Imate problema s upravljanjem svojim dokumentima?

Kada ste u poslu, upravljanje dokumentima ponekad može biti prokletstvo vašeg postojanja. Od velikih datoteka do bezbrojnih e-poruka, rad s toliko informacija može biti teško upravljati, pogotovo kada vam rokovi lete iz svih smjerova.

Problem je u tome što na tržištu postoji samo toliko alata koji obećavaju da će vam pomoći, ali čine više štete nego koristi. Evo nekoliko jednostavnih načina za smanjenje razine stresa i uštedu novca učinkovitim upravljanjem svojim dokumentima.

Sadržaj

• 1 Prednosti učinkovitog upravljanja dokumentima
• 2 Koji su jednostavni koraci koji će vam pomoći da bolje upravljate svojim dokumentima?
  • 2.1 1. Uspostavite svoju proceduru upravljanja datotekama
  • 2.2 2. Dizajnirajte plan i raspored datoteke
  • 2.3 3. Organizirajte postojeće datoteke
  • 2.4 4. Odbacite zastarjele i suvišne datoteke
  • 2.5 5. Napravite planove za skladištenje i odlaganje
  • 2.6 6. Osigurajte redovito održavanje

Prednosti učinkovitog upravljanja dokumentima

Planiranje, upravljanje, pa čak i organiziranje zadataka ili dokumenata puno je posla. Brojni su davatelji usluga koji vam to mogu oduzeti, ali koje su prednosti korištenja učinkovitog upravljanja dokumentima?

• Sprečavanje kršenja zakona
• Bolje korištenje poslovnog prostora
• Poboljšan pristup dokumentima
• Zaštita povjerljivih informacija
• Smanjeni svakodnevni operativni troškovi
• Poboljšana uredska učinkovitost
• Smanjene pritužbe kupaca

Koji su jednostavni koraci koji će vam pomoći da bolje upravljate svojim dokumentima?

Upravljanje dokumentima nije lak zadatak. S pojavom interneta, sada imamo na raspolaganju poplavu informacija i obilje komunikacije. Sve je online, od preuzimanja filmova do kupovine namirnica. Zbog toga je upravljanje vašim dokumentima postalo teže nego ikada prije.

Postoji nekoliko alata/softvera za upravljanje raznim dokumentima koje svakodnevno koristi. Za obične dokumente imamo sustav upravljanja dokumentima, dok je sustav upravljanja ugovorima najprikladniji za specifične dokumente poput ugovora. Međutim, ovi jednostavni koraci učinkoviti su za sve oblike dokumenata.

1. Uspostavite svoju proceduru upravljanja datotekama

Mnoga poduzeća imaju puno dokumenata koje trebaju pratiti u bilo kojem trenutku, ali nemaju pojma koliko ih dobro vode, a kamoli što učiniti s njima radi lakšeg pristupa kada je potrebno. Prva stvar koju bi sve tvrtke trebale učiniti jest uspostaviti proceduru za upravljanje dokumentima.

To se postiže stvaranjem specifičnih smjernica i procesa koje namjeravate slijediti u upravljanju dokumentima. Treba odvojiti vrijeme za pažljivo objašnjenje dokumenata koje treba čuvati. dokumente koji su potrebni na dnevnoj bazi, koliko dugo dokument treba čuvati ili kada ga treba odbaciti.

2. Dizajnirajte plan i raspored datoteke

Kako biste bili uspješni u upravljanju svojim dokumentima, slijedite plan i raspored datoteka. To će stvoriti dosljednost i pomoći vam da postanete produktivniji u svom poslovanju. Bilo da radite na problemu za klijenta ili šaljete račun kupcu, sve te stvari trebale bi otići u mape. Datoteke treba dodavati u program koji koristite za upravljanje dokumentima što je češće moguće.

3. Organizirajte postojeće datoteke

Organiziranje postojećih datoteka izvrstan je način za početak upravljanja svojim dokumentima. Bez obzira na to tražite li kupnju softvera ili ne, važno je prvo organizirati postojeće dokumente.

To će vam dati ideju o tome koje komponente sustava za upravljanje dokumentima želite i što će točno učiniti za vas.

Također će vam pomoći da znate trebate li softver ili se možete osloniti na olovku i papir za upravljanje dokumentima.

4. Odložite zastarjele i suvišne datoteke

Svatko obično ima nekoliko datoteka na svojim računalima koje su zastarjele ili više nisu potrebne. Nažalost, te se datoteke obično nakupljaju u velikom broju. Iznimno je važno da se riješite starijih verzija i saznate gdje imate spremljene suvišne kopije . Također je važno izbjegavati stalno iznova spremanje istih datoteka.

5. Napravite planove za skladištenje i odlaganje

Kako biste ispravno upravljali svojim dokumentima, morate odrediti što je važno, a što se može privremeno arhivirati nakon odgovarajućeg vremena. Zato biste trebali napraviti planove za pohranu i odlaganje kako vaši dokumenti ne bi samo plutali.

6. Osigurajte redovito održavanje

Važno je redovito održavati svoje poslovne dokumente, kao što su imovinska prava i evidencija ugovora. Ti se dokumenti brzo gomilaju i kao rezultat toga bilo bi ih teško pronaći kada su vam potrebni. Stoga je potrebno imati organiziran sustav za vođenje poslovne dokumentacije.

S obzirom da danas gotovo svi rade s računalima i rastu mobilnih telefona, važnost dobro organiziranog i sigurnog upravljanja dokumentima je od iznimne važnosti. Ali upravljanje vašim datotekama bit će nešto s čime se svi susrećemo. Važno je imati odgovarajuće alate i sigurno pohraniti svoje podatke.

Možda niste ni svjesni koliko je lako izgubiti informacije ili da ih trenutno pohranjujete na krivo mjesto. Postoji mnogo različitih vrsta alata za upravljanje koji će vam pomoći da ispravno pohranite svoje datoteke. Stoga je nešto na što morate paziti kako vaše poslovanje raste kako biste bili sigurni da se učinkovito bavite svim aspektima svog poslovanja – uključujući i rad sa svojim datotekama.