Microsoft Teams: Hvernig á að skipuleggja skrárnar þínar

Ef þú síar og skipuleggur skrárnar þínar vandlega muntu fljótt finna skjölin sem þú ert að leita að. Annar kostur er að þú heldur möppunum þínum lausum við ringulreið.

Ef þú fékkst hundruð skráa í gegnum Microsoft Teams og þú varst ekki með skýra áætlun til staðar frá upphafi, geta hlutirnir litið svolítið óskipulagðir út núna. Notendum finnst oft vera ofviða það verkefni að skipuleggja skrár sínar, svo þeir kjósa að fresta því aftur og aftur. Reyndar er tímafrekt verkefni að skipuleggja skrárnar þínar, en kostirnir sem það hefur í för með sér eru fyrirhafnarinnar virði.

Til að gera allt ferlið auðveldara fyrir þig bjuggum við til þessa handbók. Við munum deila röð af handhægum ráðum og brellum til að hjálpa þér að skipuleggja MS Teams skrárnar þínar betur.

Bestu starfsvenjur til að skipuleggja skrárnar þínar í MS Teams

Veldu aðalskýjageymsluþjónustuna þína

Microsoft Teams notar mismunandi geymsluþjónustur til að geyma skrárnar þínar og skjöl. Sjálfgefið er að skrárnar þínar eru geymdar á OneDrive og SharePoint. Skrárnar sem þú deildir í hópþræði eru geymdar í SharePoint. Allar skrár sem þú skiptast á í spjalli eru geymdar í OneDrive.

En þú getur líka bætt handvirkt við skýgeymsluþjónustu sem þú þekkir nú þegar.

Samstilltu skrár með OneDrive

Við mælum með að nota skýgeymsluþjónustu Microsoft til að geyma Teams skrár. Báðar þjónusturnar hafa verið þróaðar af Microsoft og það eru engin samþættingar- eða eindrægni á milli þeirra.

Með því að samstilla Teams skrárnar þínar við OneDrive geturðu nálgast þær beint úr File Explorer. Með öðrum orðum, þú þarft ekki lengur að opna Teams til að skoða þessar skrár.

Búðu til sérstakar möppur

Óháð skýgeymsluþjónustunni sem þú notar til að geyma Teams skrárnar þínar, þá er mikilvægt að búa til sérstakar möppur. Bættu síðan öllum skrám þínum við viðeigandi möppur. Mikilvægast er að ákveða uppbyggingu og standa við hana.

Til dæmis geturðu búið til einstaka möppu fyrir hvern einstakling sem þú hefur oft samskipti við. Og vistaðu skrárnar sem þú fékkst frá þeim í viðkomandi möppu. Eða þú getur notað lýsandi nöfn fyrir skrárnar þínar eins og skýrslur, samninga, verkefni, markaðssetningu, fjármál, kynningar osfrv.

Þú getur líka skipulagt möppurnar þínar eftir verkefnum, viðskiptavinum, dagsetningu, fresti osfrv.

Notaðu hreint og tiltekið rásarheiti

Allar skrár sem tengjast teymum eru geymdar í SharePoint. Í hvert skipti sem þú býrð til nýtt teymi í Microsoft Teams, verður ný SharePoint teymi síða búin til sjálfkrafa. Þegar þú býrð til rás, býr SharePoint sjálfkrafa til nýtt skjalasafn fyrir þá rás.

Bókasafnið er nefnt eftir nafni rásarinnar. Svo vertu viss um að velja ákveðin rásarheiti til að forðast tvíræðni.

Notaðu File Filters

Microsoft Teams hefur röð af síum sem þú getur notað til að skrá skrárnar þínar í ákveðinni röð. Til dæmis er hægt að skrá skrárnar í tímaröð. Eða þú getur síað þær eftir nafni þess sem breytti þeim.

Festu efst

Þú getur líka fest skrá efst. Þessi eiginleiki gerir þér kleift að merkja skrár sem eru annað hvort mjög mikilvægar eða brýnar. Á þennan hátt muntu vita nákvæmlega hvar þú finnur þá skrá.

Fyrst þarftu að merkja skrána og smelltu síðan á  Pin to top valmöguleikann.

Fljótleg ráð til að skipuleggja skrárnar þínar

• Ekki geyma skrárnar þínar á skjáborðinu þínu. Ringulreið skrifborð lítur ruglingslega út og skapar sjónrænan hávaða.
• Geymdu skrárnar þínar um leið og þú færð þær. Ekki bíða þangað til þú færð 5o skrár til að byrja að skipuleggja þær. Settu þau í rétta möppu strax eftir að þú fékkst þau.
• Notaðu skýr og lýsandi nöfn fyrir skrárnar þínar. Að nota almenn nöfn eins og „Skrá“, „Skjöl“, „Dót“ hjálpar alls ekki.

Hvaða ráð og brellur notar þú til að skipuleggja Microsoft Teams skrárnar þínar? Deildu þeim í athugasemdunum hér að neðan.