Hasznos tippek a virtuális találkozók megfelelő megszervezéséhez

A virtuális találkozók egyre gyakoribbá váltak, különösen a járvány idején, amikor a legtöbb ember távolról kezdett dolgozni. Néhány vállalatnak a világ minden táján van irodája, így gyakran online találkozókat tartanak a hatékony kommunikáció érdekében.

Nagyon nehéz lenne kapcsolatot teremteni kollégáival, ügyfeleikkel vagy alkalmazottaival virtuális találkozóalkalmazások nélkül. A virtuális találkozó megfelelő lebonyolításához néhány dolgot figyelembe kell venni, amelyeket ebben a cikkben tárgyalunk.

Tartalom

• 1 Találkozó ellenőrzőlista készítése
• 2 A megfelelő platform kiválasztása
• 3 Kommunikáció és elkötelezettség

Találkozó ellenőrzőlista készítése

Fontos, hogy a virtuális találkozókon olyan tervvel induljon be, hogy az idejét ugyanúgy hasznosítsa, mint egy személyes találkozón. Először is meg kell határoznia azokat a célokat és célokat, amelyeket el szeretne érni ezen a találkozón. Írja be az összes tárgyalni kívánt pontot az értekezlet napirendjébe , hogy rendben tartsa a dolgokat, és zökkenőmentesen menjen az ülés.

Jegyezze fel, ki lesz a találkozó házigazdája, és ki vezetne be egy bizonyos témát. Írja be ezeket a neveket az ülés napirendjének minden beszédpontja mellé. Miután végzett, küldje el ezt a napirendet e-mailben minden lehetséges résztvevőnek, hogy lehetőséget adjon nekik az áttekintésre, és bátorítsa őket, hogy készítsenek kérdéseket az adott témákkal kapcsolatban.

A megfelelő platform kiválasztása

Számos online találkozóprogram létezik, amelyeket az emberek világszerte használnak virtuális találkozóik lebonyolításához. A megfelelő kiválasztásához néhány szempontot figyelembe kell venni. Ha cége virtuális találkozókat szeretne lebonyolítani nagy eseményekhez, próbáljon meg olyan platformot keresni, amely kifejezetten erre a célra szolgál.

Rendszeres mindennapi értekezletekhez keressen olyan programot, amely lehetővé teszi a megbeszélések rögzítését későbbi felhasználás céljából, vagy ha valaki lemaradt az értekezletről, később áttekintheti azt. Egyes programok mellékcsevegést is tartalmaznak, hogy kérdéseket tegyenek fel a felszólalónak anélkül, hogy megzavarnák a beszédet. Néha az emberek egyszerre több kérdést szeretnének feltenni, és ha egyszerre beszélnek, az megzavarhatja a találkozót és időt veszíthet.

Egy másik hasznos funkció annak ellenőrzése, hogy a program lehetővé teszi-e az értekezletek ütemezésének szinkronizálását online naptárával. Ez megkönnyíti az emberek meghívását az értekezletre, és automatikus emlékeztetőket küld mindenkinek.

Egyes programok lehetővé teszik cége logójának és színtémáinak hozzáadását a virtuális tárgyalótermekhez, így az ügyfelekkel való találkozás során tükrözheti szakmai identitását. Az olyan egyéb funkciók, mint például a kvízek és játékok küldése az alkalmazottaknak az értekezlet alatt, segíthetik az ülést aktívvá tenni, és az embereket a részvételre ösztönözni. Minden lehetséges eszközre szüksége lesz ahhoz, hogy az emberek aktívan részt vegyenek a virtuális találkozókon.

Kommunikáció és elköteleződés

Az értekezlet zökkenőmentes lebonyolítása érdekében meg kell határoznia a találkozó etikettének néhány alapvető szabályát, amelyeket minden résztvevőnek be kell tartania. Először döntse el, hogyan tehetnek fel kérdéseket a résztvevők, amikor valaki beszél.

Nyomják meg a „kéz emelés” gombot, vagy tegyék fel kérdéseiket a chaten? Mindenesetre kérje meg a résztvevőket, hogy a háttérzajok blokkolása érdekében nyomja meg a némító gombot, amikor valaki beszél, és csak akkor szólaljon meg, ha a házigazda arra kéri őket, hogy vegyenek részt a beszélgetésben a megszakítások elkerülése érdekében.

Ne feledje, hogy eltérések lehetnek az internetkapcsolat sebességében, ami beszédkésést és időigényes zavarokat okoz. A találkozó megkezdése előtt szánjon néhány percet arra, hogy megkérdezze az embereket, hogy állnak. Öt percig barátságos beszélgetésbe kezdhet, hogy kapcsolatba lépjen alkalmazottaival, és lehetővé tegye számukra, hogy kommunikáljanak egymással.

A résztvevők bevonása egy virtuális találkozóba bonyolult lehet. Ha az alkalmazottak hajlamosak elaludni a személyes megbeszélések során, mit gondol, hogyan fognak viselkedni a virtuális megbeszéléseken? Ügyeljen arra, hogy mindenkit a nevén szólítson, hogy felkeltse a figyelmét, és tegyen fel kérdéseket itt-ott.

Ha úgy érzi, hogy egy személy nem reagál, vagy nem vesz részt a mellékcsevegésben, engedje meg, hogy időnként megszólaljon, és kérje meg, hogy vegyen részt a beszélgetésben. Ezzel mások is odafigyelnek arra az esetre, ha feltesz nekik egy kérdést. Azt is érezteti velük, hogy szeretné hallani a véleményüket az értekezleten.

Minden virtuális találkozón az a fontos, hogy minden ember részt vegyen néhányszor, vagy annyiszor, amennyit a találkozó lehetővé tesz. Engedje meg, hogy mindenki felszólaljon legalább egyszer az értekezleten, és bátorítsa őket, hogy írjanak be kérdéseket a mellékcsevegésben.

Szintén hasznos, ha legalább havonta egyszer lebonyolítunk egy vidám találkozót, hogy az emberek megismerkedhessenek egymással, így a találkozók természetesebbek legyenek.