Amit tudnia kell, mielőtt virtuális asszisztenst bérelne

Talán hallott már a virtuális asszisztensekről. Annak ellenére, hogy milyen gyakran használják a munkaköri megnevezést, nagyon kevesen tudják, mi az, vagy mit csinál a virtuális asszisztens. Lehet, hogy érdemes ezt megvizsgálni, ha úgy érzi, hogy egy kicsit túlterheltek vállalkozása adminisztratív vonatkozásai, ha tudja, hogy az adószezon végtelenül könnyebb lenne, ha napközben jobb nyilvántartást vezetne, csak nincs ideje kezelni, vagy ha az ügyfelek e-mailjei és interakciói olyan sok időt foglalnak el, hogy nem tud hozzálátni a tényleges munkához, amit el kell végeznie.

Az alábbiakban bemutatunk néhány dolgot, amelyeket meg kell értened a virtuális asszisztensekkel kapcsolatban, mielőtt úgy döntesz, hogy felveszed őket. Természetesen az asszisztensek végtelen sok dologban segíthetnek. A felvételi folyamat során feltétlenül kérdezze meg asszisztenseit vagy ügynökségeit, hogy mit javasolhatnak, tekintettel arra, hogy mit tudnak az Ön vállalkozásáról. Csodálatos ötletek derülhetnek ki az egyszerűsítésről.

Tartalom

• 1 Mi az a virtuális asszisztens?
• 2 Legyen tisztában a felelősségi körökkel
• 3 Tegye a kommunikációt prioritássá

Mi az a virtuális asszisztens?

Dióhéjban a virtuális asszisztens egy adminisztrációs asszisztens, amely távolról támogatja a vállalatot. Lehet, hogy hallotta már őket online titkárnak (de ne használja ezt a kifejezést, hacsak nem, mert egy kicsit elavultnak tűnik) vagy online asszisztensnek. Minden munkát elvégeznek, amit egy hagyományos titkárnő végez, de nem igényelnek helyet az irodában vagy a műhelyben.

Egyes ügynökségek lehetővé teszik, hogy szükség szerint alkalmazzon virtuális asszisztenst, ha néha segítségre van szüksége, másoknak nem. A virtuális asszisztensek egyik legnagyobb előnye, hogy drasztikusan megnövelhetik az ügyfelek válaszidejét – a mai azonnali-digitális világban a válaszidő tönkreteheti vagy megbonthatja az üzletet.

Legyen tisztában a felelősségi körökkel

Függetlenül attól, hogy milyen pozícióra vesz fel, ha távoli pozícióról van szó, világosan fel kell vázolnia az Ön által elvárt különböző feladatokat. A virtuális munka nem olyan, mint az irodai munka; nem fogja látni az alkalmazottját; csak azt tudja ellenőrizni, hogy a dolgok megtörténtek-e vagy sem, és milyen jól.

Az egyértelmű felelősségi körök segítségével Ön és leendő munkatársai jobban megegyezhetnek a virtuális asszisztens költségeiről . Azt is tudatja mindenkivel, hogy milyen kötelességei vannak, és melyek másoké.

Legyen prioritás a kommunikáció

A fentiekhez hasonlóan, ha egy alkalmazott virtuálisan dolgozik, biztos akar lenni abban, hogy világos kommunikációs vonalakat állított be, hogy semmi se vesszen el a beérkező levelek között. Sokan, amikor először kezdenek el dolgozni távoli kollégákkal, túl sokféle üzenetküldési formát próbálnak ki – lesz egy közös dokumentumuk, amelyet mindenki frissít, egy (vagy két) pofonegyszerű alkalmazás, céges e-mail cím, telefonszámok, zoomhívások stb.

Válasszon ki egy vagy két kommunikációs módot, és maradjon azoknál. Mivel túl sok helyen lehet üzeneteket vagy frissítéseket keresni, minden érintettnek fennáll a veszélye, hogy kihagy valami fontosat.

A fenti pontok segíthetnek a helyes irányba terelni, amikor virtuális asszisztensről van szó. Fontos megjegyezni, hogy még akkor is, ha egy alkalmazott távol van, akkor is törvényi kötelezettsége van annak biztosítására, hogy munkakörnyezete biztonságos és megfeleljen az egészségügyi előírásoknak. Előfordulhat, hogy többek között képzést kell készítenie az otthoni iroda megfelelő beállításáról, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a kellő körültekintést elvégezte.