3 najbolja savjeta za pretvorbu vašeg ureda u bezpapirno

Odabir pretvorbe na bezpapirni izvrstan je potez za mnoge današnje urede. Ne samo da je ekološki prihvatljiv izbor za vaše poslovanje, već je i odličan potez za organizaciju i brigu o određenim dokumentima u uredu. Ovdje su neki od naših najboljih savjeta za prelazak na bezpapirno.

Sadržaj

• 1 1. Polako
• 2 2. Pripremite odgovarajući softver i na čekanju
• 3 3. Odlučite što arhivirati

1. Polako

Jedna od najgorih stvari koje ovdje možete učiniti je prebrzo dovršiti prijenos. Ovo mora biti što sporije i metodičnije . Ako ste prebrzi, postoji opasnost da se nešto lako izgubi. Morate to poduzeti polako kako biste bili sigurni da je sve ispravno evidentirano.

Možete odlučiti upravljati odjelima za pretvorbu po odjelima ili na bilo koji drugi način koji smatrate prikladnim. Međutim, odlučite to učiniti, pazite da nijedan dokument ne ostane iza. Morate osigurati da se sve pretvori u format bez papira. To može biti nevjerojatno trivijalno, ili može biti jedna od najvažnijih datoteka u vašem uredu. Svi zaslužuju istu brigu i pažnju tijekom prelaska na sustav bez papira.

2. Pripremite odgovarajući softver koji čeka

Prije nego što uopće započnete pretvorbu, morate osigurati da imate odgovarajući softver. Odabirom nečeg poput CAFM softvera , imat ćete sve što vam je potrebno kako biste osigurali da se pretvorba iz tiskane u digitalnu kopiju odvija glatko.

Nije tako jednostavno kao samo napraviti promjenu kako biste postali bez papira. Morate se pobrinuti da imate odgovarajuću infrastrukturu koja će zamijeniti neke od procesa kojima ste se možda ranije bavili na papiru. Provjerite je li ovaj softver intuitivan i jednostavan za korištenje te budite spremni obučiti svoje zaposlenike o tome kako biste pomogli da prijenos prođe glatko.

3. Odlučite što arhivirati

Samo zato što prelazite na bezpapirni sustav ne znači nužno da ćete uništiti sve dokumente koji prelaze na novi sustav. Iako ćete mnoge od njih digitalizirati, neke biste možda željeli zadržati i papirnate kopije. Primjeri mogu uključivati ​​važne ugovore ili druge slične dokumente.

Kod njih je važno da budu propisno arhivirani i pohranjeni na čuvanje. Ako umjesto toga odlučite uništiti dokument , provjerite činite li to ispravno – osobito ako datoteka sadrži bilo kakvu vrstu osjetljivih informacija.

Odabir pretvorbe u ured bez papira izvrstan je potez, ali to će zahtijevati puno pažnje i planiranja. Odvojite vrijeme da pronađete pravi put i ritam za svoje poslovanje u ovom pothvatu, pogotovo ako ćete i dalje raditi kao i obično dok se pretvorba odvija. Uz puno napornog rada, uskoro ćete biti gotovi i spremni za početak ovog novog poglavlja u povijesti vaše tvrtke bez papira.