Einföld en áhrifarík ráð til að stjórna tölvupóstinum þínum

Öll fáum við fjöldann allan af tölvupóstum. Frá stjórnendum til starfsmanna þeirra, samstarfsmanna, fréttabréfa frá ýmsum þjónustum sem þú hefur gerst áskrifandi að og hvað ekki!

Það er sóun á tíma og orku að sigta í gegnum svo umfangsmikil tölvupóstsgögn. Af hverju ekki að endurmeta hvernig eigi að stjórna tölvupóstinum þínum á áhrifaríkan hátt.

Vissir þú að þú getur tímasett tölvupóstinn þinn með nokkrum einföldum brellum?

• Losaðu þig við draslið

Gerum ráð fyrir að þú færð að meðaltali hundrað tölvupósta á dag, þar af er aðeins helmingur póstanna mikilvægur og restin er „rusl“. Ef þú stendur frammi fyrir endurteknum tilvikum um ruslpóst/ruslpóst skaltu nota ruslskrár til að fanga mest af ruslpóstinum og skanna það tvisvar á dag, til að losna við óæskilegan tölvupóst. Það mun draga úr þrjátíu prósentum af ruslinu úr pósthólfinu þínu.

Sjá einnig:  Hvernig á að nota 'Out of Office Assistant' í Outlook 2016, 2013, 2010 og 365

• Settu upp snjallmöppur

Þegar þú opnar pósthólfið þitt muntu taka eftir því að fjórðungur tölvupóstanna eru sértilboð, afsláttartilboð, framsendur brandarar eða auglýsingatilkynningar. Í grundvallaratriðum, markaðssetning í tölvupósti. Það er sölubragð til að laða að fleiri viðskiptavini. Svo skaltu forgangsraða tölvupóstinum þínum í undirflokka til að halda pósthólfinu skipulagt. Það verður auðvelt að finna tölvupóst í neyðartilvikum eða eyða mörgum tölvupóstum saman.

• Slökktu á öllum tölvupósttilkynningum

Tölvupóstur er ekki tafarlaus samskiptamiðill. Við notum farsíma og spjall til þess. Tölvupóstur er góður fyrir fyrirtæki þar sem þú þarft ekki strax svar. Svo, ekki leyfa öðrum að hindra vinnu þína. Tölvupóststilkynningar og píp trufla einbeitingu þína, gætu flutt þig á fundi og samtöl. Slökktu á titringi símans eða hljóði fyrir hvern nýjan tölvupóst.

• Hætta áskrift að óæskilegum kynningartölvupósti

Þú myndir aldrei vilja lesa allar auglýsingar og kynningarpósta. Hætta áskrift frá þeim óþarfa. Það er auðvelt og fljótlegt ferli. Til að segja upp áskrift að fréttabréfum sem þú vilt ekki, skráðu þig inn á tölvupóstreikninginn þinn og leitaðu að „afskrá þig“ í póstinum sem þú ert leiður á. Skoðaðu leitarniðurstöðurnar og ákveðið hvaða tölvupóst þú vilt halda áfram með. Þú getur líka heimsótt www.unroll.me og sagt upp áskrift að fréttabréfum sem þú vilt fara í ruslið. Það mun skipuleggja pósthólfið með mismunandi flokkum og möppum.

• Tímasettu  tíma til að lesa og svara tölvupósti

Að fá viðvörun eða tilkynningu gerir þig óeinbeittan gagnvart skyldum þínum. Þó að íhuga tölvupóstinn þinn á áætluðum tíma mun það hjálpa þér í brýnni aðstoð sem og að hjálpa þér við að viðhalda og uppfæra dagatalið þitt um fundina.
Þú getur líka skrifað tölvupóstinn þinn fyrir neyðartilvik með því að uppfæra tengiliðanúmerið þitt og gefa upp viðeigandi tíma til að ná í þig. Vegna mikils vinnuálags geturðu líka skoðað tölvupóstinn þinn á klukkutíma fresti í tíu til fimmtán mínútur eða skoðað tölvupóstinn þinn 3-4 sinnum á dag, eins og síðdegis á morgnana og á kvöldin.

Lestu einnig:  Hvernig á að setja upp tölvupóst í Outlook fyrir Android appið

• Röðun tölvupósta eftir flokkum

Þegar þú færð mikið af tölvupósti saman gætirðu gleymt að fylgjast með mikilvægum tölvupóstum eða stundum geturðu eytt þeim fyrir mistök án þess að lesa. Það gerist þegar þú færð allan tölvupóstinn í pósthólfið þitt og það eru engar möppur og flokkar til að setja tölvupóstinn í viðkomandi möppur. Stundum þegar þú eyðir rusli úr pósthólfinu þínu endarðu með því að þú eyðir vinnutengdum tölvupósti. Hins vegar geturðu endurheimt þá úr ruslinu en stundum ertu ekki meðvitaður um hvort þú hefur gert það!

Þú gætir líka líkað við:  Hvernig á að nota Outlook með Gmail

Hver og einn hefur sína eigin leið til að meðhöndla dótið sitt. Þetta er bara uppástunga hvernig á að stjórna tölvupóstinum þínum á áhrifaríkan hátt og hvernig þú getur gert það er einfalt. Hins vegar getur þú fundið kerfi sem virkar fyrir þig.