Stvari koje trebate znati prije nego što zaposlite virtualnog asistenta

Možda ste čuli za virtualne asistente. Unatoč tome koliko se često koristi naziv radnog mjesta, vrlo malo ljudi zna što je ili radi virtualni asistent. To bi moglo biti nešto što biste trebali razmotriti ako se osjećate malo preopterećeni administrativnim aspektima svog poslovanja, ako znate da bi porezna sezona bila beskrajno lakša da vodite bolje evidencije tijekom dana, samo što nemate vremena upravljati njime, ili ako e-poruke i interakcije s klijentima oduzimaju toliko vašeg vremena da ne možete doći do stvarnog posla koji trebate obaviti.

U nastavku ćemo istražiti nekoliko stvari koje trebate razumjeti o virtualnim asistentima prije nego što ih odlučite unajmiti. Naravno, pomoćnici mogu pomoći u beskrajnoj količini stvari. U procesu zapošljavanja svakako pitajte asistente ili agencije što bi mogli predložiti, s obzirom na ono što znaju o vašem poslovanju. Možda će vam se otkriti neke divne ideje za racionalizaciju.

Sadržaj

• 1 Što je virtualni asistent?
• 2 Razjasnite odgovornosti
• 3 Neka komunikacija postane prioritet

Što je virtualni asistent?

Ukratko, virtualni asistent je administrativni pomoćnik koji daljinski podržava vašu tvrtku. Možda ste čuli da ih nazivaju internetskim tajnicama (ali nemojte koristiti ovaj izraz osim ako ne rade, jer se čini pomalo zastarjelom) ili online asistentima. Oni obavljaju sav posao koji radi tradicionalna tajnica, ali ne zahtijevaju nikakav prostor u vašem uredu ili radionici.

Određene agencije omogućuju vam da unajmite virtualnog asistenta prema potrebi ako vam je ponekad potrebna pomoć, a ne drugima. Jedna od najvećih prednosti virtualnog pomoćnika je ta što mogu drastično poboljšati vrijeme odgovora vašeg klijenta—u današnjem svijetu trenutnog digitalnog vremena, vrijeme odgovora može napraviti ili uništiti posao.

Razjasnite odgovornosti

Bez obzira za koju poziciju zapošljavate, ako je udaljena, morate imati jasan nacrt različitih odgovornosti koje očekujete. Virtualni rad nije kao rad u uredu; nećete moći vidjeti svog zaposlenika; moći ćete samo provjeriti jesu li stvari obavljene ili ne i koliko dobro.

Jasne odgovornosti pomoći će vama i vašem budućem osoblju da se unaprijed dogovorite oko troškova virtualnog asistenta . Također će svi osvijestiti koje su dužnosti njihove, a koje tuđe.

Neka komunikacija postane prioritet

Slično gornjoj točki, ako zaposlenik radi virtualno, želite biti sigurni da ste postavili jasne linije komunikacije kako se ništa ne bi izgubilo u pristigloj pošti. Mnogi ljudi, kada prvi put počnu raditi s udaljenim kolegama, isprobavaju previše oblika razmjene poruka – imat će zajednički dokument koji svi ažuriraju, sjajnu aplikaciju (ili dvije), e-poštu tvrtke, telefonske brojeve, pozive za zumiranje… itd.

Odaberite jednu ili dvije metode komunikacije i držite se njih. S previše mjesta za provjeru poruka ili ažuriranja, svi uključeni riskiraju da će propustiti nešto važno.

Gore navedene točke trebale bi vas usmjeriti u pravom smjeru kada je u pitanju zapošljavanje virtualnog asistenta. Važno je napomenuti da čak i ako je zaposlenik udaljen, i dalje ste zakonski obvezni osigurati da je njegovo radno okruženje sigurno i u skladu sa zdravstvenim standardima. Možda ćete morati uključiti obuku o pravilnom postavljanju ureda kod kuće, između ostalog, kako biste bili sigurni da ste obavili svoju dužnu analizu.