A Shifts használata a Microsoft Teamsben a munkaidő, az ütemezés és egyebek kezeléséhez

Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan kezdheti meg a Microsoft Teams használatát, amellyel Ön és alkalmazottai munkaidejét és ütemezését kezelheti.

Nyissa meg a Shifts alkalmazást úgy, hogy megkeresi… További alkalmazások a Teams oldalsávon.

Ellenőrizze, hogy a menedzsere kijelölt-e Önnek ütemezést vagy műszakot. Ha nem, kérje meg őket, hogy állítsák be.

A vezetők úgy állíthatják be a műszakokat, hogy létrehoznak egy csapatütemezést a Shifts rendszerbe való kezdeti rendszerindításkor

A vezetők az „emberek hozzáadása a csoporthoz” gombra kattintva műszakokat és ütemterveket adhatnak hozzá az alkalmazottakhoz

A menedzserek ezután megadhatnak egy adott időpontot. jegyzetek és egyéb műszakokkal kapcsolatos információk.

A műszakok ezután megoszthatók egy csapattal a Megosztás a csapattal gombra kattintva

Az alkalmazottak ezután szabadságot kérhetnek, be- és kiléphetnek, és még sok mást is igénybe vehetnek a műszakon keresztül

Ha az informatikai rendszergazdája engedélyezte , előfordulhat, hogy „Shifts” élményt tapasztal a Microsoft Teamsben. Ez egy ütemezés-kezelő eszköz, amelyet a vezetőknek és az első vonalbeli dolgozóknak szánnak (akik azok az emberek, akik közvetlenül érintkeznek az ügyfelekkel vagy a nagyközönséggel.) Ez a Teams-csomagokban további költségek nélkül szerepel, és a Microsoft régi Staff Hub-élményét is helyettesíti. .

De ez nem csak az első vonalbeli munkavállalókra vonatkozik. A Shifts segítségével a menedzserek ütemezéseket állíthatnak össze, műszakokat cserélhetnek, csoportokat hozhatnak létre, szabadidő-kérelmeket adhatnak be, és még egy óraórát is beállíthatnak. A funkció nagyon hasznos lehet kisvállalkozások számára, mivel erősen optimalizálva van a Microsoft Teams élményéhez. Íme egy átfogó áttekintés arról, hogyan kezdheti meg a használatot saját és alkalmazottai munkaidejének és ütemezésének kezeléséhez.

A Shifts alkalmazás megnyitása és az új műszakok kezelésének megkezdése

A kezdéshez meg kell nyitnia a Shifts alkalmazást. A Teams bal oldalába van beépítve. Ha nem látja ott, kattintson a ... További alkalmazások lehetőségre, és keresse meg a listában. Ha ott van, látni fogja az aktuális héthez hozzárendelt műszakok listáját. Ha nincs ott semmi, akkor egy menedzsernek vagy adminisztrátornak kell kijelölnie egy műszakot, vagy meg kell kérnie, hogy adjon hozzá egy műszakot az alkalmazáson keresztül.

Mindjárt megvitatjuk, hogyan tehetik ezt meg a vezetők vagy adminisztrátorok, de ne feledje, hogy ezek a következő lépések általában csak a vezetőknek vagy a megfelelő rendszergazdai jogosultságokkal rendelkezőknek szólnak. A vezetők csak akkor hozhatnak létre ütemezést a műszakban, ha be vannak állítva az Office 365 Team tulajdonosává . Mindenki más továbbra is hozzáférhet a műszakokhoz, de csak a saját heti műszakát láthatja, illetve kezelheti a szabadságot és egyéb kéréseket.

Ha Ön menedzser, és rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal , a műszak létrehozásának folytatásához válassza a Létrehozás lehetőséget az oldalon található csapatok listájából. Miután kiválasztotta a Létrehozás lehetőséget, meg kell adnia egy időzónát a műszakhoz. Ha történetesen globálisan dolgozik, mint ahogy mi itt vagyunk a Blog.WebTech360-nál, érdemes olyan időzónát választani, amelyet mindenki megért. Miközben a Microsoftról írunk, a csendes-óceáni időzónát használjuk, amelyben a redmondi, seattle-i cég székhelye található.

Ezután hagyjon időt a Teamsnek az ütemezés elkészítésére. Ha elkészült, a rendszer felkéri, hogy tegyen egy körutat. Ez megmutatja, hogyan vehet fel csapattagokat, hogyan hozhat létre műszakokat stb. A következő részekben ezekre térünk ki.

Hogyan hozhatnak létre a vezetők műszakokat és ütemterveket

A vezetők és a megfelelő Office 365-engedéllyel rendelkezők műszakokat és ütemezéseket hozhatnak létre az alkalmazottak számára a Microsoft Teams műszakos funkciójával. Ezt a "személyek hozzáadása a csoporthoz" gombra kattintva teheti meg. Ez az ikon egy személy képeként jelenik meg a képernyő jobb szélén. Bárkit felvehet a műszakba és az ütemezésbe, ha rendelkezik érvényes profillal az Office 365-csomagban.

Ha valakit „hozzáadtak” a csoporthoz, létrehozhat számára egy műszakot. Ehhez egyszerűen kattintson duplán egy üres helyre a heti ütemezésben. Alapértelmezés szerint ez az ütemezés a hét napjaira van felosztva. Innen duplán kattinthat egy adott napra, és megadhat néhány részletet az adott műszakról. Ez magában foglalja a kezdési és befejezési időt, egy színt egy adott témához (vagy tevékenységhez), néhány megjegyzést arról, hogy mire való a műszak. A Tevékenység hozzáadása gombra kattintva olyan konkrét tevékenységeket is hozzáadhat, amelyekre nem vonatkozik.

Ha elkészült, a Mentés gombra kattintva felveheti a műszakot az ütemezésbe. Bármikor visszatérhet és szerkesztheti a részleteket, ha jobb gombbal kattint az ütemezésre, és válassza a Váltás szerkesztése lehetőséget. Ha át szeretné másolni egy másik napra is (amit azért teszünk, mert itt a Blog.WebTech360-nál sok hasonló írási műszak van), akkor jobb gombbal kattintson, válassza a Másolás parancsot, majd kattintson a jobb gombbal arra a helyre, ahol el szeretné helyezni a shift, és válassza a Beillesztés lehetőséget. 

Ha szeretné egy kicsit személyre szabni az ütemezést, megadhat egy nevet vagy további adatokat a műszakok feletti mezőben. Néhány megjegyzést is hozzáadhat a Napi jegyzetek szakaszhoz, hogy további információkat adjon magának.

Néhány nyitott műszakot is létrehozhat a Műszakok megnyitása területre kattintva. Ez lehetővé teszi „ingyenes” műszakok létrehozását, mielőtt hozzárendelné őket a többi taghoz. Amikor létrehoz egy nyitott műszakot, azt hozzárendelheti a csapat tagjaihoz. Egyszerűen kattintson az alatta lévő ... ikonra, és válassza a Nyitott műszak hozzárendelése lehetőséget. 

További vezérlők is rendelkezésre állnak a nézet tagok szerinti szűrésére, az aktuális nézet kinyomtatására vagy a nézet módosítására műszakok, elérhetőségek vagy csoportok alapján. Szükség esetén akár napi, heti vagy havi nézetre is válthat.

Műszakok megosztása a csapattal

A műszak létrehozása után nem válik hivatalossá, és nem jelenik meg az alkalmazott Teams verziójában, amíg meg nem osztja. Ezt a képernyő jobb felső sarkában található lila Megosztás a csapattal gombra kattintva teheti meg. Ez további vezérlőelemeket biztosít a csapattagokkal való megosztásához. Megjelenik néhány lehetőség a csapattagokkal megosztani kívánt napok kiválasztásához. Nyugodtan válassza ki a felvenni kívánt tartományt. Ezek egyben jelölőnégyzetek is lesznek, amelyek értesítik az egész csapatot (amely mindenki szerepel az ütemtervben), vagy csak az érintett személyeket (azokat, akiket éppen most rendelt műszakba).

Szabadidő és egyéb kérések kezelése vagy lebonyolítása

Műszakok és ütemezések létrehozva, a Teams-felhasználók és -alkalmazottak új lehetőségeket kapnak az ütemezésük megtekintéséhez, amikor a Teams Műszakok szakaszára kattintanak. A menetrend megtekintésén kívül azonban szabadidőt is kérhetnek, és egyéb kéréseket is benyújthatnak. Ezt a képernyő jobb felső sarkában lévő ikonra kattintva teheti meg, amely kérdőjellel ellátott óra alakú.

A felhasználók szabadidőt kérhetnek, majd ellenőrizhetik annak állapotát. Szükség esetén törölhetik is. Emellett kérhetik műszakuk cseréjét vagy ajánlatot is tehetnek egy másikra. Van egy szép felhasználói felület, amely lehetővé teszi számukra, hogy kiválasszák az okot, és hagyjon megjegyzést erre, ahogy fent látható.

Vezetőként vagy adminisztrátorként Önnek kell jóváhagynia ezeket a kéréseket. Ezt úgy teheti meg, hogy a Változások alatti Kérések fülre kattint. Ezt a Folyamatban alatt láthatja. Ezután ellenőrizheti a képernyő jobb oldalán. Lesznek lehetőségei jóváhagyni vagy elutasítani, ahogy fentebb hagytuk. Ha jóváhagyod menedzserként, a felhasználó értesítést kap róla.

Az óra beállítása műszakban

A Shifts in Teams utolsó aspektusa, amellyel foglalkozni fogunk, az időóra. Ezzel a Time Clock opcióval az alkalmazottak mobileszközeik segítségével be- és kiléphetnek. Vezetőként opcionális helyérzékelést is beállíthat. Ez érzékeli, hol vannak az alkalmazottak, amikor be- és kilépnek. Ezeket a beállításokat bármikor módosíthatja vagy eltávolíthatja, ha a Beállítások lapfülre kattint a Shifts in Teamsben. A beállításhoz megjelenik a Beállítás megkezdése gomb.

Alkalmazottai használhatják a Microsoft Teams időóráját iOS vagy Android mobileszközeiken. Ha rákattint, bekapcsolhatja az órát, majd a Teams alkalmazás újbóli megnyitásával szünetek miatt lekapcsolhatja az órát. Lehetőségük lesz megerősíteni is. Ezután exportálhatja Excel-táblázatként, majd megnézheti, és letöltheti az óra be- és kifutási jelentését ugyanazon az Időóra szakaszon keresztül, amelyet fent említettünk.

Hogyan fogja használni a Shiftst?

Mint látható, a Shifts in Teams egy meglehetősen átfogó megoldás. Ha nem fér hozzá a bérszámfejtési szolgáltatásokhoz, például az ADP-hez, akkor ez felhasználható a munkaidő nyomon követésére és még sok másra. Beállítása is egyszerű, és nem tart túl sokáig megszokni. Hasznosnak találta az útmutatót? Ossza meg velünk az alábbi megjegyzésekben, és ne felejtse el követni a Blog.WebTech360-at ezen a héten, ahogy mélyebbre merülünk a Shifts élményében.