Hogyan hozhatja ki a legtöbbet az újratervezett (és átnevezett) Microsoft To Do-ból

A Microsoft megújította a To Do listakészítő alkalmazását, hogy átfogó feladatkezelő rendszerré váljon. Ha a legtöbbet szeretné kihozni belőle, megteheti

Meglévő listák importálása

Listák létrehozása és megosztása

Dolgozzon feladatokkal

Intelligens listák használata

A To Do a Microsoft termelékenységi eszközeinek kínálatának egyik legújabb tagja. Nemrég kapott egy átfogó UI frissítést egy csomó új funkció után, ezért úgy döntöttünk, hogy még egyszer megnézzük, mit tud nyújtani 2019-ben.

A To Do a Wunderlist Microsoft általi felvásárlásán alapult. Bár a Wunderlist még ma is működik, a mérnöki erőforrásokat a To Do-ra irányították át. A Microsoft újjáépítette az alkalmazást az Office 365 infrastruktúrájára, biztosítva, hogy megfeleljen a vállalati használatra vonatkozó megfelelőségi követelményeknek. Ez az architektúra azt is lehetővé teszi, hogy a To Do szinkronizáljon e-mailekkel és feladatokkal az Outlookban.

A To Do újratervezése a hónap elején közelebb helyezte az alkalmazást a Wunderlist tervezési nyelvéhez. Nagyobb mértékben használják a színeket, és nagyobb figyelmet fordítanak a felületelemek közötti párnázásra. Az új megjelenés, amely finom névváltoztatással érkezik (To-Do-ról To Do-ra), jelzi a Microsoft növekvő bizalmát a termék iránt.

Elkezdeni

A Today's To Do szinte minden nagyobb platformon elérhető. Az alkalmazásokat Windows 10, macOS, iOS, Android és az interneten kínálják. Ezenkívül a To Do beépül a Microsoft-termékek növekvő választékába. Ezek közé tartozik az Outlook, a Cortana és a Microsoft Planner, így az alkalmazás képes az összes feladat központjává válni.

Ebben az útmutatóban a Teendőket fogjuk használni Windows 10 rendszerű számítógépen. A legtöbb képernyő nagyon hasonló az összes platformon, így a saját eszközén nem találkozhat semmilyen problémával.

A To Do letöltése után először be kell jelentkeznie. A személyes Microsoft-fiókok és a vállalati Office 365-fiókok egyaránt támogatottak. Az alkalmazás beállítási képernyőjén később további fiókokat is hozzáadhat.

Miután bejelentkezett, a Teendők „My Day” képernyőjére kerül. Érdemes egy percet szánni a felület értékelésére. Asztali eszközökön a Teendő két ablaktáblás nézetet használ. A feladatlisták a bal oldalon jelennek meg, míg a középső rész frissül, hogy megjelenítse a listák tartalmát. Amikor kiválaszt egy feladatot, a jobb oldalon megjelenik egy további panel a tulajdonságainak szerkesztéséhez. A mobil elrendezés nagyon hasonló, a navigáció egy hamburger menü mögé rejtőzik.

Az alkalmazás beállítási oldalának eléréséhez kattintson a profilképére a bal felső sarokban. Válassza a „Beállítások” lehetőséget a legördülő menüből, vagy a „Fiókok kezelése” lehetőséget az Office 365-fiókok hozzáadásához és eltávolításához.

Meglévő feladatok importálása

A Beállítások képernyőn importálhatja meglévő feladatait a Wunderlistből. Ez azt jelenti, hogy ott folytathatja, ahol a régebbi alkalmazásban abbahagyta. A To Do automatikusan listákat hoz létre a Wunderlist listák helyére, és feltölti azokat a Wunderlistben lévő feladataival.

A beállításokkal néhány alapvető beállítást is módosíthat az alkalmazáson belül. Támogatja a világos vagy sötét témát, valamint letiltja a törlési visszaigazolásokat és a befejezési hangokat.

Lentebb egy sor váltógombot talál az „Intelligens listákhoz”. Később újra meglátogatjuk az intelligens listákat, de egyelőre csak tudja, hogy lehetséges megakadályozni, hogy a nem használt intelligens listák megjelenjenek az alkalmazásban. Az utolsó váltógomb lehetővé teszi annak szabályozását, hogy a megjelölt Outlook e-mailek megjelenjenek-e a Teendők között – ennek letiltása eltávolítja a „Megjelölt e-mail” részt a navigációs sávról.

Listák készítése

Lista létrehozásához kattintson az "Új lista" gombra a navigációs menü alján. Írjon be egy nevet a listának, és nyomja meg az enter billentyűt. Opcionálisan hozzáadhat egy egyéni hangulatjelet, amelyet a lista navigációs ikonjaként használhat. Egy hangulatjel kiválasztásához kattintson a lista nevére a központi ablaktáblában, majd a smiley gombra.

Van több kapcsolódó listája? Próbáljon meg létrehozni egy csoportot. Kattintson az "Új lista" gombtól jobbra található gombra a csoport létrehozásához és elnevezéséhez. Ezután az egyes listákat a csoportba húzhatja, így gyermekekké alakíthatja őket. Ez segíthet a navigációs menü rendbetételében, mivel elrejti a ritkán használt listákat.

Lehetőségek listázása

A lista beállítási menüjét az alkalmazás jobb felső sarkában található három pont ikonra kattintva érheti el. Az alkalmazás témáját az egyes listákhoz egyedileg állíthatja be, módosíthatja a feladatok rendezési sorrendjét vagy átnevezheti a listát.

Ez a menü lehetőséget ad arra is, hogy megjelenítse (vagy elrejtse) a listán belüli befejezett feladatokat. Végül vannak olyan menüpontok, amelyek segítségével parancsikont rögzíthet a Start menühöz vagy törölheti a listát. Ezzel eltávolítja az összes feladatot a listán belül, valamint magát a listát.

Listák megosztása

Az együttműködés megkönnyítése érdekében listákat oszthat meg más felhasználókkal. Kezdje a lista opciók gombja melletti személy ikonra kattintva.

Kattintson a "Meghívó link létrehozása" gombra a megosztható link eléréséhez. Adja meg a linket azoknak, akiknek hozzáférésre van szükségük a listához. A listán belül megtekinthetik, hozzáadhatják és szerkeszthetik a feladatokat. A megosztási beállítások jövőbeni kezeléséhez kattintson újra a megosztás gombra. Látni fogja, hogy az együttműködők felkerültek a listára, és lehetőség nyílik a megosztott hozzáférés visszavonására.

Munka feladatokkal

A Teendők a legfontosabb objektumok a feladatok. A feladat létrehozása egyszerű: válasszon ki egy listát, majd kattintson a „Feladat hozzáadása” gombra a képernyő alján. Írja be a feladat nevét, és nyomja meg az enter billentyűt.

A legalapvetőbb formájában ez minden. Továbbra is hozzáadhat feladatokat a leírások begépelésével és az Enter billentyű lenyomásával. A Tasks azonban sokkal több lehetőséget kínál, ezért próbáljon meg valamelyikre kattintani a részletes ablak megjelenítéséhez.

Itt beállíthat egy emlékeztetőt, határidőt és ismétlődési ütemezést a feladathoz. Van egy szövegmező a további megjegyzésekhez (hasznos webhelycímekhez), valamint egy fájlválasztó a mellékletek hozzáadásához.

A panel tetején található "Lépés hozzáadása" hivatkozással részfeladatokat hozhat létre. Ez hasznos egyszerű ellenőrző listák létrehozásához egy nagyobb folyamaton belül. Például hozzáadhatja a „Szőnyegek”, „Padlók” és „Felületek” kifejezést a „Tisztítsuk meg a házat” feladathoz.

Végül a kis csillag ikon segítségével fontosként jelölhet meg egy feladatot. Ennek eredményeként megjelenik a „Fontos” listában, amely a Teendők navigációs menüjében látható. Hasonlóképpen, a „Hozzáadás a napomhoz” a „Napom” listában jeleníti meg a feladatot – erről a következő részben...

Intelligens listák használata

Az intelligens listák a teendők olyan listák leírására szolgálnak, amelyek automatikusan összesítik a más listákból származó feladatokat. Intelligens listákat nem hozhat létre, de kiválaszthatja, hogy melyek jelenjenek meg, ahogy azt a Beállítások oldalon láttuk.

Már megvizsgáltunk két intelligens listát: a Fontos és az én napom. A My Day további magyarázatot igényel, mivel ez az egyik módja annak, ahogy a To Do megkülönbözteti magát a versenytársaktól.

Ahelyett, hogy teljes mértékben az esedékességekre hagyatkozna, a To Do lehetőséget ad arra, hogy kiválassza a napi feladatokat. Az ötlet az, hogy reggel átnézed a függőben lévő feladataidat, hozzáadsz néhányat a „Saját napomhoz”, majd a listáról dolgozol. Ez segít elkerülni, hogy a listákon szereplő végrehajthatatlan feladatok elvonják a figyelmét.

A To Do elég okos ahhoz, hogy javaslatokat tudjon tenni a My Day-hez. Javaslatok jelenhetnek meg, amikor reggel felkeresi a My Day oldalt. Általában a Teendők olyan feladatokat javasolnak, amelyek határideje közel van. Tartalmazni fogja azokat a feladatokat is, amelyeket tegnap hozzáadott a Saját napomhoz, de nem fejezte be. Ez segít gyorsan visszatérni oda, ahol volt, miközben kezeli az aznapi terhelést.

Jelenleg három másik intelligens lista található a Teendők között: Tervezett, megjelölt e-mail és hozzám rendelve. Tervezett felületek minden feladatot határidővel. Megjelölt e-mail megjeleníti az összes olyan e-mailt, amelyet az Outlook használatával megjelölt. Minden egyes e-mailt normál teendővé alakítunk.

Az Office 365-fiókokra jellemző Assigned to Me olyan Microsoft Planner-feladatokat tartalmaz, amelyeken éppen dolgozik. Ez azt jelenti, hogy használhatja a csapattervezőt, miközben továbbra is fenntartja személyes feladatlistáját. Nincs szükség az alkalmazások közötti váltásra, ha az Outlookot és a Plannert egymás mellett használja.

Microsoft To Do

Ezzel véget ért a To Do gyors körútja. Amint azt remélhetőleg láthatta, a To Do egyre átfogóbb feladatkezelési megoldássá vált. Tele van funkciókkal, és képes integrálódni a Microsoft ökoszisztémájának nagy részébe.

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassa ki belőle, olyan funkciókat kell használnia, mint például az Intelligens listák. Ezek az érintések emelik a To Do-t a tömeg fölé. Ugyanakkor ugyanolyan hasznos, mint egy egyszerű feladatalkalmazás személyes használatra – az új elemek hozzáadása másodpercek kérdése.

A To Do legnagyobb termelékenységnövekedése vitathatatlanul más Microsoft-termékekkel kombinálva érhető el. A Microsoft az alkalmazást a különböző szolgáltatások kombinálására használja. A To Do termelékenységi központtá válik, amely az Outlook, a Cortana és a Planner adatait összesíti. Az alkalmazás minden platformon való használatának lehetősége biztosítja, hogy mindig elérje az összes feladatot, bárhol is van.

Az együttműködési munka támogatásával, az egyedi feladatok robusztus lehetőségeivel és a napi tervezői funkciókkal a To Do egy jól lekerekített feladatkezelési platformmá nőtte ki magát. Ezt úgy tudta megtenni, hogy az első lépések rendkívül egyszerűek maradtak, így bármilyen követelmények is vannak, a To Do valószínűleg teljesíti azokat.