Að vinna að heiman? Hér er hvernig á að nota Microsoft Teams til að vera tengdur

Ertu allt í einu neyddur til að vinna í fjarvinnu? En hefurðu ekki hugmynd um hvernig á að gera það? Ekki hafa áhyggjur hér erum við með yfirgripsmikla handbók um hvernig á að nota Microsoft Teams.

Microsoft Teams er tiltölulega nýr leikmaður á samskipta-, teymissamvinnu- og myndbandsráðstefnumarkaði . Eftir því sem áhyggjurnar af persónuvernd og öryggi tengdar Zoom aukast, eru faldu gimsteinarnir dregnir fram í dagsljósið.

Einfaldlega sagt, Microsoft Teams er tól sem samþættist Office 365 og sameinar hæfileika eins og myndbandsfundi, skráageymslu, spjall osfrv.

Með því að nota það geturðu búið til skrifstofuskjöl á netinu, deilt hugmyndum og sérfræðiþekkingu, nýtt þér vélmenni og gert margt fleira.

Það sem er mikilvægt er að þú þarft ekki einu sinni að borga til að nota þetta frábæra tól.

Kostir – Microsoft Teams Ókeypis tól

• Ótakmarkað spjall, hljóð og myndsímtöl
• 10GB af skráargeymslu fyrir liðið
• 2GB fyrir hvern einstakling
• Það samþættist Office Online öpp – Word, PowerPoint, Excel, OneNote og 140 viðskiptaöpp í viðbót
• Getur bætt allt að 300 manns við tengiliðalistann þinn (innan eða utan stofnunarinnar)

Athugið : Ókeypis útgáfa af Microsoft Teams er aðeins í boði fyrir þá sem hafa ekki greitt fyrir viðskiptaáskrift að Office 365.

Hápunktar – Microsoft Teams

• Dragðu saman lið
• Office 365 samþætting
• Sérsníddu lið í gegnum API og bot ramma
• Breyttu og opnaðu skrár á sama tíma
• Azure Active Directory samþætting

Ertu ekki sannfærður um að þú viljir halda þig við Zoom ?

Hér er fljótur samanburður á milli Microsoft Teams og Zoom

Yfirlit – Microsoft Teams

Til að byrja með Microsoft Teams þarftu að fara á: Microsoft Teams vefsíðu og búa til reikning. Þegar þú ert með reikning geturðu borið saman bæði greidd og ókeypis áætlanir og ákveðið hvaða áætlun þú vilt nota. Samhliða þessu geturðu einnig hlaðið niður Microsoft Teams skrifborðsforritinu.

Lið og rásir

Nú, þegar þú ert með Microsoft Team uppsett, þarftu að setja upp teymi með því að gefa upp nafn og lýsingu. Hvert lið hefur undirkafla sem kallast Rásir; Almenn rás er sjálfkrafa búin til. Alltaf þegar það er virkni verður rásin auðkennd.

Rásflipar - Hver rás hefur sína sjálfgefna flipa - Samtöl, skrár, athugasemdir, teymisþjónusta. Ef þú vilt geturðu bætt við þínum eigin flipa.

Samtal – Þetta er mikilvægur og miðlægur eiginleiki Microsoft Teams og virkar sem miðlægt umræðuborð þar sem öll samskipti eru vistuð og gerð leitarhæf.

Skrár – Teams gluggi gerir þér kleift að framkvæma mismunandi verkefni innan gluggans eins og að spjalla við hópinn, eyða, hlaða niður, afrita, opna skrá osfrv. Þetta hjálpar til við að forðast að skipta á milli mismunandi forrita.

Athugasemdir – Þessi flipi fer með liðið þitt yfir í OneNote. Þetta þýðir að þú getur breytt og skoðað OneNotes.

Að bæta við flipa – Hjálpar til við að bæta við Power BI mælaborðum, skipuleggjandi, töflureiknum osfrv.

Valmynd - Vinstra megin innan Teams færðu mismunandi valkosti - Spjall, fundir, skrár og virkni. Flest af því skýrir sig sjálft. Lýst verður þeim sem þarfnast skýringa.

Athafnir – Sýnir síðustu athafnir sem teymi hafa framkvæmt.

Spjall – Veitir fullan spjallferil með því að geyma Skype fyrir fyrirtæki samtal.

Teymi – Yfirlit yfir öll lið og rásir innan teymanna.

Fundir - Tekur fundi úr Outlook og gerir tímasetningu fundi.

Skrár – Skoðaðu og leitaðu að skrám á OneDrive, OneNote.

Nú þegar við vitum um Microsoft Teams og hvað við getum náð með því. Það er kominn tími til að læra hvernig á að nota Microsoft Teams.

Hvernig á að nota Microsoft Teams

Microsoft Teams sameina fjórar nauðsynlegar viðskiptaaðgerðir í einn vettvang. Með því að nota það geturðu sent skilaboð, samræmt teymi, hringt radd-/myndsímtöl og að lokum geturðu samþætt Microsoft 365.

1. Ræstu Microsoft Teams

Þú getur notað Microsoft Teams beint úr vafra eða getur hlaðið niður skrifborðsforriti (Mac eða PC) eða í farsíma (Android og iOS).

Í þessum kennslutilgangi munum við nota vafraútgáfu. Þar sem það hefur sömu virkni muntu ekki standa frammi fyrir vandamálum þegar þú notar það sem skrifborð eða snjallsímaforrit.

Til að nota lið skaltu fara á https://teams.microsoft.com/start

Hér færðu möguleika á að skrá þig ókeypis. Þú getur búið til Microsoft reikning á þessum tíma eða getur skráð þig inn með því að nota þann sem fyrir er.

Hins vegar, ef þú ert nú þegar að nota viðskiptaútgáfu af Microsoft Office 365, muntu hafa Teams uppsett.

Þegar þú hefur skráð þig inn verður þú spurður í hvaða tilgangi þú ætlar að nota það eins og vini, fyrirtæki, fjölskyldu osfrv. Hver valkostur sérsniður snið í samræmi við það en grundvallarvirknin er sú sama.

Þar sem við erum flest að vinna heiman frá sér vegna COVID-19 munum við taka valkostinn „Fyrir vinnu“.

Nú skulum við búa til fyrsta liðið.

2. Búðu til lið

Til að búa til eða ganga í teymi, smelltu á liðshluta > Skráðu þig eða Búðu til teymi. Ef opinber teymi eru þegar búin til muntu sjá þau, smelltu á það. Hins vegar, ef þú vilt ganga í sérstakt lið geturðu slegið inn kóða.

Í þessu dæmi munum við velja Búa til teymi.

Nú geturðu ákveðið hvort liðið verði gert opinbert, einkarekið eða alls staðar.

• Almenningsliðið getur verið notað af hverjum sem er
• Einkamál er eingöngu boðið
• Org breiður bætir sjálfkrafa öllum í fyrirtækinu við

Þegar þú hefur ákveðið tegundina, liðið þitt sem vill búa til, næst þarftu að nefna það og gefa lýsingu.

3. Bæta við liðum

Þú getur bætt fólki við Teams á nokkra vegu. En einfaldasta leiðin er að senda hlekk með tölvupósti. Þegar viðtakandinn smellir á það verða þeir sjálfkrafa skráðir. Að öðrum kosti geturðu bætt netföngum beint inn í Teams eða getur flutt inn nöfn, netföng frá Outlook, People o.s.frv.

Þegar fólkið er tengt sérðu það á liðslistanum og getur tekið á móti meðlimum og virkni þeirra.

Sjálfgefið er almennur undirkafli sem heitir Rásir. Þú getur bætt við einni af þessum rásum og byrjað að hafa samskipti við aðrar.

4. Bættu við rás

Til að búa til rás, gefðu henni titil, lýsingu. Þú getur ákveðið að halda því venjulegu eða persónulegu. Ef þú vilt eiga einkasamtal geturðu valið einkavalkost.

Þegar rásin er búin til geturðu hlaðið skrám, bætt við færslum og átt samskipti við liðsmenn.

5. Rás samtöl

Að spjalla á hefðbundinni rás, það er ekki einkamál; þetta er eins og hávær umræða. Til dæmis, ef þú hefur sent skilaboð til Jim, geta allir í samtalinu séð þau. En aðeins Jim verður gert viðvart svo hann geti einbeitt sér að skilaboðunum. Ennfremur, ef þú vilt, geturðu svarað rás jafnvel þegar það er ekki nefnt.

6. Myndspjall

Neðst á hægri spjaldinu sérðu mikilvægasta valkostinn: Meet. Það líkist myndbandsupptökuvél og á stendur Meet Now.

Til að hefja myndspjall skaltu smella á þetta tákn. Þú getur slökkt á hljóði, slökkt á myndskeiðum, deilt skrám, sýnt þátttakendum. Þú getur líka deilt skjáborðinu þínu eða notað töfluvirkni.

7. Stjórna rásum

Þú getur tekið þátt í og ​​yfirgefið hvaða rás sem er. Ef þú tengist rás og finnst hún ekki viðeigandi geturðu eytt henni. Áður en þú ákveður að eyða því mundu að þegar þú hefur gert það verður öllum samtölum, upptökum og öllu öðru sem tengist þeirri rás eytt.

Hins vegar, ef það eru einhverjar viðhengdar skrár, verða þær varðveittar á Sharepoint.

8. Bætir við virkni

Til dæmis útskýrðum við aðeins kjarnavirknina. Hins vegar geturðu bætt ýmsum eiginleikum og samþættingum við Teams eins og dagatalið til að skipuleggja fundi og vera upplýst.

Þú getur líka tengst miklu úrvali af vörum frá þriðja aðila eins og Zoom, Trello, KUDO o.s.frv.

Þetta var það; með þessum einföldu skrefum geturðu notað Microsoft Teams og unnið með liðsmönnum þínum. Ekki nóg með þetta, heldur geturðu líka tjáð þig með því að nota límmiða, emoji, GIF. Við vonum að þú reynir Microsoft Teams. Þegar þú hefur notað það skaltu deila reynslu þinni með okkur.