til að spyrja hvernig fólkinu hafi það áður en þú byrjar fundinn. Þú getur tekið þátt í vinalegu samtali í fimm mínútur til að tengjast starfsmönnum þínum og leyfa þeim að eiga samskipti sín á milli.

Það getur verið erfitt að fá fundarmenn til að taka þátt í sýndarfundi. Ef starfsmenn hafa tilhneigingu til að blunda á augliti til auglitis, hvernig heldurðu að þeir muni bregðast við á sýndarfundum? Vertu viss um að kalla hvern einstakling með nafni til að ná athygli þeirra og spyrja spurninga hér og þar.

Ef þú telur að einstaklingur svari ekki eða taki ekki þátt í hliðarspjallinu, leyfðu þeim að tjá sig öðru hvoru og biðja hana um að taka þátt í samtalinu. Þetta mun fá aðra til að borga eftirtekt líka, ef þú spyrð þá spurningar. Það lætur þeim líka líða að þú viljir heyra inntak þeirra á fundinum.

Það sem skiptir máli á öllum sýndarfundum er að ganga úr skugga um að hver einstaklingur taki þátt nokkrum sinnum eða eins mikið og fundurinn leyfir. Leyfðu hverjum og einum að tala að minnsta kosti einu sinni á fundinum og hvettu þá til að skrifa spurningar í hliðarspjallið.

Einnig er gagnlegt að halda skemmtilegan fund að minnsta kosti einu sinni í mánuði svo fólk geti kynnst hvert öðru, þannig að fundir gangi eðlilega fyrir sig.