Kako zumirati sastanak: Postavite, pridružite se, ugostite, zakažite, koristite virtualnu pozadinu i još mnogo toga

Svijet je u izolaciji, dajući sve od sebe da obuzda širenje COVID-19 – užasne pandemije koja je zarazila više od 1,4 milijuna ljudi diljem svijeta. Socijalno distanciranje je jedina učinkovita strategija u ovom trenutku i moramo se striktno pridržavati pravilnika kako bismo spriječili da patogen dobije više domaćina.

S mjerama izolacije na snazi, tvrtke, obrazovne institucije, pa čak i knjižni klubovi potražili su utočište u platformama za video pozive /konferencije. Naravno, postoji hrpa opcija koje možete birati, ali nijedna druga platforma nije doživjela svoju korisničku bazu tako visoko kao jedna od vodećih aplikacija u segmentu: Zoom.

U ovom ćemo vas članku provesti kroz kutove aplikacije, pazeći da dobijete poštenu ideju o tome kako platforma radi i koje su njezine značajke bez obzira jeste li besplatna verzija Zooma ili licencirana. Dakle, bez daljnjega, prijeđimo na to.

Sadržaj

• Što je Zoom sastanak?
• Zoom Meeting Setup: Što trebate
• Postoji li posebna aplikacija za Zoom sastanke?
• Kako organizirati Zoom sastanak?
• Kako pozvati svoje prijatelje na sastanak
• Kako popraviti pogrešku "Host ima još jedan sastanak u tijeku"?
• Kako se pridružiti Zoom sastanku?
• Kako pronaći lozinku za sastanak
• Kako zakazati sastanak?
• Kako zakazati ponavljajuće sastanke?
• Kako završiti Zoom sastanak
• Što je ID za Zoom Meeting?
• Trebate li neke kodove za pridruživanje Zoom sastancima?
• Zoom savjeti za videosastanke
• Zoom snimanje sastanka
• Možete li snimiti Zoom sastanak bez dopuštenja?
• Možete li se pridružiti slučajnom Zoom sastanku?
• Što je Zoombombing?
• Zoomova borba protiv Zoombombinga
• Kako svoje Zoom sastanke učiniti sigurnijim?
• Zoom pozadine sastanka
• Što je Zoom webinar?
• Prepoznatljive osobine Zoom webinara

Što je Zoom sastanak?

Zoom je vrlo ponosan na olakšavanje uredskog okruženja, čak i na najudaljenijim mjestima. Dajući vam pristup hrpi alata za produktivnost i najboljoj jasnoći zvuka/videa u klasi, Zoom osigurava da vaši sastanci budu jednako učinkoviti koliko i jednostavni.

Daljinski konferencijski sastanak koji se održava na platformi Zoom naziva se Zoom sastanak. Domaćin sastanka ima najveću kontrolu, dok ostali sudionici - ako nisu dodijeljeni sudomaćini - imaju istu težinu.

Zoom Meeting Setup: Što trebate

Kako biste cijelu sesiju vodili online, od iznimne je važnosti da imate stabilnu internetsku vezu. Ostali zahtjevi su:

• Zoom račun (besplatno ili plaćeno)
• Web preglednik ili aplikacija Zoom (dostupna i za stolna računala i za telefon)
• Izborno:
  • Web kamera za video konferencije
  • Mikrofon
  • Dobri uvjeti osvjetljenja
  • Snažan hardver za olakšavanje virtualnih pozadina

Ažuriranje [20. kolovoza 2020.] : Zoom je dodao mogućnost pridruživanja sastancima koristeći Zoom kod kuće na pametnim zaslonima. Značajka će vam omogućiti da uđete na sastanke samo pritiskom na tipku ili korištenjem glasovnih naredbi. Prvi koji će ga primiti bit će Facebook Portal (u rujnu), a slijede ga Amazon Echo Show i Google Nest Hub Max krajem jeseni 2020.

Postoji li posebna aplikacija za Zoom sastanke?

Klijent kojeg preuzmete nakon prijave na Zoom djeluje kao aplikacija sve u jednom za sve usluge Zooma. Ne postoji posebna aplikacija samo za Zoom sastanke. Jedinstvena aplikacija omogućuje vam domaćinstvo i pridruživanje Zoom sastancima, bilo da imate telefon ili računalo.

Kako organizirati Zoom sastanak?

Kao što je spomenuto u gornjem odjeljku, potreban vam je Zoom račun za održavanje sastanaka ili pridruživanje njima. Ako već niste, kliknite na ovu poveznicu kako biste se registrirali. Nakon dovršetka postupka registracije, trebate se samo prijaviti i početi organizirati sastanak stvaranjem novog sastanka.

Organizirajte sastanak iz PC aplikacije

Ako koristite Desktop klijent, otvorite aplikaciju, prijavite se, a zatim kliknite opciju zaslona Novi sastanak ili Dijeli.

Domaćin sastanka iz preglednika

Posjetite Zoom , prijavite se i na početnoj stranici zadržite pokazivač miša do opcije 'HOSTING A MEETING', a zatim odaberite bilo koju od tri opcije između S isključenim videom, S uključenim videom i Dijeli samo zaslon.

Kako pozvati svoje prijatelje na sastanak

Prijatelje možete pozvati dok ste na sastanku ili kada kreirate zakazani sastanak. Istražimo kako.

Pozovite dok ste na sastanku

Organizirajte sastanak kao što je gore opisano. U prozoru sastanka koji se pojavi, kliknite na Pozovi za dodavanje sudionika. Morat ćete dodati njihovo ime kontakta ili ID e-pošte da ih dodate na sastanak.

Pozovite na zakazani sastanak

Na webu posjetite stranicu Nadolazeći sastanci, zatim uključite Planiraj sastanak > i zatim kliknite vezu Kopiraj pozivnicu  .

Otvorit će se skočni prozor s detaljima sastanka, kao što je prikazano u nastavku.

U aplikaciji za računalo prvo pritisnite karticu sastanak na vrhu da biste dobili popis svih zakazanih sastanaka. Sada kliknite vezu sastanka za koji želite pozvati pojedinosti, a zatim kliknite Kopiraj pozivnicu (kao što je prikazano u nastavku).

Pojedinosti će se kopirati u međuspremnik vašeg računala. Dakle, da biste podijelili, jednostavno sastavite e-poruku i zalijepite pojedinosti u tijelo e-pošte . Ili ga podijelite s bilo kojim drugim sredstvima kao poruku.

Kako popraviti pogrešku "Host ima još jedan sastanak u tijeku"?

Zoom je jedna od najprikladnijih platformi za video konferencije na svijetu. Ali čak i najprikladnije stvari imaju nekoliko ograničenja. Za Zoom, to je broj sastanaka koje možete ugostiti istovremeno.

Platforma ne dopušta nijednom korisniku - plaćenom ili besplatnom - da vodi više sastanaka istovremeno. Dakle, ako ste se nadali skakati s jednog sastanka na drugi, Zoom vam možda nije najbolji.

Ako se susrećete s ovim problemom — "Domaćin ima još jedan sastanak u tijeku" — kao sudionik, jednostavno zamolite svog domaćina da ispravno završi prethodni sastanak. Ovaj se problem može pojaviti samo ako domaćin zakaže dva sastanka koji se preklapaju i omogući ' Pridruži se prije domaćina ' za oba.

Kako se pridružiti Zoom sastanku?

Evo kako se pridružiti sastanku u aplikaciji za računalo ili web-pregledniku.

Pridružite se sastanku u aplikaciji za računalo

Pridruživanje Zoom sastanku jednako je jednostavno kao i organiziranje sastanka. Nakon što se prijavite na svoj desktop klijent, jednostavno kliknite na gumb Pridruži se.

Unesite ID sastanka Zoom, provjerite nekoliko opcija — želite li da Zoom pristupi vašem mikrofonu i web kameri — i pritisnite Pridruži se . Morat ćete unijeti lozinku za sastanak koju morate imati domaćina za sastanak.

Pridružite se sastanku na webu

S druge strane, ako koristite preglednik , prvo se prijavite , a zatim kliknite PRIDRUŽITE SE SASTANKU. Ili kliknite ovu vezu da biste izravno posjetili stranicu Pridružite se sastanku . Zatim unesite ID sastanka koji ste dobili od domaćina sastanka

Kako pronaći lozinku za sastanak

Ako ste domaćin sastanka, možete jednostavno kliknuti gumb Pozovi u prozoru sastanka, a zatim u novom skočnom prozoru kliknuti gumb Kopiraj pozivnicu .

Međutim, ako se pokušavate pridružiti sastanku, morat ćete pitati domaćina sastanka za lozinku. Više pročitajte na linku ispod.

► Kako pronaći lozinku za Zoom sastanak

Kako zakazati sastanak?

Već smo vidjeli kako je jednostavno organizirati sastanak na Zoomu. U ovom odjeljku ćemo vam reći kako možete zakazati sastanke na platformi. Kada su u pitanju zakazani sastanci, imate dvije mogućnosti — putem web portala ili desktop klijenta.

Web portal

Prijeđite na službeni portal Zooma i prijavite se s ispravnim vjerodajnicama. Sada kliknite na Moj račun za učitavanje stranice profila . Sada idite na karticu Sastanci . Kartica Sastanci ne samo da vam daje potpunu kontrolu nad nadolazećim sastancima, već vam omogućuje i zakazivanje novog sa samo nekoliko klikova.

Kliknite na Zakaži novi sastanak za početak. Postavite temu svog sastanka, datum i vrijeme, trajanje, lozinku, hoćete li vama (domaćinu) i sudionicima biti dopušteno uključiti video feed, izvor zvuka i još mnogo toga. Nakon što potvrdite opcije, kliknite na Spremi za završetak postupka.

Desktop klijent

Nakon što se prijavite, kliknite na gumb Raspored na nadzornoj ploči Zoom klijenta. Slično kao na web portalu, možete postaviti temu rasprave, datum i vrijeme, lozinku i drugo. Kliknite Napredno da otkrijete dodatne opcije, kao što su čekaonica, pridruži se prije domaćina i još mnogo toga. Nakon što ste zadovoljni, kliknite na Raspored za potvrdu sastanka.

Kako zakazati ponavljajuće sastanke?

U pokušaju da olakša život domaćinima koji organiziraju dnevne, tjedne ili mjesečne sastanke, Zoom je predstavio značajku pod nazivom Ponavljajući sastanci. Značajka vam omogućuje zakazivanje sastanaka s više pojavljivanja, koristeći isti ID sastanka. Na taj način vaši sudionici neće morati prolaziti kroz muke s prijavom svaki put kada se održava sastanak - na istu temu.

Da biste ga uključili, prvo se prijavite na svoj desktop klijent i kliknite Raspored . Označite opciju Ponavljajući sastanci i pritisnite Raspored . Dopustite pristup kalendaru koji ste odabrali, odaberite ponavljanje i na kraju pritisnite Spremi .

Kako završiti Zoom sastanak

Kada ste na sastanku, možete ga završiti samo jednim klikom.

Ako ste domaćin sastanka, tada dobivate tri opcije kao što je prikazano na gornjoj snimci zaslona. Međutim, ako ste sudionik, nećete dobiti opciju "Završni sastanak za sve".

Što je ID za Zoom Meeting?

Svaki Zoom sastanak identificira se pomoću jedinstvenog brojčanog ID-a koji se naziva ID sastanka. To su 9-znamenkasti, nasumično dodijeljeni brojevi, s dvije crtice (-) iza troznamenkastih intervala.

Ako ste domaćin, morat ćete sudionicima prenijeti svoj ID sastanka. Polaznici su, s druge strane, dužni od domaćina zatražiti ID sastanka. ID-ovi sastanaka također se mogu pronaći na pozivnicama za sastanke.

Treba napomenuti da Zoom svakom korisniku dodjeljuje i jedinstveni ID osobnog sastanka. Također možete koristiti taj 12-znamenkasti broj za održavanje sastanka. Međutim, za razliku od uobičajenih ID-ova sastanka, osobni ID-ovi sastanka ne mijenjaju se sa svakim sastankom.

Trebate li neke kodove za pridruživanje Zoom sastancima?

Ne, ne treba ti kod. Zoom sastanci se identificiraju po svojim jedinstvenim ID-ovima sastanka. Dakle, morat ćete pitati svog domaćina za ID sastanka prije nego što nastavite. Ako je sastanak zaštićen lozinkom, trebat će vam i lozinka. Drugi kodovi nisu potrebni.

Zoom savjeti za videosastanke

Sada kada ste upoznati s načinom na koji Zoom djeluje, vrijeme je da pogledate kako biste mogli poboljšati svoje video konferencije. Od vašeg izgleda do načina na koji izgleda vaša video pozadina, u ponudi je mnogo uzbudljivih stvari. Mi ćemo se, međutim, usredotočiti na prvih pet savjeta serije.

Dijeljenje zaslona

Dijeljenje zaslona jedna je od najzgodnijih značajki Zoom-a i nije potreban stručnjak da biste se snašli u tome. Kada vaš sastanak započne, kliknite gumb za dijeljenje zaslona na ploči pri dnu zaslona. Možete podijeliti cijelu radnu površinu ili odabrati određeni prozor koji imate otvoren. Kliknite na Zaustavi dijeljenje — crveni gumb — da prestanete dijeliti svoj zaslon.

Virtualna pozadina

Da biste imali profesionalnijeg izgleda — ili smiješnije — pozadine, možete koristiti Zoomovu vodeću značajku virtualne pozadine. Jednostavno idite na Virtualnu pozadinu, u odjeljku Postavke, da postavite novu fancy virtualnu pozadinu. Da biste saznali više, pogledajte našu kolekciju besplatnih Zoom pozadina ovdje .

Isključite mikrofon/video kada se pridružite sastanku

Možete isključiti mikrofon i web kameru odmah od početka. Da biste to učinili, idite na Postavke, Audio (video) i kliknite Isključi mikrofon kada se pridružujete sastanku (Isključi moj video kada se pridružite sastanku).

Pritisnite razmak za isključenje/uključivanje zvuka

Razmaknica na vašoj tipkovnici djeluje kao zgodan prekidač tijekom Zoom sastanaka. Pritisnite i držite tipku da biste isključili/uključili mikrofon. Samopouzdano govoriti na Zoom sastancima nikada nije bilo lakše.

Zgodni prečaci

Svladavanje nekoliko kombinacija tipki može uvelike poboljšati vašu učinkovitost na Zoom sastancima. Zoom ima namjenski vodič za prečace na svojoj web stranici, koji pokriva gotovo sve, od osnovnih funkcija do naprednih sitnica.

Zoom snimanje sastanka

The leading video conferencing platform also allows you to record your meetings, making sure you don’t miss out on anything important.

Cloud

If you are a paid Zoom user — Pro and above — you can choose to Record to the Cloud. This option is enabled by default for paid subscribers and additional storage can be bought for as low as $40 per month — 100 GB. You can download your recordings to your PC or stream them directly through a browser.

You can also pick the recording layout — active speaker, gallery view, and shared screen — for varying the tone of the recordings. Click on the record option to start.

Local

All Zoom users — free users, too — can opt for local recording. Here, instead of shooting your recordings up to the cloud, you’re keeping them safely on your PC. After the recording is processed, you can upload it to Google Drive and distribute it among your peers. There’s no limit on how much you can record, so, feel free to log entire sessions.

Can you record a Zoom meeting without permission?

As mentioned earlier, hosts pretty much have full control over the meeting. So, if you were looking to record a meeting, sneakily, without notifying your boss, you’re sadly out of luck. Zoom’s built-in screen recorder is an exceptionally handy tool, but it doesn’t allow you to record without your host’s permission.

When a meeting’s underway, hosts can enable recording for some users by going into More — adjacent to the attendee’s name — and clicking on Allow record. If that said participant starts recording, the participants’ menu will prompt that the user’s been recording the meeting.

To bypass the permissions and record without making a peep, you could choose some third party software to record your entire desktop. Not only will it allow you to maintain a personal video journal, but it will also give you more flexibility in terms of the output file type.

Can you join a random Zoom meeting?

To join any Zoom meeting, you’ll need to have the unique meeting id of the said meeting. Additionally, Zoom has started encouraging hosts to make their meetings password protected, which acts as a fail-safe against malicious intrusions. So, unless you somehow get hold of both the meeting id and password, there’s no way for you to crash a random Zoom meeting.

What is Zoombombing?

Until very recently, Zoom didn’t have an air-tight security policy in place, which led to embarrassing incidents and abandoned meetings.

Zoom’s userbase has been expanding exponentially since the COVID-19 outbreak, and not all of them are happy campers. Many hackers and people with malicious intent took this opportunity to invade private, non-protected, Zoom meetings, and broadcast disturbing or pornographic content. Zoombombing, as people are calling it, has been classified as a form of online trolling, and the platform has taken some drastic measures to curb the onslaught.

Zoom’s fight against Zoombombing

Having seen many of its meetings abandoned, Zoom has introduced some effective security measures. The platform has now enabled password for meetings and toggled on Waiting Room by default. The latter adds an extra layer of security by allowing the host to screen the participants waiting to join. Additionally, Zoom has released an update that removes the meeting id from the title bar. This makes sure your private meeting id isn’t exposed even if you take a screenshot.

How to make your Zoom meetings more secure?

Zoom itself is doing all it can to make sure you’re not exposed to online trolling aka Zoombombing, despite making use of password mandatory now. However, there are a few things you could do to make sure your Zoom calls are as safe as possible.

Use Zoom meeting ID only

The option of giving away your Personal Meeting ID (PMI) might seem more convenient — as they don’t change with every meeting — but they expose you to greater risks. So, avoid using your Personal Meeting ID. Make sure you only use the random meeting ID Zoom generates when you create a new meeting; nothing else.

Lock your meetings

After all of your attendees have joined, always lock your meetings. This little step keeps intruders at bay, making your meetings super secure. To do so, open the Participants List, go to More, and hit Lock Meeting.

Use the Waiting Room

As mentioned in the previous section, Zoom has turned on Waiting Rooms by default for all users. This allows you to see the participants in the waiting room and only let in the ones you deem as important.

Zoom meeting backgrounds

Virtual Backgrounds is one of Zoom’s most-celebrated features. It allows you to set a custom image or video as your meeting background and dissipate any visual distractions that may arise. There are loads of excellent background images floating around the internet, and we’ve picked out some of the best for you. Check out our Virtual Backgrounds article to know more and download your favorites.

What is a Zoom Webinar?

Apart from hosting meetings, you can also use the Zoom platform to host Webinars. Webinars allow you to reach up to 10,000 people at once, giving you the opportunity to get your ideas across. Think of it as a virtual TED Talk or a lecture. You (the host) get to share your screen, talk freely, and use your webcam’s video feed to be more expressive. The audience can use the chat and Q/A options to get their opinions or concerns across.

Zoom Webinars’ distinguishing traits

Zoom meetings and Webinars might look eerily identical, but there are some traits that set the two apart. In this section, we’ll chalk down some characteristics unique to Zoom Webinars.

• Only available for paid subscribers (Pro and above)
• The audience can range between 100 and 1000 (depending on add-on package)
• Participant roles: Panelist, Host/Co-host, Attendee
• Pogodno za publiku od preko 50 ljudi
• Manje interaktivni od Zoom sastanaka
• Polaznici mogu komunicirati samo putem chata i opcija pitanja/odgovora
• Nema izdvojenih soba

Nadamo se da smo odgovorili na sve vaše upite o Zoom sastancima. U slučaju da trebate bilo kakvu pomoć u vezi sa Zoom sastancima, svakako pitajte u odjeljku za komentare iznad.