Kako koristiti Microsoft Planner za praćenje zadataka kada radite na daljinu

Kako koristiti Microsoft Planner za praćenje zadataka kada radite na daljinu:

Napravite plan.

Napravite kante za predstavljanje faza procesa.

Stvorite zadatke i povucite ih između spremnika kako biste ilustrirali napredak.

Microsoft Planner je sustav upravljanja zadacima u stilu Kanban namijenjen zauzetim timovima i udaljenim radnicima. Planer vam može pomoći da organizirate, dodijelite i pratite zadatke kada o njima ne možete razgovarati osobno.

Rad planera odvija se u "planovima" koji su povezani s Office 365 grupama. Kada izradite novi plan, on će automatski stvoriti novu grupu (osim ako plan dodate postojećoj grupi). Grupa postoji kao i svaka druga u sustavu Office 365 – imat će vlastito SharePoint web-mjesto, OneNote bilježnicu i druge resurse.

Ovo u početku može zvučati komplicirano, ali pomaže u pokretanju nekih naprednih integracija Plannera. U svakodnevnoj upotrebi ne biste se trebali previše brinuti o temeljnom grupnom modelu. Sučelje Planera možete koristiti za izradu planova i dodavanje korisnika u njih, bez uključivanja u upravljanje grupom sustava Office 365.

Planovi i zadaci

Prijavite se na Planner na tasks.office.com i kliknite "Novi plan" na lijevom navigacijskom izborniku. Imenujte svoj plan i odaberite hoćete li ga učiniti javnim ili privatnim. Javni planovi automatski su vidljivi svima u vašoj organizaciji.

Zadaci unutar planova raspoređeni su u stupastu Kanban strukturu. Oni su predstavljeni kao okomiti popisi ("buckets") kartica koje se prikazuju vodoravno na vašem zaslonu. Možete dodati onoliko kantica koliko vam je potrebno.

Da biste stvorili zadatak, kliknite bilo koju kantu i upišite naziv zadatka. Po želji, odaberite rok i dodijelite zadatak korisniku. Tada će se prikazati kao zadatak koji treba izvršiti.

Nakon što je zadatak stvoren, možete ga kliknuti da biste prikazali više opcija. To uključuje mogućnost dodavanja bilješki, kontrolnih popisa, komentara i priloga. Također možete naznačiti prioritet zadatka i trenutni napredak.

Desna strana okna omogućuje vam odabir između oznaka označenih bojama koje želite dodati zadatku - one će se prikazati na kartici natrag na zaslonu ploče. Kliknite bilo koju oznaku da promijenite njezin naziv. Oznake vam pomažu razlikovati različite vrste zadataka.

Korištenje Planera

Ne postoji određeni način korištenja dostupnih opcija. Za manje timove, jednostavno postavljanje može biti dovoljno, s segmentima "To do", "Radi" i "Gotovo". Zatim možete povući kartice zadataka između spremnika kako biste stvorili jasan pregled napretka.

Veći timovi s većim brojem zadataka mogu imati koristi od strukturiranog pristupa. Planovi koji predstavljaju linearni proces mogu uključivati ​​segmente za svaku fazu procesa (kao što su "Dizajn", "Razvoj", "Test" i "Izdanje" za razvoj softvera ili "Planiranje", "Pisanje", "Uređivanje" , “Recenzija” za pisanje). Zatim možete koristiti opciju "Napredak" na karticama da naznačite status završetka.

Da biste dobili bolji uvid u zadatke, možete koristiti ugrađene analitičke mogućnosti Plannera. Kliknite karticu "Grafikoni" na vrhu zaslona da biste dobili vizualni pregled vašeg plana. Ovo izvješćuje o statusu zadatka, segmentu i prioritetu, tako da možete jasno vidjeti kako posao napreduje. Kartica Raspored daje vam prikaz kalendara koji vam omogućuje da vidite kada se planira dovršiti posao.

Ovaj vam je članak dao pregled na visokoj razini osnovnih koncepata Plannera. Dostupni su nam detaljniji vodiči o određenim značajkama, ako želite saznati više. Planner se izvrsno snalazi u zamjeni uredskih bijelih ploča prekrivenih stupcima ljepljivih bilješki. Možete dobiti pregled svojih zadataka na prvi pogled, što sve informira čak i u raspoređenim timovima koji rade na daljinu.