Microsoft Teams: Hvernig á að stjórna gestaaðgangi

Gestaaðgangur er nauðsynlegur Teams eiginleiki, sem gerir þér kleift að vinna með fólki utan fyrirtækis þíns. Þú getur notað það til að veita ytri einstökum notendum leyfi til að fá aðgang að teymum, skjölum sem deilt er á rásum og öðrum gögnum.

Samstarf við fólk sem er ekki með vinnu- eða skólareikning hjá fyrirtækinu þínu skiptir sköpum í heimi nútímastarfs og fjarnáms.

Microsoft virkjaði gestaaðgang sjálfgefið

Fram í febrúar 2021 var sjálfgefið slökkt á gestaaðgangi. Stjórnendur og teymiseigendur þurftu að virkja þennan valmöguleika handvirkt og bíða í nokkrar klukkustundir þar til breytingarnar tækju fullan gildi.

Eftir febrúar 2021 er gestaaðgangur sjálfkrafa virkur fyrir bæði nýja og núverandi viðskiptavini ef sá síðarnefndi hefur ekki stillt stillinguna öðruvísi.

Hvernig á að loka fyrir aðgang gesta í liðum

Farðu í Microsoft Teams stjórnunarmiðstöðina.

Farðu í allar skipulagsstillingar og veldu Gestaaðgang .

Stilltu Leyfa aðgang gesta í Microsoft Teams á Slökkt .

Hvernig á að stjórna gestaaðgangi í liðum

Ef þú ákveður að virkja aðgang gesta geturðu síað enn frekar heimildir fólks utan fyrirtækis þíns. The Calling , Fundur, og Skilaboð aðgerðir eru nokkrar af mikilvægustu stillingar sem þú þarft að borga eftirtekt til.

Símtals- og fundarstillingar fyrir gestanotendur

• Hringdu einkasímtöl : Ef þú virkjar þennan valkost geta gestir hringt jafningjasímtöl.
• Leyfa IP myndskeið : Utanaðkomandi notendur geta notað myndskeið í símtölum sínum og fundum.
• Skjádeilingarstilling : Gestanotendur geta deilt skjánum sínum með öðrum fundarmönnum. Þú getur takmarkað skjádeilingu við einstök forrit eða leyft gestanotendum að deila öllum skjánum sínum.
• Leyfa Meet Now : Ákveðið hvort gestanotendur geti notað Meet Now eða ekki.

Skilaboðastillingar fyrir gestanotendur

• Breyta sendum skilaboðum : Gestanotendur geta breytt skilaboðunum sem þeir sendu.
• Gestir geta eytt sendum skilaboðum : Slökktu á þessum valkosti ef þú vilt ekki að gestanotendur eyði sendum skilaboðum.
• Spjall : Virkjaðu þennan valkost til að leyfa gestum að nota spjallið í Teams.
• Notaðu Giphys, memes eða límmiða í samtölum : Þú getur leyft eða komið í veg fyrir að notendur noti GIF, memes eða límmiða í spjallinu . Ef þú vilt að notendur njóti vinalegrar og afslappandi spjallupplifunar, vinsamlegast virkjaðu þessa valkosti.

Geta gestir fengið aðgang að skrám í Microsoft Teams?

Gestanotendur geta nálgast skrárnar sem deilt er innan hópspjallanna og rásanna sem þeim hefur verið boðið á. Allar skrár sem þú deilir á rás verða geymdar í SharePoint möppu liðsins þíns. Til að ganga úr skugga um að gestanotendur hafi aðgang að þessum skrám, farðu í Sharepoint Settings og farðu í Sharing outside your company . Veldu samnýtingarvalkostinn sem hentar þínum þörfum best.

Ef valkosturinn sem segir „Ekki leyfa deilingu utan fyrirtækis þíns“ er virkur munu gestanotendur ekki fá aðgang að skránum sem deilt er innan Teams rása.

Skoðaðu leiðbeiningarnar hér að neðan til að læra meira um að deila og geyma skrár í Teams:

• Microsoft Teams: Hvernig á að skipuleggja skrárnar þínar
• Microsoft Teams: Hvernig á að læsa skrám

Getur gestur hafið liðsfund?

Gestanotendur geta hafið Teams-fund með því að nota Meet Now valkostinn. Til að veita þeim leyfi til að nota þennan eiginleika, farðu í Teams Admin Center, veldu Org-wide settings , og farðu í Guest access . Farðu síðan í fundarstillingar og kveiktu á Meet Now .

Af hverju er ég að sýna sem gestur í Microsoft Teams?

Ef þú birtist sem gestanotandi í Teams gæti það bent til þess að einhver hafi áður bætt þér við sem gest í Microsoft 365 leigjanda. Til að taka þátt í fundinum sem venjulegur notandi skaltu opna nýjan vafraflipa í einkastillingu. Athugaðu hvort þú birtist enn sem gestur.

Af hverju get ég ekki bætt gestum við Microsoft Teams?

Ef þú getur ekki bætt gestanotendum við Teams, er þetta líklega vegna þess að aðgangur gesta hefur verið óvirkur. Opnaðu Teams Admin Center, fara í org-breiður stillingar , og tryggja Gestur aðgangur  er á. Að auki skaltu ganga úr skugga um að AzureAD og Office 365 hópstillingarnar þínar leyfi gestaaðgang.

Niðurstaða

Microsoft virkjaði gestaaðgang í Teams sjálfgefið. Þetta auðveldar teymum að vinna með ytri notendum. Gefðu þér samt tíma til að fara í gegnum gestaaðgangsstillingarnar í Teams og sérsníða þær eftir þörfum fyrirtækisins. Þú vilt ekki að gestanotendur fái óvart aðgang að skrám sem þeir hefðu ekki átt að hafa aðgang að í fyrsta lagi.

Hvernig hefur reynsla þín af Teams gestaaðgangi verið hingað til? Er eitthvað sem þú vilt breyta við það? Láttu okkur vita í athugasemdunum hér að neðan.