In-House Instant Messaging (IM) klijent: Sigurna organizacijska komunikacija

Komunikacija i smislene interakcije ono su što organizaciju čini učinkovitijom. Bez interakcije članova, dotično radno mjesto teško može ponuditi povoljan poslovni rezultat. Međutim, komunikacija i dijeljenje informacija između zaposlenika zahtijeva medij koji može ispuniti svrhu učinkovite organizacijske komunikacije, kao i dijeljenje ključnih podataka i korisnih ažuriranja. Nekoliko organizacija koristi IM klijente kao što su WhatsApp i Skype Chat kako bi pomogli svojim članovima da komuniciraju pojedinačno u grupama. Međutim, mnogi od njih ne shvaćaju opasnosti koje IM klijenti s internetskim hostingom predstavljaju za organizaciju i povezane informacije koje se dijele na ovim klijentskim aplikacijama treće strane koje se nalaze na vanjskim poslužiteljima.

Kako bi se pozabavile ovim problemima, važno je da organizacije pronađu način zaštite i svojih organizacijskih podataka i podataka o zaposlenicima i drugih osjetljivih datoteka i informacija koje dijele na svom željenom klijentu za razmjenu poruka. Pogledajmo kako interni IM klijent može biti bolje i sigurnije rješenje za olakšavanje trenutne komunikacije između članova u uredskom prostoru.

Po čemu se In-House Instant Messengeri razlikuju od IM aplikacija trećeg dijela?

Izvor slike: Canadian Business

IM klijenti trećih strana kao što su Hangouts, WhatsApp i Skype omogućuju vam komunikaciju i dijeljenje informacija nudeći vam medij za prijenos između pošiljatelja i primatelja. Taj medij su podatkovni centri dotičnog IM klijenta u kojima se pohranjuju cjelokupni podaci i razgovori koje dijelite u aplikaciji. U osnovi, sve datoteke koje dijelite, organizacijske strategije o kojima raspravljate i sve informacije koje prosljeđujete pomoću tog IM klijenta prenose se na poslužitelje IM klijenta i tamo se pohranjuju u obliku baze podataka.

To dovodi te informacije u opasnost od krađe i otmice. Još jedna zabrinutost koju su postavili mnogi recenzenti je da će podaci morati proći kroz javne mreže, a na internetu nitko ne može pouzdano reći da te podatke neće presresti hakeri i znatiželjne vlade, koje bi ih mogle zloupotrijebiti.

S druge strane, interne, IM klijentske aplikacije rade samo za vaš uredski prostor. Za razliku od IM klijentskih poslužitelja aplikacija trećih strana, interni instant messengeri povezani su samo s vašom uredskom mrežom. To znači da se podaci dijeljeni između pošiljatelja i primatelja na takvim IM klijentskim aplikacijama prenose putem poslužitelja koji je instaliran na vašoj radnoj lokaciji. To vam omogućuje da svoje dijeljene podatke unutar svoje organizacije zadržite na pouzdanom poslužitelju, koji nije povezan s javnom mrežom.

Obavezno pročitati:-

Klijenti za trenutnu razmjenu poruka (IM): zašto nisu prikladni... Aplikacije za trenutnu razmjenu poruka nalaze se na cijelom webu i na našim mobilnim telefonima, čineći komunikaciju lakšom. Ali kako dobro ovi IM...

Kako funkcioniraju interni IM klijenti?

Proces je gotovo isti kao kod IM klijentskih poslužitelja trećih strana, ali s manjim razlikama. Prvo, IM poslužitelj ovdje je u vašem vlastitom uredskom prostoru umjesto vlasničke korporacije neke druge IM aplikacije treće strane. Time vi ili bilo koja osoba imenovana u IT administraciji vaše organizacije postajete kontrolor-administrator vašeg internog IM klijenta. Sada, kako bi koristio IM klijentsku aplikaciju, dotični korisnik bi dobio posebno generirano korisničko ime i lozinku (koje se kasnije mogu promijeniti).

Nakon što se unese lozinka, interni poslužitelj će izravno učitati korisnički račun s popisom članova koji rade unutar organizacije, što bi činilo vaš personalizirani popis prijatelja u uredu. Ostatak procesa je potpuno isti. Pošiljatelj upisuje poruku, koja se prenosi na interni poslužitelj, a zatim se prenosi primatelju. I sve se to radi u nekoliko sekundi, tako da nikada ne preuzmete cijeli prijenos, što vam omogućuje da date i primite trenutne odgovore.

———————>

In-house IM klijent aplikacija koja radi na internom poslužitelju spojenom na privatnu mrežu omogućuje vam da svoje podatke držite unutar zidova vaše radne lokacije. Ali to nije sve što vam nudi interni instant messenger.
Koje prednosti nude interni, hostirani IM klijenti u odnosu na aplikacije za IM klijente trećih strana

Zašto bi organizacija trebala koristiti interni IM klijent u odnosu na lako i besplatno dostupno instant messenger treće strane? Ovdje je popis svih plus točaka koje bi vam pomogle razumjeti zašto glasnici trećih strana, unatoč značajkama koje nude, nisu prikladni za organizacije:

1. Dijeljenje informacija postaje sigurnije

Informacije o paketima koje dijelite na internoj IM klijentskoj aplikaciji u obliku slike ili dokumenta prenose se samo preko uredske mreže i pohranjuju se na poslužitelju prije nego što se prenesu do primatelja. Budući da dijeljeni podaci ostaju unutar vaše mreže i poslužitelja i nisu u korporaciji treće strane, ne morate se brinuti o mogućnosti bilo kakvog neovlaštenog pristupa ili zlouporabe informacija.

Obavezno pročitati:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp se bavi slanjem poruka, a Snapchat vam omogućuje da podijelite zabavne priče sa svojim prijateljima. Evo nekoliko profesionalaca i...

2. Vi, kao vlasnik, imate kontrolu i nadzor nad dijeljenim informacijama

Kao vlasnik tvrtke, sigurno ne biste željeli da netko pogrešno rukuje organizacijskim podacima ili dijeli neovlaštene datoteke putem chata. Ne možete ništa pretpostaviti u tom pogledu na IM klijentu treće strane; međutim, korištenje internog instant messengera koji radi na uredskom poslužitelju omogućilo bi vam da redovito provjeravate informacije i podatke koji se neprestano dijele putem aplikacije. To bi vam pomoglo da izbjegnete širenje govora mržnje i neetičke komunikacije unutar organizacije.

3. Self-preferred upravljanje bazom podataka

Izvor slike: MitchJ

Umjesto da svoju bazu podataka poslužitelja prikupljenu iz svih aktivnosti na IM klijentu prepustite korporaciji treće strane, interni glasnik bi vam omogućio da tu bazu podataka zadržite unutar uredskih prostorija. Zatim možete natjerati svoje IT stručnjake da organiziraju bazu podataka po vašem izboru, što bi također učinilo dohvat podataka i pohranu lakšim za upravljanje. Ovi organizirani podaci mogu se dalje koristiti u retrospektivi kako bi služili organizacijskim interesima u svrhu istraživanja.

4. Svoje podatke možete zaštititi bilo kojom od željenih metoda vatrozida

Izvor slike: The Washington Post

Kod aplikacija trećih strana za sigurnost poslužitelja morate ovisiti o klijentovim programerima i vlasnicima poduzeća. Jedan nedostatak s njihove strane može dovesti do kršenja i može ostaviti vaše podatke nezaštićenima i ranjivim izvan vaše kontrole. Međutim, interni poslužitelj može biti zaštićen bilo kojim vatrozidom koji odaberete kao vlasnik i može se čuvati na sigurnom prema vašim vlastitim uvjetima i odredbama. Stoga možete odlučiti koliko sigurnima želite zaštititi svoje poslužitelje od napada zlonamjernog i špijunskog softvera.

5. Vaše podatke možete koristiti

Izvor slike: Puter Pros

IM klijenti trećih strana mogu koristiti vaše podatke i prodavati dijelove informacija dobivenih od njih digitalnim oglašivačima i trgovcima kako bi im pomogli pribaviti potrošače u zamjenu za provizije ili izravna plaćanja. Iako su mnoge takve aktivnosti zabranjene zakonom, IM klijenti se upuštaju u takve aktivnosti u određenoj mjeri i to uz vaše dopuštenje (koje dajete prihvaćanjem njihovih navedenih uvjeta).

Međutim, posjedovanjem interne aplikacije za razmjenu poruka, s potpunom kontrolom administratora, možete odabrati vlastite uvjete i odredbe i ukloniti sve mogućnosti neovlaštenog i irelevantnog korištenja vaših podataka.

6. Nema problema s prostorom, dok ga ne ponestane u svojoj bazi

Izvor slike: IBI Times

Svaka IM klijentska aplikacija ima ograničen prostor u oblaku posvećen jednom određenom računu. Iznad toga, morate se ili odlučiti za zasebne cloud i web usluge treće strane ili platiti dodatni prostor. No, kada su u pitanju interni IM klijenti, prostor je ograničen samo ako ga odlučite ne širiti. Poslužitelji imaju namjenske tvrde diskove instalirane unutar njih. Kako biste omogućili pohranjivanje više podataka na poslužitelju, uvijek možete imati više namjenskih pogona ili pogona s većim prostorom na disku instalirano na poslužitelju. Na ovaj način uvijek možete imati sve više i više dnevnika razgovora pohranjenih na vašem IM poslužitelju bez problema s plaćanjem dodatnog prostora.

Obavezno pročitati:-

10 najboljih alata za timsku komunikaciju - timska suradnja... Ako također vjerujete da je 'Timski rad važan za uspjeh svih tvrtki', tada počnite koristiti alate za grupnu komunikaciju i...

7. Kontrola nad promjenama u aplikaciji IM

Korporacije trećih strana mogu uzeti u obzir sveukupni interes potrošača dok unose izmjene i nadogradnje svojih IM klijenata. Međutim, posjedovanje interne IM klijentske aplikacije omogućuje vam da imate potpunu ovlast nad njezinim korisničkim pravilima, ažuriranjima i ograničenjima. Sve to možete postaviti prema zahtjevima Vašeg poslovanja i organizacijske svrhe, te stoga kodirati dotičnog glasnika u skladu s ostvarenjima Vaših poslovnih interesa. To znači da nema nepotrebnih nadogradnji, neželjenih (prema vašoj poslovnoj upotrebi) značajki i slobodu od uvjeta i pravila ograničenog korisničkog ugovora.

8. Namijenjen samo za organizacijsku upotrebu

In-house IM klijent bio bi nešto što bi radilo samo na uredskim sustavima. Budući da će biti spojen na uredske poslužitelje i mreže, ne može se daljinski koristiti za bilo kakvu osobnu komunikaciju. To bi vam omogućilo da imate zasebnu namjensku IM klijentsku aplikaciju za vašu poslovnu i organizacijsku komunikaciju, koja bi također bila obavezno instalirana na svakom računalu u upotrebi. Budući da je ograničena na uredske sustave i popis prijatelja koji se sastoji samo od organizacijskih članova, dotična IM klijentska aplikacija bila bi u potpunosti posvećena samo vašoj poslovnoj komunikaciji i dijeljenju informacija i ne bi bilo smetnji osobnih kontakata i osobne komunikacije na poslovnom IM-u app.

9. Potpuno sudjelovanje

In-house IM klijentska aplikacija uspostavila bi zajednički komunikacijski medij između članova, koji bi bio dostupan iz dodijeljenih sustava. Štoviše, bio bi odvojen od IM aplikacija trećih strana kojima se pristupa na daljinu i stoga bi bio otvoren samo za uredsku komunikaciju. Stoga bi ga svi članovi koristili obavezno jer bi to ostalo jedino mjesto za prikupljanje svih organizacijskih novosti i slaganje s kolegama.

Uz brzo rastuću brzinu komunikacije, Instant Messaging je važan način za povezivanje ureda. Omogućuje radnoj skupini da međusobno komuniciraju trenutno, dijele podatke i datoteke, dobivaju odgovore i odgovore na gotovo trenutnoj osnovi. Rekavši to, važno je zapamtiti da utrka za brzinom ne znači da radimo kompromis u pogledu sigurnosti i svetosti organizacijskih podataka. Postoji više posljedica korištenja usluge treće strane, a najvažnija od njih je činjenica da su u vlasništvu i pod kontrolom treće strane!

Organizacije će se morati spojiti na javne mreže, za pristup poslužiteljima trećih strana, za svoju internu komunikaciju. Uz sve veću zabrinutost za privatnost i sigurnost te opušten stav ovih pružatelja komunikacijskih usluga trećih strana, imperativ je da odaberemo pravi medij za internu komunikaciju. Isprobajte klijent za instant poruke s vlastitim hostingom već danas!