Kako poboljšati proces uključivanja zaposlenika: Ultimativni vodič

Zaposlenici su najangažiraniji i najproduktivniji tijekom svojih prvih 6 mjeseci na novom radnom mjestu. Dakle, ovo je najbolje vrijeme da ih integrirate u kulturu i radnu etiku vaše tvrtke. Svaka obuka, angažman i izgradnja odnosa učinjeni tijekom tog vremena vjerojatno će ih provesti kroz njihovo zaposlenje kod vas.

Nažalost, mnogi zaposlenici propuštaju priliku apsorbirati nove zaposlenike zbog lošeg procesa uključivanja. Nakon što su potrošili puno vremena i novca na proces zapošljavanja, poslodavci mogu izgubiti pravog kandidata zbog lošeg uključivanja zaposlenika. 40% zaposlenika koji daju otkaz to učini unutar prvih 6 mjeseci zaposlenja.

S druge strane, 91% tvrtki sa zanimljivim onboarding programom zadržava sve zaposlenike prve godine. Dakle, učinkovit program onboardinga ključan je za zadržavanje zaposlenika.

Mnoge tvrtke koje imaju program za uključivanje zaposlenika usredotočuju se na popunjavanje papirologije i pregled pravila i propisa. Iako je potrebno označiti zakonske okvire, onboarding bi također trebao biti vrijeme za zaposlenike da dobiju alate koji su im potrebni za uspjeh u svom poslu.

Harvard Business Review otkrio je da su glavni razlozi velike fluktuacije zaposlenika u prvoj godini nedostatak čvrstih radnih odnosa i poteškoće pri integraciji u korporativnu kulturu.

Sadržaj

• 1 Kako poboljšati proces uključivanja zaposlenika
  • 1.1 1. Sklonite osnove s puta
  • 1.2 2. Započnite sjajno
  • 1.3 3. Stvorite prilike za nove zaposlenike da izgrade veze
  • 1.4 4. Postavite kalendar uključivanja
  • 1.5 5. Stvorite strukturirane interakcije između novih zaposlenika i njihovih menadžera
  • 1.6 6. Neka vaši resursi budu dostupni
  • 1.7 7. Dobijte povratne informacije
  • 1.8 8. Naučite kako poboljšati proces uključivanja zaposlenika

Kako poboljšati proces uključivanja zaposlenika

Čitajte dalje za potpuni vodič o tome kako poboljšati proces ugradnje svojih zaposlenika.

1. Sklonite osnove s puta

Novi zaposlenici moraju ispuniti regulatornu dokumentaciju kao što su bankovni podaci, pojedinosti o osiguranju, prijava za mirovinsko osiguranje itd. Najbolje je obaviti svu papirologiju što je brže i lakše moguće. Softver poput ovog https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ zaposlenicima olakšava daljinsko popunjavanje potrebne dokumentacije.

To znači da novi zaposlenici mogu iskoristiti razdoblje između potpisivanja pisma ponude i datuma početka za ispunjavanje potrebne dokumentacije. Pravi softver za uključivanje dat će ispravne upute i smjernice o tome kako dostaviti informacije kako bi se smanjile pogreške.

Do trenutka kada se zaposlenik javi na posao, sva dokumentacija i obuka o usklađenosti su gotovi. Dakle, sada se možete usredotočiti na teže elemente onboardinga, kao što je njihova integracija u svoj novi tim.

Neke tvrtke kupuju softver koji im omogućuje provođenje drugih aspekata onboardinga prije zapošljavanja. Nakon što zaposlenik potpiše pismo ponude, ugovore o tajnosti podataka i ugovore o radu, nema razloga zašto s njima ne možete podijeliti osnovne podatke o tvrtki.

Ako imate intranet ili web stranicu zaposlenika, dopustite im pristup prije službenog datuma početka. Oni mogu naučiti vaše postojeće operativne procedure, povijest i vrijednosti tvrtke, tehnološke sustave, itd. To će pomoći u smanjenju stresa ili tjeskobe prvog dana koji bi mogli imati.

2. Sjajno započnite

Nikada nemate drugu priliku da ostavite sjajan prvi dojam. Impresionirajte svoje nove zaposlenike tako što ćete im pružiti zabavan i nezaboravan "prvi dan". Osigurajte da svi u timu znaju da će novi zaposlenik započeti slanjem e-pošte za cijelu tvrtku.

U e-poruci treba navesti njihovo ime, poziciju i tim na kojem će biti te njihovo prethodno iskustvo. Također možete dodati bilo koje druge zabavne osobne podatke koje bi novi zaposlenik možda želio podijeliti. Kako biste smanjili tjeskobu koju vaš novi zaposlenik može imati, neka netko iz vašeg tima nazove novog zaposlenika dan prije datuma početka.

Tijekom poziva možete novozaposlenom dati informacije o tome što mogu očekivati ​​prvog dana. Također možete odgovoriti na sva pitanja koja bi mogli imati u vezi s vašim procesom učlanjenja. Osigurajte da je radna stanica zaposlenika čista i potpuno postavljena.

Sva oprema koja zahtijeva prijave i lozinke također treba biti pripremljena i spremna. U slučaju da će zaposlenik nositi uniformu ili osobnu zaštitnu opremu, unaprijed nabavite njihove veličine kako bi i one bile spremne za njih prvog dana. Swag tvrtke uvelike uljepšava prvi dan zaposlenika, pa ako vam vaš proračun to dopušta, dajte im torbu dobrodošlice.

Zakažite široku lepezu aktivnosti za prvi dan. Na primjer, možete imati obilazak tvrtke kako biste zaposleniku pokazali svoje radno okruženje. Brzo će morati znati gdje su izlazi u slučaju nužde, zahodi, automati i sobe za odmor.

Također možete imati nekoliko orijentacijskih treninga prvog dana. Ručak za novo zapošljavanje izvrstan je način da se zaposlenici upoznaju s vodstvom tima ili tvrtke. Što god radili, nemojte preopteretiti svog zaposlenika papirologijom ili gomilom informacija. Neka sve bude lagano i isporučite sve informacije u malim, probavljivim količinama.

Još jedna dobra ideja kako bi se vaš novi zaposlenik osjećao dobrodošlo prvog dana je imati određeni tim za dobrodošlicu. Neke tvrtke imaju grupu zaposlenika čija je misija poželjeti dobrodošlicu novim zaposlenicima i pomoći im da se brzo integriraju u tvrtku. Ovaj tim je zadužen za pripremu radnog prostora novog zaposlenika, pa čak i za dodavanje detalja poput cvijeća, darova, kave itd.

3. Stvorite prilike za nove zaposlenike da izgrade veze

Novi zaposlenici moraju izgraditi prave odnose i veze ako žele uspjeti u svojim novim ulogama. Proces uključivanja zaposlenika trebao bi stvoriti prilike vašim novim zaposlenicima da se povežu s pravim ljudima kako bi izgradili svoju karijeru. Tijekom svog prvog tjedna, novi zaposlenik trebao bi imati ručak za novo zapošljavanje sa svojim novim timom.

To će im omogućiti da upoznaju i upoznaju svoje kolege u opuštenom okruženju. Također možete zakazati aktivnost izgradnje tima za tim, odjel ili čak cijelu tvrtku novog zaposlenika. To će novim zaposlenicima dati priliku da izgrade veze s već postojećim zaposlenicima i nauče kako oni rade.

Team Building događaji izvrstan su način da se novi zaposlenici integriraju u svoju novu tvrtku. Svi zajedno rade na rješavanju izazova, tako da svi zaposlenici nauče mnogo o tome kako najbolje surađivati. Voditelj zapošljavanja također može koristiti uključivanje zaposlenika za strateško upoznavanje novih zaposlenika i potencijalnih mentora ili prijatelja.

Menadžer zapošljavanja trebao bi znati ciljeve karijere novog zaposlenika, a oni već poznaju druge ljude u organizaciji. Tako bi im bilo lakše upariti novozaposlenog s prikladnim ljudima. Te bi im osobe mogle pomoći da uspiju i napreduju na novom radnom mjestu.

Ako upisujete nekoliko novih zaposlenika odjednom, za njih možete stvoriti grupu "novopošljavanja". Većina tvrtki ima softver za suradnju kao što su Microsoftovi timovi, Slack ili čak WhatsApp, gdje novi zaposlenici mogu razgovarati u neformalnom grupnom okruženju i podijeliti sve izazove. Njihovi kolege se tada mogu uključiti i ponuditi savjete o tome kako prevladati slične izazove. To također može biti forum za razmjenu prilika, pobjeda i iskustava s onboardingom.

Ako je moguće, tvrtka bi trebala imati trenera koji može pomoći novim zaposlenicima da uspiju na novom poslu. Coach bi pomogao zaposlenicima da identificiraju viziju, ciljeve i strategije u skladu s vizijom i strategijom tvrtke. Mjesečni sastanci s trenerom pomogli bi zaposleniku identificirati pobjede i izgraditi samopouzdanje kako bi uspjeli u svojoj novoj ulozi.

Kada se zaposlenik suoči s izazovima, trener im može pomoći da identificiraju načine rješavanja problema.

4. Postavite kalendar uključivanja

Ugradnja novog zaposlenika bi u idealnom slučaju trebala trajati cijelu godinu. Prvi mjesec bi imao većinu aktivnosti i treninga. Trebali biste imati osobne (ili video) orijentacijske sesije, obuku o politikama i procedurama tvrtke, upoznavanje s najvišim vodstvom itd.

Nakon prvog mjeseca planirajte sesije prijave, team building, trening i druge aktivnosti tijekom ostatka godine. Kako ne biste ništa propustili, najbolje je imati kalendar ulaska s podsjetnicima za svaku aktivnost. Zakažite redovitu komunikaciju kao što je sastanak jedan na jedan ili poziv s nekim iz HR tima kako biste saznali kako je zaposlenik.

Tijekom poziva možete dobiti povratne informacije o svim izazovima s kojima se zaposlenik suočava kako bi se oni mogli izgladiti. Česta komunikacija s novim zaposlenikom također će vam dati uvid u područja vašeg procesa učlanjenja koja treba poboljšati.

5. Stvorite strukturirane interakcije između novih zaposlenika i njihovih menadžera

Izravni menadžer ili nadređeni zaposlenika ima najveći utjecaj na razinu njihovog angažmana. Osigurajte da se novi zaposlenik u potpunosti smjesti u novu tvrtku tako što ćete potaknuti njihove izravne menadžere na interakciju s njima. Unutar njihovih prvih nekoliko dana, menadžer bi se trebao sastati sa zaposlenikom i reći im što očekuju.

Ciljevi odjela, standardi izvedbe i KPI-evi mogu se postaviti tako da zaposlenik zna kako će se mjeriti njihov učinak. Menadžer može ponuditi podršku kroz obuku na radnom mjestu ili pružanjem bilo kakvih resursa koji bi zaposleniku mogli biti potrebni za uspjeh. Opstruktivni i nedostupni menadžeri i nadzornici mogu uvelike spriječiti uspjeh novog zaposlenika.

Kako biste osigurali da se menadžeri redovito prijavljuju novim zaposlenicima, zakažite sastanke jedan na jedan između njih i novih zaposlenika. Nastavite kako bi se osiguralo da su sastanci održani i da su sve akcije zatvorene. Potaknite menadžera da prepozna sve nove zaposlenike koji dobro rade svoj posao.

Priznanje je sjajna strategija za povećanje razine angažiranosti zaposlenika. Također, potaknite menadžere da se zainteresiraju za razvoj zaposlenika i razvoj karijere. Otkrit ćete da će menadžeri koji pokazuju brižan interes za rast svojih zaposlenika prijaviti više razine zadržavanja.

6. Neka vaši resursi budu dostupni

Pobrinite se da vaš novi zaposlenik uvijek bude podržan tako da vaši resursi budu dostupni. Sav vaš materijal za obuku o upisu trebao bi se učitati u intranet vašeg zaposlenika. To će omogućiti zaposlenicima da mu pristupe kad god žele nešto potražiti.

Internet je također omogućio online tečajeve kako bi zaposlenici mogli proći obuku vlastitim tempom. Također biste trebali dati svojim novim zaposlenicima "prijatelja" s kojim se mogu posavjetovati kad god imaju pitanje ili problem.

Prijatelji su trenutačni zaposlenici koji rade u istom odjelu i mogu dati smjernice o bilo kojem aspektu posla. Također mogu savjetovati o pitanjima kao što su gdje kupiti ručak, kojim autobusom otići na posao itd.

7. Dobijte povratne informacije

Jedan od najboljih načina da poboljšate svoj program onboardinga je dobivanje povratnih informacija od zaposlenika koji su prošli kroz proces. Napravite ankete za prijavu sa zaposlenicima 1 mjesec, 3 mjeseca i 1 godinu nakon njihovog zaposlenja. Pitajte zaposlenike čega bi željeli vidjeti više, a što manje.

Također možete provesti kviz kako biste provjerili koliko su dobro integrirali kulturu i vrijednosti vaše tvrtke. Također biste trebali zamoliti menadžere i nadređene da se uključe u vaš proces uključivanja i obuke. Oni rade s novim zaposlenicima, tako da mogu imati jedinstven uvid u to što uključiti u uključivanje vašeg novog zaposlenika.

Drugi važan način za dobivanje povratnih informacija je pitati zaposlenike zašto su napustili svoj prethodni posao. Ovaj uvid mogao bi vam pomoći da izbjegnete pogreške koje je napravila njihova prethodna tvrtka. Također možete istražiti kako druge tvrtke provode onboarding zaposlenika i usporediti se s njima. Čitanje članaka i istraživanje o onboardingu također vam mogu dati sjajne ideje o tome kako poboljšati svoj program.

8. Naučite kako poboljšati proces uključivanja zaposlenika

Mnogi novi zaposlenici doživljavaju stres, tjeskobu i frustraciju tijekom prvih nekoliko mjeseci na novom poslu. Novozaposleni mogu imati godine prethodnog radnog iskustva. Ali oni još ne razumiju vaš posao, nemaju poslovne odnose i nisu sigurni što bi trebali raditi.

Nije ni čudo da bez odgovarajućeg vodstva i podrške mnogi zaposlenici napuštaju nove poslove unutar 6 mjeseci od potpisivanja ugovora. Poslodavci mogu povećati razinu angažmana i zadržavanja zaposlenika dobro strukturiranim programom za uključivanje zaposlenika.

Timovi za ljudske resurse mogu ubrzati učenje i integraciju novih zaposlenika kroz događaje izgradnje tima, ciljanu obuku na radnom mjestu, softver za uključivanje u rad i strateško upoznavanje pravih mentora.

Usvojite neke od ovih praksi za svoju tvrtku kako biste poboljšali iskustvo zaposlenika. Za više informacija o onboardingu zaposlenika i najboljem softveru za onboarding pročitajte ostatak našeg bloga.