Hvernig á að nota To Do í Outlook með Microsoft 365 fyrir framleiðni þína

Microsoft Outlook hefur samþættingu við To Do, verkefnastjórnunartæki sem getur hjálpað þér að vera aðeins afkastameiri. Hér er hvernig þú getur notað það.

• „Dagurinn minn“ skjárinn gerir þér kleift að bæta við verkefnum sem þú vilt ná á hverjum degi
• „Mikilvægt“ yfirlitið gerir þér kleift að bæta við mikilvægum og brýnum verkefnum
• „Áætlað“ yfirlitið gerir þér kleift að bæta við verkefnum fyrir framtíðina
• Þú getur líka séð verkefni úr tölvupósti og Microsoft Planner með hlutanum „Úthlutað þér“ og „Flaggaður tölvupóstur“

Ef þú ert Microsoft 365 Personal, Family eða Business áskrifandi gætirðu hafa tekið eftir smá hakmerki neðst í hægra horninu á pósthólfinu þínu þegar þú horfir á hliðarstikuna í Outlook á vefnum. Ef þú smellir líka á Prófaðu nýja Outlook rofann, þá er þetta hlekkur sem mun taka þig til að prófa forskoðunarsamþættingu við To Do, nýtt verkefnastjórnunartól Microsoft.

Þetta tól er eitthvað sem eigendur lítilla fyrirtækja, nemendur, foreldrar eða kennarar gætu fundið það gagnlegt. Það getur dregið mikilvæga merkta tölvupóstinn þinn, sýnt þér hluti sem eru fyrirhugaðir og jafnvel dregið verkefnin þín í Microsoft Planner. Hér er yfirlit yfir allt þetta og hvernig þú getur notað það til framleiðniávinnings.

Dagurinn minn og verkefni að gera

Það fyrsta sem áberandi er í To Do er það sem er þekkt sem „Dagurinn minn“. My Day er ferskt og hreint borð til að bæta við ákveðnum verkefnum sem þú vilt ná á hverjum degi. Þú getur bætt við algengum verkefnum handvirkt með hnappinum Bæta við verkefni, eða þú getur séð leiðbeinandi ferðaáætlanir og önnur atriði fyrir daginn með ljósaperutákninu efst á skjánum. Tillögur verða flokkaðar eftir Í gær, Seinna og Fyrr, miðað við hvenær To Do telur að þú ættir að bæta þeim við. Þú getur smellt á + táknið við hlið verkefnisins til að bæta því við, eða hringreitinn til að klára það. Aðrir valkostir í boði á síðunni Dagurinn minn innihalda valkosti til að flokka. Þú munt sjá valkosti til að raða eftir mikilvægi, gjalddaga, stafrófsröð eða sköpunardag.

Einnig er athyglisvert að „Tasks“ hluti í To Do. Þetta birtist neðst á hliðarstikunni og er listi þinn yfir allt það sem þú hefur bætt við að gera úr öllum flokkum sem við munum ræða næst.

Mikilvægt í To Do

Næst í To Do er það sem er þekkt sem „Mikilvægt“. Mikilvægt í verkefnum er safn af verkefnum sem þú hefur merkt sem brýn, segðu að mæta á þann mikilvæga fund, eða gefa einkunnir, eða jafnvel gefa kettlingunum. Þetta mun fá aukna sjónræna athygli þökk sé stjörnutákninu sem þú sérð við hliðina á þeim. Mikilvæg verkefni virka alveg eins og önnur verkefni. Eftir að þú hefur búið til einn með hnappinum Bæta við verkefni muntu sjá hann fylla út listann og þú getur merkt sem mikilvægan með stjörnu. Þú munt geta klárað það með því að smella á hringgátreitinn. Öll verkefni í To Do munu einnig hafa tákn við hlið verkefnisins til að segja þér hvaðan það kom --- hvort sem það er Dagurinn minn eða tölvupóstur.

Skipulagður í To Do

Þriðja svæðið í To Do er það sem er þekkt sem skipulagt. Eins og nafnið gefur til kynna eru fyrirhuguð verkefni verkefni til framtíðar. Þú getur búið til þessi verkefni með + tákninu og smellt síðan á bæta við. Þegar því hefur verið bætt við geturðu breytt gjalddaganum með því að hægrismella og velja aðra dagsetningu. Hefðbundinn vinstri smellur á verkefnið mun gefa þér áminningarvalkosti, skref og fleiri möguleika til að stilla aðra dagsetningu. Þú getur jafnvel hengt við skrár eða skilið eftir athugasemdir ef þú þarft.

Úthlutað þér og merktur tölvupóstur í Verkefni

Ef lítið fyrirtæki þitt eða skólinn er áskrifandi að Microsoft 365 og notar Microsoft Planner, þá er þessi hluti af To Do fyrir þig. Hlutinn „Úthlutað þér“ mun sýna þér verkefni sem stjórnendur úthlutaðu þér í gegnum Verkefni eða Microsoft Planner.

Þú gætir þurft að sjá það upp með því að smella á Búa til hnappinn í sprettiglugganum á hliðarstikunni, til að tengja Planner reikninginn þinn við To Do. Þegar það hefur verið sett upp munu öll Skipulagsverkefni birtast í Verkefni. Þú getur jafnvel séð gamla með því að smella á . . . og velja síðan Sýna lokið verkefni. Þetta er sniðugur lítill eiginleiki sem gefur þér góða framleiðniaukningu og yfirsýn yfir öll þau verkefni sem þú þarft að klára fyrir daginn.

Við munum líka tala um merktan tölvupósthlutann. Ef þú hefur merkt við einhvern tölvupóst í Ourlook munu þeir birtast í þessum hluta To Do. Héðan geturðu hægrismellt á verkefnið til að bæta því við „Dagurinn minn“ listann, fjarlægja mikilvægi þess eða breyta gjalddaga. Ef þú smellir á það tvisvar mun þú sýna þér upplýsingarnar úr skilaboðunum og leyfa þér að opna þau í Outlook. Aftur, það er fín lítil flýtileið til að forðast að þurfa að smella í gegnum marga hluti til að finna það sem er mikilvægt.

Aðrir þættir To Do

Við höfum komið inn á kjarnaþætti To Do, en þú getur líka nýtt þér listaaðgerðina í þjónustunni. Þegar þú hefur bætt verkefni við Verkefni geturðu búið til lista fyrir það. Segðu, ef verkefnið er að versla geturðu hægrismellt á verkefnið og búið til lista fyrir það. Listinn mun birtast í hliðarstikunni og þú munt geta hakað við hlutina þegar þú klárar þá. Það er mjög sniðug leið til að stjórna flóknum aðstæðum, eins og einkunnagjöf eða jafnvel skrá yfir efni.

Ef þér finnst To Do gagnlegt, láttu okkur vita í athugasemdunum hér að neðan. Og ekki hika við að kíkja á fréttamiðstöðina okkar , þar sem við tölum um önnur Microsoft 365 öpp og þjónustu.