Korisni savjeti kako organizirati virtualne sastanke na pravi način

Virtualni sastanci postali su češći, osobito tijekom pandemije kada je većina ljudi počela raditi na daljinu. Neke tvrtke imaju urede diljem svijeta pa često održavaju online sastanke kako bi učinkovito komunicirali.

Bilo bi vrlo teško povezati se sa svojim kolegama, klijentima ili zaposlenicima bez virtualnih aplikacija za sastanke. Da biste virtualni sastanak proveli na pravi način, potrebno je razmotriti nekoliko stvari o kojima će biti riječi u ovom članku.

Sadržaj

• 1 Priprema popisa za provjeru sastanka
• 2 Odabir prave platforme
• 3 Komunikacija i angažman

Priprema popisa za provjeru sastanka

Važno je ući na virtualne sastanke s planom kako biste iskoristili svoje vrijeme baš kao što biste to učinili na sastanku licem u lice. Prije svega, trebate postaviti ciljeve i ciljeve koje želite postići na ovom sastanku. Napišite sve točke koje želite pokriti u dnevni red sastanka kako bi stvari bile organizirane i održavali nesmetanu sesiju sastanka.

Zabilježite tko će biti domaćin sastanka i tko će uvesti određenu temu. Napišite ova imena pored svake točke razgovora u dnevnom redu sastanka. Nakon što završite, pošaljite ovaj dnevni red e-poštom svim mogućim sudionicima unaprijed kako biste im dali priliku da ga pregledaju i potaknuli ih da pripreme pitanja u vezi s tim temama.

Odabir prave platforme

Postoje brojni programi za sastanke na mreži koje ljudi širom svijeta koriste za vođenje svojih virtualnih sastanaka. Da biste odabrali pravi, potrebno je uzeti u obzir nekoliko čimbenika. Ako vaša tvrtka želi provoditi virtualne sastanke za velike događaje, pokušajte potražiti platformu koja je specifična za tu svrhu.

Za redovite svakodnevne sastanke potražite program koji vam omogućuje snimanje sastanaka za buduću upotrebu ili ako je netko propustio sastanak, može ga kasnije pregledati. Neki programi sadrže bočni chat za postavljanje pitanja govorniku bez ometanja govora. Ponekad ljudi žele postaviti nekoliko pitanja istovremeno, a ako govore odjednom, to bi moglo poremetiti sastanak i izgubiti vrijeme.

Još jedna korisna značajka je da vidite omogućuje li vam program sinkronizaciju rasporeda sastanaka s vašim online kalendarom. Olakšava pozivanje ljudi na sastanak i šalje automatske podsjetnike svakoj osobi.

Neki vam programi omogućuju dodavanje logotipa vaše tvrtke i tema boja u virtualne sobe za sastanke tako da odražavate svoj profesionalni identitet kada se sastajete s klijentima. Ostale značajke poput slanja kvizova i igara vašim zaposlenicima tijekom sastanka mogu pomoći u njegovom aktiviranju i poticanju ljudi na sudjelovanje. Trebat će vam svaki mogući alat kako biste osigurali da ljudi aktivno sudjeluju u virtualnom sastanku.

Komunikacija i angažman

Kako biste osigurali da sastanak teče glatko, trebali biste uspostaviti neke osnovne točke etiketa sastanka koje bi svi sudionici trebali slijediti. Prvo odlučite kako sudionici mogu postavljati pitanja kada netko govori.

Trebaju li pritisnuti tipku “podići ruku” ili postaviti svoja pitanja u chatu? U svakom slučaju, zamolite sudionike da pritisnu tipku za isključivanje zvuka kada netko govori kako bi blokirali pozadinske zvukove i da govore samo kada ih domaćin zatraži da se uključe u razgovor kako bi izbjegli prekide.

Imajte na umu da mogu postojati razlike u brzinama internetske veze, što uzrokuje kašnjenje govora i poremećaje koji mogu trajati dugo. Obavezno odvojite nekoliko minuta i pitajte kako su ljudi prije početka sastanka. Možete se pet minuta upustiti u prijateljski razgovor kako biste se povezali sa svojim zaposlenicima i omogućili im da međusobno komuniciraju.

Angažiranje sudionika da sudjeluju u virtualnom sastanku može biti nezgodno. Ako zaposlenici obično drijemaju tijekom sastanaka licem u lice, što mislite kako će se ponašati na virtualnim sastancima? Svakako prozivajte svaku osobu po imenu kako biste privukli njezinu pozornost i postavili pitanje tu i tamo.

Ako smatrate da osoba ne reagira ili ne sudjeluje u sporednom razgovoru, dopustite joj da povremeno progovori i zamolite je da se uključi u razgovor. To će natjerati i druge da obrate pažnju, u slučaju da im postavite pitanje. To im također daje osjećaj da želite čuti njihov doprinos na sastanku.

Važna stvar u svakom virtualnom sastanku je osigurati da svaka osoba sudjeluje nekoliko puta ili onoliko koliko sastanak dopušta. Dopustite svakoj osobi da govori barem jednom na sastanku i potaknite je da upiše pitanja u bočni chat.

Također je korisno barem jednom mjesečno održati zabavni sastanak kako bi se ljudi međusobno upoznali, čime bi sastanci protekli prirodnije.