Setja upp fjölva í Google Sheets

Með framförum í tækni kemur enn meiri þörf fyrir skilvirkni í vinnunni. Grunn brellur í töflureikni eins og formúlur, töflur og síur í Google Sheets geta ekki lengur komið þér langt. Jafnvel þó að þessi kunnátta sé enn nauðsynleg að þekkja, eru þau fljótt að verða nokkuð úrelt.

Vinnustaðaframleiðsla krefst í raun meira en bara hagkvæmni. Það krefst sjálfvirkni — það krefst fjölvi.

Mikilvægi sjálfvirkni

Sjálfvirkni er ekki aðeins notuð í framleiðslu eða rannsóknum. Það er líka notað meira og meira í töflureikniforritum (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) fyrir hugbúnaðarstuð verkefni. Sjálfvirkni er rándýr lítilfjörlegra, endurtekinna verkefna og skrifstofuvinna er stútfull af þessari næringu.

Í stað þess að þreyta fingur okkar og augu með endurteknum lyklaborðsstrokum, þurfum við bara að setja nokkrar reglur og skilja restina eftir fyrir sjálfvirkni. Nú er okkur frjálst að nota heilann til að greina frávik í gagnapunktum, leita að orsökum, hugleiða lausnir eða skipuleggja mikilvæga atburði.

Aðalform sjálfvirkni sem notuð er í töflureiknishugbúnaði er kallað  fjölvi .

Google Sheets

Liðnir eru dagar hugbúnaðareinokun Microsoft Excel á töflureiknum. Með sprengiefninu inn í gagnainnsláttarheiminn af Google, kynnti Google Sheets nýtt nýtt útlit á töflureiknihugbúnaði.

Google Sheets er töflureiknihugbúnaður, aðallega notaður til að reikna út og móta gagnasöfn. Google Sheets leggur áherslu á flytjanleika, sem gerir vefforritið betra og aðgengilegra en venjulegan skrifborðshugbúnað. Auðvelt er að nálgast Google töflureikni fyrir tiltekna aðila til að fá skilvirkara vinnusamstarf eða skoða. Hugbúnaðurinn hentar líka vel til að fella inn fjölvi.

Fjölvi

Macro, af gríska orðinu makros, þýðir beint á „langt/stórt“. Á tölvumáli þýðir macro safn leiðbeininga sem hægt er að endurtaka og hanna til að framkvæma tiltekið verkefni. Jafnvel að búa til einföld fjölvi getur sparað dýrmætan tíma og fyrirhöfn í verkefninu þínu. Því flóknari sem makró verður, því meiri tíma og fyrirhöfn sparar þú.

Í Google Sheets geturðu sett upp fjölvi með einni af tveimur aðferðum.

1. Macro Recording

.

Þessi aðferð er sú einfaldasta. Það virkar vel fyrir einfaldar kennslustrengi. Því stærri sem gögnin eru, því minna mun þessi aðferð passa við þarfir þínar. Fjölvi upptökuaðferðin er að mestu miðuð við byrjendur eins og háskólanema og eigendur lítilla fyrirtækja. Hér er grundvallardæmi sem hægt er að nota til að gera snið sjálfvirkt.

Farðu á docs.google.com/spreadsheets til að opna Google Sheets  .

Farðu í  Tools > Macros > Record Macro .

Ýttu á  Ctrl + B  (feitletrað).

Ýttu á  Ctrl + I  (skáletrað).

Stilltu textalitinn á rauðan.

Stilltu leturstærð á 18.

Gakktu úr skugga um að tilvísunin sé stillt á  Relative .

Ýttu á  Vista .

Sláðu inn heiti fyrir fjölvi og stilltu flýtivísanúmerið. Þú getur aðeins sett inn allt að 10 fjölvi.

Til að framkvæma fjölvi, ýttu á  Ctrl + Alt + Shift + (valið númer) . Það mun forsníða textann í valinni reit feitletrað, skáletrað, rautt og stærð stillt á 18.

Hugsaðu um að taka upp fjölvi eins og að taka upp skipanirnar sem þú myndir setja inn í tölvuna til að framkvæma tiltekið verkefni. Þegar þú virkjar makróið endurtekur það einfaldlega röð þessara skipana í einu.

2. Að skrifa handrit

Að skrifa handrit er áreiðanlegra, nákvæmara og öflugra. Hins vegar þarf æfingu til að læra. Þessi aðferð er miðuð við háþróaða notendur sem vinna með gríðarstór gagnasöfn, td gagnafræðinga og verkefnastjóra sem vilja nákvæmni eins og leysir og vinna eins hratt og mögulegt er.

Farðu á docs.google.com/spreadsheets til að opna töflureikni  .

Farðu í  Tools > Script Editor .

Fyrir neðan /** @OnlyCurrentDoc */ , paste:
function FormatText() {   var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();

  spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('bold')

  .setFontStyle('skáletraður')

  .setFontColor('#ff0000')

  .setFontSize(18);

};

Ýttu á  Ctrl + S  til að vista handritið.

Farðu í  Verkfæri > Fjölvi > Stjórna fjölvi .

 Stilltu flýtivísunarnúmerið fyrir vistað skriftu.

Útkoman ætti að líta svona út:

.

Til að framkvæma fjölvi, ýttu bara á  Ctrl + Alt + Shift + (valið númer) . Eða þú getur farið í  Tools > Macros > (Macro name)  til að framkvæma handvirkt.

Handritið hér að ofan gerir nákvæmlega það sama og record macro aðferðin. Þetta er aðeins lítill hluti af því sem þú getur gert með makróforriti.

Niðurstaða

Í meginatriðum er Google Sheets töflureikniforrit á netinu þróað af Google. Fjölvi er öflugt tæki fyrir sjálfvirkni töflureikni. Svo það er skynsamlegt að þegar þú sameinar þetta tvennt eykur það vinnuskilvirkni verulega. Þetta mun örugglega hjálpa þér að halda í við kröfur sívaxandi tæknitengt vinnuumhverfis og veita þér forskot á skrifstofunni.