Slijedite ove korake za bolje upravljanje digitalnom imovinom

Kada je riječ o vođenju tvrtke, uskoro ćete otkriti da mnogi aspekti zahtijevaju posebnu pažnju i analizu. Upravljanje digitalnom imovinom odnosi se na proces organiziranja digitalne imovine tvrtke. To uključuje logotip, slike, bijele knjige, studije slučaja i nekoliko drugih vrsta sadržaja. Budući da su vrijedni za tvrtku, postaje vrlo bitno pohraniti ih i nadzirati. Zbog toga ćemo vas upoznati s nekim nevjerojatnim savjetima o upravljanju digitalnom imovinom.

Sadržaj

• 1 1. Izgradite knjižnicu
• 2 2. Neka sigurnost bude na vrhu popisa za provjeru
• 3 3. Olakšajte navigaciju
• 4 4. Koristite predloške koje je odobrila tvrtka
• 5 5. Riješite se starog sadržaja
• 6 6. Posavjetujte se sa svojim timom
• 7 7. Održavanje je ključ

1. Izgradite knjižnicu

Može biti teško pronaći važne datoteke ako nemate centraliziranu mapu koja sadrži sve potrebne podatke. Osim toga, to također povećava šanse za zagubljenje dokumenata koji sadrže bitne informacije. Dakle, brendovi moraju izgraditi knjižnicu i sve držati na jednom mjestu. Međutim, ako želite proces učiniti još jednostavnijim, najbolje je koristiti mantru manje je više. Na taj način možete omogućiti ograničen pristup podacima različitim zaposlenicima.

2. Neka sigurnost bude na vrhu popisa za provjeru

Bilo da se radi o posjetnici ili PDF-u tvrtke, svaka digitalna imovina jednako je vrijedna. Stoga ih je vrlo važno zaštititi. Pobrinite se da uložite dovoljno vremena u davanje pristupa zaštićenog lozinkom vašim datotekama i mapama. Osim toga, redovito mijenjajte lozinke. To osigurava da bivši zaposlenici nemaju ni traga informacija o vašoj tvrtki.

3. Olakšajte navigaciju

Zaposlenicima najčešće postaje dugotrajno kretati se kroz stotine datoteka i mapa samo kako bi pronašli jednu sliku. Stoga, kako biste izbjegli bilo kakvu zabunu, pobrinite se da na najjednostavniji način upravljate i sortirate sadržaj.

Bez konkretnog sustava upravljanja digitalnom imovinom, osjetljivi podaci vaše tvrtke mogu biti ugroženi. Stoga postaje važno pratiti zaposlenike koji imaju pristup datotekama. Ako želite upravljati imovinom svoje robne marke , onda je najbolji način da to učinite ulaganjem u softver koji uvelike olakšava kretanje kroz proces. Vidjet ćete da postoje vjerodostojne opcije na internetu koje morate pogledati.

To uključuje dodavanje datuma, oznaka, ključnih riječi i optimalnu hijerarhiju mapa koja olakšava personalizaciju sadržaja. To kasnije mogu iskoristiti i ostali članovi tima.

4. Koristite predloške koje je odobrila tvrtka

Bilo da se radi o PowerPoint prezentaciji ili Word dokumentu, svaka tvrtka ili tvrtka ima strogu strukturu koju treba slijediti. Najbolja stvar kod ovih struktura je to što su unaprijed izgrađene, pa ih vaši zaposlenici neće morati stalno prerađivati. Također ih drži podalje od velikih grešaka.

Unatoč tome što imate predložak koji je odobrila tvrtka, uvijek postoji prostor za dodavanje malog zaokreta i personaliziranje prezentacija ili dokumenata.

5. Riješite se starog sadržaja

Bitno je ažurirati tekuću imovinu i držati je dostupnom. Međutim, mnoge tvrtke ne osjećaju potrebu da se riješe zastarjelih informacija. Preopterećuju sustave, što u konačnici pogađa produktivnost njihovih zaposlenika.

Glavni cilj sustava za upravljanje digitalnom imovinom je pomoći vašem timu da brzo pronađe podatke . Ali kada je sustav preopterećen neželjenim podacima, to se može pokazati kao velika prepreka kada je u pitanju poštivanje rokova i završetak zadatka. Osim toga, zauzima puno prostora što dodatno usporava učinkovitost pretraživanja.

6. Posavjetujte se sa svojim timom

Prije nego što pokrenete DAM sustav za svoju organizaciju, bolje je o tome razgovarati sa svojim zaposlenicima. To će razjasniti njihove sumnje, a oni će imati bolji uvid u to kako to funkcionira. Osim toga, provedite ih kroz sve smjernice koje će ih potaknuti na pametan rad dok koriste zajedničke mape. Dajte im ukratko tko sve može pristupiti različitim datotekama i mapama kako biste izbjegli bilo kakvu zabunu.

7. Održavanje je ključ

Nakon što je vaš sustav za upravljanje digitalnom imovinom spreman za rad, morate ga održavati. Pomaže u otkrivanju manjih problema i sprječava njihovo pretvaranje u veliki nered. Budući da digitalna imovina nikada neće prestati rasti, također se savjetuje da ostanete u tijeku s tehnologijom i mogućim prijetnjama.

Sustav upravljanja digitalnom imovinom pomaže organizacijama da preuzmu kontrolu nad važnim podacima u stvarnom vremenu. Omogućuje isporuku pravog sadržaja pravim ljudima. Osim toga, zaposlenici mogu jednostavno pratiti i provjeriti radi li sustav učinkovito. Ako ga razmišljate integrirati u svoju organizaciju, potražite pomoć iz gore navedenih koraka.